Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty là thủ tục cần thiết cho doanh nghiệp khi có nhu cầu THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN để đại diện theo ủy quyền cho lợi ích doanh nghiệp mình và bảo vệ các lợi ích đó. Vậy khi thành lập văn phòng đại diện cần lưu ý vấn đề gì? Hồ sơ và trình tự thành lập như thế nào? Bài viết sau đây Long Phan PMT xin tư vấn cho quý khách hàng như sau:

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện? Các hoạt động của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện

Căn cứ khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định thì

• Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
• Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Điều đó có thể hiểu văn phòng đại diện không được ký kết hợp đồng, cung ứng dịch vụ, hàng hóa cho khách hàng, không được trực tiếp thu tiền từ khách hàng.

Các hoạt động của văn phòng đại diện

Các hoạt động chủ yếu của văn phòng đại diện gồm:

• Hoạt động chính của văn phòng đại diện là doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh.
• Xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện.
• Các hoạt động khác mà pháp luật Việt Nam cho phép.

>> Xem thêm: Văn Phòng Đại Diện Có Thể Ký Hợp Đồng Được Không?

Lưu ý gì khi lập văn phòng đại diện

Khi lập văn phòng đại diện cần lưu ý gì?

Tên văn phòng đại diện

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 thì tên văn phòng đại diện cần đáp ứng những yêu cầu sau:

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện.
• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại văn phòng đại diện.
• Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Địa điểm

Địa điểm liên lạc của Văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

Người đứng đầu

Người đứng đầu Văn phòng đại diện là cá nhân thường trú trên lãnh thổ Việt Nam và họ không thuộc một trong các trường hợp sau:

• Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
• Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;
• Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
• Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.

Hồ sơ thành lập

Khi muốn thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:

• Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

• Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Căn cứ: Điều 31, Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Nơi nộp hồ sơ

Khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ tại tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt văn phòng đại diện. Cụ thể là Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt văn phòng đại diện.

Nếu công ty có sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của tổ chức khác thì tổ chức này sẽ hoàn thiện bộ hồ sơ đầy đủ cho doanh nghiệp và thực hiện nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh cũng sẽ được tổ chức này thực hiện.

Sau khi đã xem xét hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty, Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện sẽ gửi thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở và gửi thông báo đến các cơ quan có liên quan về thuế, thống kê để các cơ quan này hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ công ty.

Trình tự, thủ tục thành lập

Trình tự thành lập văn phòng đại diện trải qua các bước như sau:

Bước 1: Hoàn tất bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại

diện đã nêu ở mục trên

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện qua website trên Cổng thông tin điện tử quốc gia hoặc trực tiếp

• Nếu doanh nghiệp chưa có tài khoản đăng ký kinh doanh thì doanh nghiệp thực hiện đăng ký tài khoản kinh doanh tại website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
• Khi hoàn tất đăng ký tài khoản, doanh nghiệp nhập thông tin  doanh nghiệp thành lập Văn phòng đại diện trên tài khoản;
• Tất cả hồ sơ thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp sẽ tiến hành scan hồ sơ dưới dạng pdf sau đó tải lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh kiểm tra, xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

• Nếu hồ sơ chưa chính xác, chưa đầy đủ Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
• Nếu hồ sơ đăng ký đã hợp lệ thì doanh nghiệp tiến hành in Giấy biên nhận và Thông báo nộp hồ sơ qua mạng điện tử hợp lệ và nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Bước 5: Doanh nghiệp khắc dấu, công bố mẫu dấu văn phòng đại diện công ty

Trên đây là bài viết tư vấn về thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty theo quy định của pháp luật. Nếu bạn đọc muốn tìm hiểu thêm về các vấn đề khác liên quan đến các hoạt động kinh doanh khác của doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay qua số hotline: 1900.63.63.87 để được Luât Sư Tư Vấn Luật Doanh Nghiệp tư vấn chi tiết. Xin cảm ơn.

*Lưu ý: Nội dung tư vấn trên đây chỉ mang tính tham khảo. Tùy từng thời điểm và đối tượng khác nhau mà nội dung tư vấn trên có thể sẽ không còn phù hợp. Mọi thắc mắc, góp ý xin vui lòng liên hệ về email: chuyentuvanluat@gmail.com.