Với khối lượng hồ sơ khổng lồ đã phải làm các doanh nghiệp đau đầu. Hiện nay, đã không ít doanh nghiệp loay hoay trong vấn đề giải quyết sắp xếp tinh gọn các hồ sơ. Vì vậy, bài viết này sẽ chia sẻ về các vấn đề cần lưu ý trong công tác quản lý văn thư của doanh nghiệp. Nhằm giúp doanh nghiệp có được những giải pháp quản lý hồ sơ đúng đắn và dễ tìm khi cần. 
Các vấn đề cần lưu ý trong công tác quản lý văn thư của doanh nghiệp
Mục Lục
Cách quản lý, sắp xếp văn bản đi và đến trong doanh nghiệp
Với văn bản đến:
- Tiếp nhận văn bản đến: Cần kiểm tra số lượng, tình trạng, kiểm tra và đối chiếu các thông tin người nhận, người gửi.
- Phân loại văn bản đến: Phân loại theo từng mục, từ tổng quát đến chi tiết cho tất cả các văn bản, có thể phân loại theo đơn vị gửi, loại văn bản hoặc tình trạng của văn bản để đưa vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu quản lý.
- Phân loại văn bản để lưu trữ.
- Chuyển giao văn bản đến: Phân phối văn bản đến cho bộ phận, người phụ trách.
Với văn bản đi:
- Kiểm tra văn bản đi: Kiểm tra tất cả các tiêu thức về trình bày và thông tin, nội dung trước khi tiến hành gửi đi để tránh sai sót.
- Cập nhật thông tin văn bản vào công cụ quản lý: Sử dụng sổ hoặc cơ sở dữ liệu, bảng tính trên máy tính.
- Đóng dấu của doanh nghiệp: Nhân bản số lượng văn bản để lưu trữ, đóng dấu, ghi chú mức độ khẩn của văn bản.
- Làm thủ tục phát hành văn bản: Bao gồm viết thông tin lên phong bì, dán phong bì và chuyển phát văn bản.
Cách quản lý, sắp xếp văn bản đi và đến trong doanh nghiệp
Việc chuẩn bị tài liệu cho các kế hoạch, báo cáo
Cần chuẩn bị và thực hiện theo các quy định pháp luật một cách chặt chẽ. Việc quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu cho các kế hoạch, báo cáo vào lưu trữ cơ quan có thể tham khảo thực hiện theo quy định tại Nghị định 30/2020 quy định về công tác văn thư
Lưu hành và bảo mật các tài liệu trong doanh nghiệp
Tùy vào từng nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban khác nhau nên quy định cách lưu hành và bảo mật các tài liệu quan trọng trong doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp chuẩn bị tài liệu cho các kế hoạch, báo cáo nghiệp nên quy định nhân viên không được thảo luận dưới bất kỳ thông tin hoặc tài liệu nào có chứa thông tin hoặc tài liệu nào có chứa thông tin mật với bất cứ người nào. Quy định vẫn áp dụng ngay cả đối với Nhân viên sau khi thôi việc ở Công ty vì bất cứ lý do gì, trừ các trường hợp sau:
- Công ty đã chấm dứt hoạt động;
- Các thông tin mật đã được Công ty phổ biến rộng rãi ra công chúng.
- Thời hạn bảo mật đối với Thông tin mật đã hết.
- Bên cạnh đó, nhân viên cũng không được bán, sử dụng, chuyển giao theo một cách thức nào tiết lộ thông tin mật mà mình biết được trong quá trình làm việc tại Công ty cho bất kỳ bên thứ ba nào, đặc biệt là các đối thủ cạnh tranh của Công ty để làm lợi cho bên thứ 3 hoặc đối thủ cạnh tranh hoặc gây thiệt hại cho Công ty.
- Soạn thảo và phát hành văn bản của doanh nghiệp
- Các văn bản của doanh nghiệp có thể được soạn thảo theo các nhóm sau:
Nhóm 1: Các văn bản mang tính cơ chế quản lý nội bộ
- Điều lệ doanh nghiệp;
- Quy chế tổ chức hoạt động của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên, ban điều hành, ban kiểm soát;
- Quy chế tài chính doanh nghiệp;
- Quy chế bảo mật thông tin kinh doanh;
- Quy chế hoạt động của các doanh nghiệp thành viên trong tập đoàn hoặc quy chế hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Các văn bản mang tính hướng dẫn/quy định về quy trình thực hiện các nghiệp vụ của các bộ phận, phòng, ban trong doanh nghiệp.
Nhóm 2: Các văn bản mang tính sự vụ, giải quyết các vụ việc phát sinh, ví dụ quyết định xử lý kỷ luật, quyết định sa thải, quyết định khen thưởng….
Lưu ý: khi soạn thảo văn bản doanh nghiệp cần tuân theo các quy định của pháp luật một cách chặt chẽ thì mới có hiệu lực pháp lý. 
Dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên cho doanh nghiệp
Dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên cho doanh nghiệp
Đến với dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên tại công ty luật Long Phan PMT, chúng tôi tin rằng quý khách hàng sẽ có một trải nghiệm sử dụng dịch vụ một cách nhanh chóng, tiết kiệm tối đa chi phí. Nếu quý độc giả muốn tìm Luật sư về TƯ VẤN LUẬT DOANH NGHIỆP, chúng tôi luôn hỗ trợ nhanh chóng nhất.
Vì sao phải cần có Luật sư tư vấn ?
Chúng tôi tin rằng, sẽ giải quyết được những khó khăn trong quá trình soạn thảo hồ sơ, dữ liệu về công tác văn thư cho doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh đó, Luật Long Phan PMT sẽ gỡ rối những thắc mắc cho bạn về việc bảo mật những thông tin quan trọng của công ty. Chúng tôi cam kết 100% về chất lượng dịch vụ của công ty mình. Vì vậy, đây sẽ là lý do để bạn có thể đồng hành cùng công ty luật chúng tôi.
Công việc mà Luật sư thực hiện
Để hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực pháp luật lao động lẫn các vấn đề pháp lý khác liên quan trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Long Phan PMT cung cấp cho quý khách hàng các gói tư vấn pháp luật thường xuyên như sau:
- Gói cơ bản (BASIC);
- Gói nâng cao (REGULAR);
- Gói chuyên nghiệp (PROFESSIONAL).
Tùy vào từng gói dịch vụ pháp lý tư vấn thường xuyên khác nhau sẽ có những hạn mục công việc từ cơ bản đến chuyên sâu. Nhưng cơ bản các gói dịch vụ này sẽ bao gồm các hoạt động tư vấn như sau:
- Kiểm tra tình trạng pháp lý cho doanh nghiệp
- Tư vấn về lĩnh vực tái cấu trúc Doanh nghiệp
- Tư vấn về pháp luật Lao động
- Tư vấn lĩnh vực tài chính doanh nghiệp
- Tư vấn pháp luật về hợp đồng
- Tư vấn và hướng dẫn thực hiện các thủ tục hành chính cần thiết cho doanh nghiệp
Để hiểu rõ hơn về từng hạng mục công việc đối với những gói dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên này, Quý khách hàng vui lòng truy cập theo đường link sau: >>>Xem thêm: Dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên.
Hiệu quả của công việc
Công ty chúng tôi luôn luôn nỗ lực hết mình để có thể xử lý các yêu cầu của khách hàng. Hiệu quả mà chúng tôi đem lại không chỉ là thực lực mà còn là các giá trị tinh thần cho bạn. Vì vậy, chúng tôi tin rằng sự lựa chọn công ty chúng tôi là xứng đáng.
Trên đây là toàn bộ tư vấn của chúng tôi liên quan đến vấn đề Các vấn đề cần lưu ý trong công tác quản lý văn thư của doanh nghiệp, quý bạn đọc nếu có nhu cầu hỗ trợ gửi hồ sơ tài liệu hoặc cần đặt lịch gặp trực tiếp luật sư TƯ VẤN LUẬT DOANH NGHIỆP hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline 1900.63.63.87 để được giải đáp chi tiết. Xin cảm ơn!
