Những vấn đề cần lưu ý về thủ tục mở L/C khi thực hiện hợp đồng

Phương thức thanh toán bằng L/C là một trong những hình thức thanh toán quốc tế phổ biến nhất hiện nay. Mở L/C là một trong những bước không thể thiếu trong quy trình xuất nhập khẩu. Qua bài viết dưới đây, Chuyên tư vấn luật sẽ có những chia sẻ về những vấn đề cần lưu ý về thủ tục mở LC khi thực hiện hợp đồng.

 Thanh toán bằng thư tín dụng

Hồ sơ cơ bản để mở L/C

Hồ sơ xin mở L/C bao gồm:

• Đơn yêu cầu mở L/C
• Quyết định thành lập doanh nghiệp (đối với các doanh nghiệp giao dịch lần đầu)
• Đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp giao dịch lần đầu)
• Đăng ký mã số xuất nhập khẩu – nếu có (đối với doanh nghiệp giao dịch lần đầu)
• Hợp đồng ngoại thương gốc (trường hợp ký hợp đồng qua FAX thì phải ký và đóng dấu trên bản phôtô).
• Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác (nếu có)
• Giấy phép nhập khẩu của Bộ Thương Mại (nếu mặt hàng nhập khẩu thuộc Danh mục quản lý quy định tại Quyết định điều hành xuất nhập khẩu hàng năm của Thủ tướng Chính Phủ).
• Cam kết Thanh toán, Hợp đồng Tín dụng (trường hợp vay vốn), công văn phê duyệt cho mở L/C trả chậm của NHCTVN (trường hợp mở L/C trả chậm).
• Hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu có)
• Bản giải trình mở L/C do phòng Tín dụng của Chi nhánh lập được Giám đốc chi nhánh hoặc người được Giám đốc uỷ quyền phê duyệt (trường hợp ký quỹ dưới 100% trị giá L/C).

Tất cả các chứng từ trên đều phải xuất trình bản gốc và lưu lại Chi nhánh bản photo có đóng dấu treo của doanh nghiệp. Riêng các chứng từ sau sẽ phải lưu bản gốc:

• Cam kết thanh toán
• Hợp đồng vay vốn
• Hợp đồng mua bán ngoại tệ
• Đơn xin mở L/C của khách hàng
• Bản giải trình mở L/C

>>> Xem thêm: Trường hợp nào thì áp dụng phương thức thanh toán bằng L/C

Quy trình thanh toán bằng LC cho các bên

• Bước 1: Hai bên mua, bán ký kết hợp đồng ngoại thương, quy định phương thức thanh toán L/C
• Bước 2: Người nhập khẩu làm đơn đến ngân hàng phục vụ mình đề nghị mở L/C cho người xuất khẩu thụ hưởng
• Bước 3: Căn cứ đơn đề nghị mở L/C, ngân hàng phát hành mở L/C cho người xuất khẩu thụ hưởng. Chuyển bản chính cho người xuất khẩu thông quan ngân hàng thông báo
• Bước 4: Ngân hàng thông báo thông báo L/C cho người xuất khẩu
• Bước 5: Người xuất khẩu giao hàng
• Bước 6: Sau khi giao hàng, người xuất khẩu lập bộ chứng từ gửi về ngân hàng phục vụ mình (ngân hàng thông báo) để yêu cầu thanh toán
• Bước 7: Ngân hàng thông báo nhận, kiểm tra và chuyển bộ chứng từ bản gốc cho ngân hàng phát hành LC yêu cầu thanh toán
• Bước 8: Ngân hàng phát hành kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp quy định của L/C thì tiến hành thanh toán
• Bước 9: Ngân hàng phát hành đòi tiền người nhập khẩu và giao bộ chứng từ cho người nhập khẩu nếu được chấp nhận
• Bước 10: Nhà nhập khẩu trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền

>>>Xem thêm: Địa điểm phương thức thanh toán theo thư tín dụng L/C

Bộ chứng từ để yêu cầu thanh toán bằng LC

Thường có 3 loại chứng từ được coi là chứng từ quan trọng trong các chứng từ xuất trình đòi tiền theo L/C, bao gồm: Vận đơn đường biển, hoá đơn thương mại và bảo hiểm đơn, bên cạnh đó là chứng từ khác có liên quan.

Ðối với các chứng từ, ngân hàng phát hành thường yêu cầu người thụ hưởng phải thoả mãn các yêu cầu sau:

• Số loại chứng từ phải xuất trình và số lượng bản chính, bản sao của mỗi loại.
• Các chứng từ phải thể hiện trên bề mặt của chúng là phù hợp với các điều kiện của thư tín dụng.
• Các chứng từ thể hiện trên bề mặt của chúng là không được mâu thuẫn lẫn nhau.
• Yêu cầu ký phát từng loại chứng từ đó như thế nào?

Bộ chứng từ yêu cầu thanh toán bằng LC

Khi cung cấp chứng từ yêu cầu thanh toán cần lưu ý:

• Hoá đơn thương mại

Theo Ðiều 18 UCP 600, hóa đơn thương mại phải đảm bảo được các yêu cầu sau:

• Hóa đơn thương mại chỉ mô tả hàng hoá thực giao hoặc những dịch vụ hoặc các thực hiện đã cung ứng và phải phù hợp với mô tả hàng hoá dịch vụ và các thực hiện trong L/C.
• Số lượng, trọng lượng và thể tích hàng hoá kê khai trong hoá đơn không được mâu thuẫn với các kê khai trên các chứng từ khác của cùng một lần xuất trình.
• Ðiều kiện thương mại là một bộ phận của mô tả hàng hoá trong L/C và thường được thể hiện hoặc là gắn kết với đơn giá hoặc ghi kèm với thư tín dụng.
• Hóa đơn thương mại không nhất thiết phải có chữ ký của người phát hành (theo Ðiều 18a (iv) UCP 600), nhưng phải thể hiện trên bề mặt là được phát hành bởi người hưởng lợi L/C và lập theo tên người mở L/C, trừ trường hợp L/C chuyển nhượng
• Vận đơn

Theo Ðiều 20 UCP 600, yêu cầu chung cho vận đơn đường biển xuất trình bao gồm:

• Vận đơn phải được cấp bởi một trong ba đối tượng sau: Người chuyên chở hàng hóa; thuyền trưởng hoặc đại lý của người chuyên chở hoặc thuyền trưởng. Người ký vận đơn, ngoài việc ghi rõ tên thì còn phải ghi rõ năng lực của họ nữa.
• Vận đơn phải ghi rõ hàng hóa đã được bốc lên đích danh một con tàu (Shipped on board). Quy định này chỉ phù hợp với việc giao hàng theo các điều kiện FOB, CIF và do vậy, nó chính là nguyên nhân dẫn đến nhiều hiểu lầm làm phát sinh tranh chấp trong hình thức sử dụng B/L vận tải đa phương thức, hoặc khi điều kiện cơ sở giao hàng là FCA thì người chuyên chở chỉ cấp cho người gửi hàng vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L). Trong trường hợp này, nếu L/C yêu cầu trên B/L nhất thiết phải ghi chú là hàng đã bốc lên đích danh một con tàu thì sẽ gây khó khăn cho người bán và tranh chấp phát sinh.
• Vận đơn phải chỉ rõ là việc gửi hàng từ cảng tới cảng trên một con tàu chỉ định theo yêu cầu của L/C. Yêu cầu này cũng đã gây khó khăn cho người gửi hàng trong trường hợp hàng hóa phải chuyển tải dọc đường bởi vì trên vận đơn chỉ có ô ghi “Cảng bốc hàng” và “Cảng dỡ hàng” chứ không có ô ghi “Cảng chuyển tải”.
• Chứng từ bảo hiểm

Về chứng từ bảo hiểm, Ðiều 28 UCP 600 quy định:

• Chứng từ bảo hiểm thể hiện trên bề mặt đã được lập, ký tên bởi công ty bảo hiểm, người bảo hiểm hoặc đại lý của họ phát hành. Các phiếu bảo hiểm (cover notice) do người môi giới của công ty bảo hiểm cấp thường không được ngân hàng chấp nhận.
• Trị giá bảo hiểm phải bao gồm ít nhất giá CIF hay CIP của hàng hóa cộng thêm 10% nhưng chỉ khi nào giá CIF hay CIP có thể định rõ trên chứng từ. Trong L/C cũng cần phải quy định rõ loại bảo hiểm phải mua và nếu cần bao gồm cả những loại rủi ro phụ phải mua bảo hiểm.
• Chứng từ bảo hiểm phải ghi rõ số tiền bảo hiểm và cùng loại tiền của thư tín dụng.
• Ngày phát hành chứng từ bảo hiểm không được muộn hơn ngày giao hàng, trừ khi trên chứng từ bảo hiểm thể hiện là bảo hiểm có hiệu lực kể từ ngày không chậm hơn ngày giao hàng.
• Packing List (bảng kê danh sách hàng hóa đóng thùng chi tiết) (ISBP 745(phiếu bao gói))

Số bản gốc, copy xuất trình phải đúng số bản L/C yêu cầu;

Tên hàng, số lượng hàng, đơn giá, tổng trị giá: Ghi đúng tên hàng, số lượng hàng, đơn giá, tổng trị giá trên L/C và khớp với các chứng từ vận tải theo phương thức thanh toán L/C khác.

• Hối phiếu (ISBP 745(hối phiếu và cách tính ngày đáo hạn))

Gồm các nội dung:

• Số bản: Thường là phải xuất trình 2 bản gốc và một bản copy
• Tên hối phiếu:
• Người lập hối phiếu: Tên của người hưởng lợi L/C (người XK, người bán)
• Ngày tháng năm lập hối phiếu:Tốt nhất là nên ghi trùng ngày (hoặc sau vài ngày) với ngày phát hành B/L cho đúng thông lệ thường dùng của quốc tế.
• Thời hạn hiệu lực của hối phiếu: phải trong thời hạn hiệu lực của L/C.
• Người bị ký phát: Ghi tên của Ngân hàng Mở, hoặc các bên khác do ngân hàng này chỉ định.
• Số tiền và đồng tiền trên hối phiếuphải giống yêu cầu của L/C (không thấp hơn cũng không được vượt quá giá trị lô hàng mà L/C quy định), giống 100% số tiền trên hoá đơn
• Việc ghi ngày tháng phát hành cũng như ký hoá đơn là cần thiết
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Phải đúng Form, đúng tổ chức cấp C/O, các thông tin khác trên C/O phải phù hợp với các chứng từ khác. (ISBP 745(giấy chứng nhận xuất xứ))
• Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, trọng lượng (ISBP 745(phiếu kê khai trọng lượng))Ngày phát hành chứng từ này có thể trước, ngay hoặc sau ngày tàu chạy;

Ngày tiến hành việc giám định chất lượng/số lượng phải trước ngày tàu chạy.

• Các loại giấy chứng nhận khác liên quan tới hàng hóa (ISBP 745(Các loại giấy chứng nhận phân tích, giám định, sức khỏe, kiểm dịch thực vật, số lượng chất lượng và các giấy chứng nhận khác))
• Giấy chứng nhận hun trùng
• Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật/ thực vật
• Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm

Sửa đổi, hủy bỏ LC

Sửa đổi LC (Điều 10,11 UCP 600)

• Sau khi phát hành LC khách hàng sẽ nhận được một bản sao LC.
• Xem xét, đối chiếu nội dung LC với đơn yêu cầu của mình để đảm bảo LC phù hợp với hợp đồng.
• Thông báo cho ngân hàng điều chỉnh, sửa đổi nếu như có sai sót.
• Xuất trình đơn đề nghị sửa đổi LC kèm văn bản thoả thuận giữa người mua và người bán nếu như có nhu cầu sửa đổi LC.
• Nếu như LC sửa đổi về nội dung giá cả thì phải bổ sung mức ký quỹ và tài sản thế chấp tương ứng để đảm bảo khả năng thanh toán cho LC.

Hủy bỏ LC (Điều 10(a) UCP 600)

Nếu khách hàng muốn huỷ bỏ L/C có thể liên hệ ngân hàng , nhưng ngân hàng sẽ không được chấp nhận nếu thuộc  trường hợp:

• Khách hàng đã nhận hàng thông qua bảo lãnh nhận hàng của ngân hàng
• Có tranh chấp thương mại mặc dù hai bên mua bán thỏa thuận nhưng chưa được sự chấp thuận huỷ L/C của các Ngân hàng liên quan.

Các vấn đề tranh chấp có thể phát sinh từ LC

• Các tranh chấp liên quan tới chứng từ xuất trình:
• Tranh chấp liên quan đến vận tải đơn đường biển: Đa số các sai biệt dễ dẫn đến tranh chấp liên quan tới vận đơn là do cách thể hiện không đúng năng lực, tư cách của người ký phát hành vận đơn.
• Tranh chấp liên quan tới hóa đơn thương mại: Tại Việt Nam các tranh chấp phát sinh liên quan đến hóa đơn thương mại thường do 2 vấn đề: Trị giá hóa đơn và Mô tả hàng hóa trên hóa đơn thương mại.
• Các vụ tranh chấp liên quan tới chứng từ bảo hiểm thường phát sinh từ những nguyên nhân sau:
• Chứng từ bảo hiểm không bao gồm loại rủi ro quy định trong L/C.
• Loại tiền tệ trên chứng từ bảo hiểm khác với loại tiền tệ ghi trong L/C.
• Bảo hiểm có hiệu lực sau ngày ghi trên vận đơn hoặc trên các chứng từ vận tải khác.
• Số tiền bảo hiểm nhỏ hơn 110% giá CIF của hàng hóa.
• Các vấn đề khác liên quan tới chứng từ xuất trình
• Các tranh chấp liên quan tới trách nhiệm của các bên liên quan
• Ðối với người nhập khẩu:
• Không mở L/C hoặc mở L/C chậm so với thời hạn quy định trong hợp đồng mua bán,
• Người mua đưa vào L/C một số nội dung khác với hợp đồng mua bán,
• Có trường hợp, người mua yêu cầu ngân hàng phát hành ngừng trả tiền hàng cho người hưởng lợi mà thiếu một cơ sở pháp lý cần thiết.
• Ðối với người xuất khẩu:
• Lập các chứng từ thanh toán không phù hợp với các quy định trong L/C,
• Người bán không thể tạo lập được các chứng từ phù hợp do người mua khống chế,
• Người bán có hành vi gian lận thương mại, lập một bộ chứng từ phù hợp với L/C nhưng đó là bộ chứng từ giả mạo

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn liên quan đến những vấn đề cần lưu ý về thủ tục mở LC khi thực hiện hợp đồng. Nếu như bạn có nhu cầu hỗ trợ gửi hồ sơ yêu cầu giải quyết vấn đề pháp lý hoặc cần được luật sư tư vấn soạn thảo hợp đồng xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE 1900.63.63.87 để được hỗ trợ tư vấn kịp thời. Xin cảm ơn.