Luật Doanh Nghiệp

Những lưu ý khi doanh nghiệp mở thêm chi nhánh, văn phòng đại diện

Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện là nhu cầu thiết yếu cho các doanh nghiệp đã hoạt động ổn định, lâu dài trong lĩnh vực kinh doanh của mình và đang có dự định mở rộng phạm vi kinh doanh, địa bàn kinh doanh. Tùy thuộc vào tình hình kinh doanh và nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức đơn vị phù hợp. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các vấn đề cần lưu ý khi doanh nghiệp mở thêm chi nhánh, văn phòng đại diện.

Lưu ý khi mở chi nhánh, văn phòng đại diện

 

Lưu ý khi mở chi nhánh, văn phòng đại diện

Các lưu ý khi thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện

Đặt tên cho chi nhánh, văn phòng đại diện

Căn cứ vào Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, cần lưu ý khi đặt tên cho chi nhánh, văn phòng đại đại diện như sau:

  • Tên chi nhánh, vănphòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
  • Tên chi nhánh, văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện.
  • Tên chi nhánh, văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.

Địa chỉ của chi nhánh, văn phòng đại diện

Khi tiến hành đăng ký thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần khai rõ địa chỉ của chi nhánh, bao gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố hoặc thôn, xã, huyện, thị trấn, tỉnh. Không được tiến hành việc đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện tại chung cư hoặc nhà tập thể.

Doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác với tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Nội dung hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện

Chi nhánh: 

Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của công ty, doanh nghiệp. Chi nhánh không được thực hiện các ngành nghề kinh doanh khác. Chi nhánh công ty, doanh nghiệp thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.

Văn phòng đại diện

  • Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
  • Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
  • Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
  • Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
  • Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
  • Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.
  • Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở và chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
  • Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
  • Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
  • Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.

Hình thức hạch toán, kê khai thuế

Chi nhánh

  • Có thể lựa chọn hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc với doanh nghiệp.

Chi nhánh khi đăng ký hình thức hạch toán phụ thuộc:

– Nếu cùng tỉnh: công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm làm báo cáo thuế hàng quý, hàng năm, sử dụng chữ ký số công ty mẹ để nộp thuế môn bài luôn.

– Nếu khác tỉnh: chi nhánh sẽ phải khắc con dấu riêng, mua chữ ký số riêng để nộp thuế môn bài, làm báo thuế hàng quý nhưng báo cáo tài chính cuối năm công ty mẹ sẽ quyết toán.

Chi nhánh khi đăng ký hình thức hạch toán độc lập: Dù cùng tỉnh hoặc khác tỉnh thì đều phải mua chữ ký số riêng, làm khai thuế ban đầu như hồ sơ công ty mẹ, làm báo thuế hàng quý và quyết toán thuế cuối năm.

  • Có thể đăng ký cùng hoặc khác mẫu hóa đơn của doanh nghiệp.
  • Phải kê khai và nộp lệ phí môn bài.

Văn phòng đại diện

  • Hạch toán phụ thuộc vào doanh nghiệp. Công ty mẹ sẽ nộp tờ khai lệ phí môn bài, nộp thuế môn bài, kê khai thuế cho văn phòng đại diện.
  • Không phát hành và sử dụng hóa đơn.
  • Phải kê khai và nộp lệ phí môn bài nếu có hoạt động kinh doanh. Nếu không có hoạt động kinh doanh thì không phải nộp.

Đặc điểm pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện

Đặc điểm pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện

 

Đặc điểm pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện

Căn cứ vào Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 thì đặc điểm của chi nhánh, văn phòng đại diện:

  • Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

>>Xem thêm: Thủ tục thành lập chi nhánh Công ty hợp danh

Thủ tục thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện

Thủ tục thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện

 

Thủ tục thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện

Căn cứ vào Điều 31 NĐ 01/2021/NĐ-CP thì thủ tục thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện như sau:

Chi nhánh

Hồ sơ cần chuẩn bị:

  • Thông báo thành lập chi nhánh do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký
  • Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh
  • Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh
  • Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh.

Lưu ý: Trường hợp không phải chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp văn bản uỷ quyền kèm bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân.

Trình tự, thủ tục thực hiện:

Doanh nghiệp có thể lựa chọn thực hiện thủ tục trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh hoặc online qua website của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đăng ký trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh:

  • Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên
  • Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đến nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi muốn thành lập chi nhánh
  • Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
  • Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Phòng đăng ký kinh doanh đưa ra kết quả thủ tục

Lưu ý:

Khi đặt trụ sở chi nhánh ở tỉnh/ thành phố khác nơi đặt trụ sở chính cần nghiên cứu quy định của pháp luật về ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp được phép kinh doanh tại chi nhánh.

Văn phòng đại diện

Hồ sơ cần chuẩn bị:

  • Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
  • Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện
  • Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
  • Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh.

Lưu ý: Trường hợp không phải chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp văn bản uỷ quyền kèm bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân.

Trình tự, thủ tục thực hiện:

  • Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn thực hiện thủ tục trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh hoặc online qua website của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

  • Bước 2: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
  • Bước 3: Nhận kết quả

Thời hạn giải quyết: 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

Trên đây là tư vấn về phương án tối ưu cho doanh nghiệp khi mở thêm chi nhánh, văn phòng đại diện. Quý bạn đọc có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này cần TƯ VẤN LUẬT DOANH NGHIỆP vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 1900.63.63.87 để được  tư vấn nhanh nhất và kịp thời. Xin cảm ơn!

5 (19 bình chọn)

Bài viết được thực hiện bởi Thạc Sĩ Luật Sư Võ Mộng Thu

Chức vụ: Luật Sư Thành Viên

Lĩnh vực tư vấn: Lao Động, Hành Chính, Hôn Nhân Gia Đình, Dân Sự

Trình độ đào tạo: Thạc sỹ Luật, MBA

Số năm kinh nghiệm thực tế: 09 năm

Tổng số bài viết: 623 bài viết