Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông là mẫu biên bản giúp ghi lại quá trình, tóm tắt diễn biến và các ý kiến được phát biểu, hay nói đúng hơn là nội dung và kết quả của cuộc họp đại hội đồng cổ đông của công ty. Việc soạn thảo biên bản cần phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Dưới đây là bài viết sẽ cung cấp cho quý độc giả những nội dung pháp lý và những mẫu biên bản mới nhất liên quan đến nội dung trên.
Soạn biên bản họp đại hội đồng cổ đông
Mục Lục
Họp đại hội đồng cổ đông là gì?
Dựa vào Khoản 1 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020 định nghĩa về đại hội đồng cổ đông: “Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần.”
Như vậy, có thể hiểu họp đại hội đồng cổ đông là cuộc họp định kỳ của công ty, doanh nghiệp mà thành phần tham gia gồm các cổ đông sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết.
Khi nào họp thường niên đại hội đồng cổ đông?
Theo các Khoản 1 và Khoản 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về việc diễn ra cuộc họp thường niên như sau:
- Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần.
- Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
- Trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác, hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Ngoài ra, tại Khoản 3 Điều này có quy định về các nội dung thảo luận của cuộc họp thường niên:
- Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
- Báo cáo tài chính hằng năm; Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
- Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
- Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;
- Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
- Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.
Ngoài họp thường niên đại hội đồng cổ đông thì còn có họp đại hội đồng cổ đông bất thường.
>>> Tham khảo thêm: Trình tự, thủ tục tiến hành họp đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần
Điều kiện triệu tập họp đại hội đồng cổ đông bất thường
Tại Khoản 1 Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về điều kiện triệu tập họp đại hội cổ đông bất thường như sau:
- Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;
- Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;
- Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật Luật Doanh nghiệp 2020;
- Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;
- Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
>>> Tham khảo thêm: Thủ tục triệu tập họp đại cổ đông bất thường
Điều kiện tiến hành họp đại hội đồng cổ đông
Điều kiện tiến hành cuộc họp được quy định tại Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020:
- Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
- Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành thì thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
- Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành thì thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.
- Chỉ có Đại hội đồng cổ đông mới có quyền quyết định thay đổi chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp theo quy định tại Điều 142 của Luật Doanh nghiệp 2020.
Quy định của pháp luật về biên bản họp đại hội đồng cổ đông
Luật Doanh nghiệp 2020 có những quy định cụ thể đối với biên bản họp đại hội đồng cổ đông.
Quy định về hình thức
Tại Khoản 1 và Khoản 4 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020 có nói rõ:
- Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.
- Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài. (Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.).
- Ngoài ra, biên bản họp đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp đại hội đồng cổ đông.
Quy định về nội dung
Nội dung chủ yếu của biên bản họp đại hội đồng cổ đông cũng được quy định rõ trong Luật Doanh nghiệp 2020, tại Khoản 1 Điều 150, bao gồm các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
- Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
- Chương trình và nội dung cuộc họp;
- Họ, tên chủ tọa và thư ký;
- Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
- Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
- Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
- Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
- Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.
Hướng dẫn soạn mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông
Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông thường niên
Những nội dung chính có trong biên bản này sẽ bao gồm:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ đầu biên bản;
- Tên biên bản họp;
- Tên, địa chỉ trụ sở chính và mã số doanh nghiệp;
- Thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp;
- Chương trình và nội dung chính;
- Họ và tên chủ toạ, thư ký;
- Số lượng cổ đông tham dự, thông tin của từng cổ đông (họ tên, vị trí, chức vụ);
- Tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông tham dự;
- Phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, những cổ đông dự họp thường niên và tổng số phiếu bầu tương ứng với số cổ đông góp mặt;
- Ý kiến phát biểu của từng thành viên;
- Số phiếu biểu quyết trong mỗi vấn đề được đưa ra;
- Phương thức tiến hành biểu quyết các vấn đề, tổng số phiếu hợp lệ/ không hợp lệ; tán thành/ không tán thành, không có ý kiến biểu quyết;
- Những vấn đề đã được đưa ra biểu quyết và tỷ lệ phần trăm tương ứng với tổng số phiếu đã được biểu quyết trong mỗi vấn đề;
- Chữ ký của thư ký và chủ tọa trong biên bản họp hội đồng cổ đông.
>>>Tải xuống: Mẫu Biên bản họp thường niên
Biên bản họp đại hội đồng cổ đông
Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông bất thường
Những nội dung chính có trong biên bản này sẽ bao gồm:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ đầu biên bản;
- Tên biên bản (Biên bản họp đại hội cổ đông bất thường của công ty…);
- Thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp;
- Số hiệu chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp;
- Thành phần tham dự cuộc họp đại hội cổ đông bất thường (khách mời, ban kiểm soát, ban điều hành, hội đồng quản trị, cổ đông…);
- Tính hợp lệ, hợp pháp của phiên họp cổ đông bất thường (tổng số cổ đông đại diện cho số lượng cổ phần, tỷ lệ phần trăm tổng số cổ phần có quyền biểu quyết tham dự cuộc họp bất thường…);
- Thủ tục khai mạc phiên họp cổ đông bất thường (liệt kê các cổ đông lên phát biểu khai mạc và thống kê tổng số vốn điều lệ, tổng số cổ phần và tổng số cổ đông, các đại diện uỷ quyền hợp pháp của cổ đông tham dự họp bất thường của công ty, doanh nghiệp);
- Các cổ đông biểu quyết thông qua danh sách chủ toạ, Ban kiểm phiếu, chương trình họp bất thường, quy chế tổ chức họp bất thường…;
- Chỉ định thư ký/ban thư ký của cuộc họp cổ đông bất thường (liệt kê họ tên, chức vụ và vị trí trong ban thư ký của từng thành viên);
- Các nội dung chính trong phiên họp;
- Quá trình thảo luận và đóng góp ý kiến;
- Thống kê kết quả biểu quyết những nội dung được đưa ra;
- Phần tổng kết, thông qua biên bản họp;
- Bế mạc phiên họp cổ đông bất thường;
- Chữ ký của ban thư ký và chủ tọa ký xác nhận, đóng dấu.
Tư vấn soạn thảo biên bản họp đại hội đồng cổ đông
Dịch vụ luật sư hỗ trợ, tư vấn khách hàng là cá nhân, tổ chức các hoạt động liên quan đến soạn thảo biên bản họp đại hội đồng cổ đông như:
- Tư vấn soạn thảo mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông cho doanh nghiệp;
- Tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến biên bản họp đại hội đồng cổ đông;
- Cung cấp các biểu mẫu, mẫu đơn khác trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp nếu có nhu cầu.
- Hỗ trợ soạn thảo biên bản họp đại hội đồng cổ đông hoặc các đơn từ khác nếu doanh nghiệp có yêu cầu.
Hướng dẫn soạn thảo biên bản họp đại hội đồng cổ đông
Biên bản họp đại hội đồng cổ đông ghi nhận lại các nội dung diễn ra trong cuộc họp, kết quả giải quyết các vấn đề, ý kiến cổ đông. Mẫu biên bản được chúng tôi cung cấp cho quý độc giả đáp ứng các yêu cầu về mặt hình thức, nội dung. Nếu trong quá trình tham khảo bài viết quý độc giả có nhu cầu tải biểu mẫu văn bản hoặc cần luật sư tư vấn, hãy liên hệ đến hotline 1900.63.63.87 để được luật sư doanh nghiệp hỗ trợ.
>>Bài viết liên quan họp hội đồng cổ đông có thể bạn quan tâm:
