Thủ tục nội bộ giải quyết tranh chấp kỷ luật lao động

Thủ tục nội bộ giải quyết tranh chấp kỷ luật lao động chuyên nghiệp và minh bạch là yếu tố then chốt để duy trì môi trường làm việc ổn định và tuân thủ pháp luật. Quy trình đúng luật giúp Người sử dụng lao động quản trị rủi ro pháp lý, đảm bảo tính hợp pháp của quyết định kỷ luật, tránh kiện tụng và xử phạt hành chính. Đồng thời, nó bảo vệ quyền lợi người lao động thông qua quyền lắng nghe, bào chữa và khiếu nại, qua đó tăng cường lòng tin và sự gắn kết. Bài viết này Chuyên tư vấn luật sẽ tập trung phân tích chuyên sâu các khía cạnh cốt lõi để xây dựng một quy trình nội bộ hiệu quả và hợp pháp theo quy định của Bộ luật Lao động.

Kiểm tra cơ sở pháp lý và căn cứ đã tiến hành kỷ luật

Trong lĩnh vực quản trị nhân sự và giải quyết tranh chấp lao động, kiểm tra cơ sở pháp lý và căn cứ đã tiến hành kỷ luật là bước đi nền tảng và mang tính quyết định đến tính hợp pháp của toàn bộ quá trình xử lý kỷ luật. Người sử dụng lao động (NSDLĐ) trước hết phải kiểm tra tính hợp lệ của Nội quy lao động đã đăng ký với Sở Nội vụ làm cơ sở trực tiếp để xử lý kỷ luật theo Điều 117 Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ). Nếu NSDLĐ sử dụng 10 người lao động (NLĐ) trở lên thì nội quy lao động bắt buộc phải được lập thành văn bản theo Điều 118 BLLĐ. Chỉ những hành vi vi phạm được quy định rõ trong Nội quy lao động hợp pháp mới có thể dùng làm căn cứ xử lý. Trường hợp Nội quy lao động chưa đăng ký, nội dung mơ hồ, hoặc hành vi không được liệt kê trong Nội quy lao động thì việc kỷ luật là không có căn cứ pháp lý.

NSDLĐ cần xác định chính xác hành vi của NLĐ có thật sự vi phạm không, có thuộc nhóm hành vi bị cấm hoặc bị chế tài trong Nội quy lao động hoặc pháp luật cấm hay không. Căn cứ Điều 122 BLLĐ quy định NSDLĐ có trách nhiệm chứng minh hành vi có lỗi của NLĐ khi tiến hành kỷ luật lao động. NSDLĐ phải chứng minh được hành vi của NLĐ là vi phạm Nội quy lao động đã đăng ký hoặc pháp luật cấm thì mới có cơ sở pháp lý để áp dụng hình thức kỷ luật. Nếu không đáp ứng được yêu cầu này thì mọi quyết định kỷ luật đều có nguy cơ bị coi là trái luật và bị hủy bỏ khi giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp lao động.

Căn cứ khoản 1 Điều 123 BLLĐ thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 6 tháng kể từ ngày xảy ra vi phạm, hoặc 12 tháng nếu vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, bí mật công nghệ hoặc bí mật kinh doanh. Căn cứ khoản 4 Điều 122 BLLĐ, NSDLĐ sẽ không được xử lý kỷ luật lao động đối với NLĐ đang trong thời gian sau:

• Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động;
• Đang bị tạm giữ, tạm giam;
• Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm được quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 125 BLLĐ;
• Người lao động nữ mang thai; người lao động nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Lưu ý: Không được xử lý kỷ luật đối với NLĐ vi phạm trong thời gian họ mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, mất khả năng điều khiển hành vi.

Kiểm tra lại thủ tục thông báo và triệu tập họp xử lý kỷ luật đã đúng quy định của luật chưa?

Việc kiểm tra lại thủ tục thông báo và triệu tập họp xử lý kỷ luật là bước then chốt để bảo đảm tính hợp pháp của toàn bộ quy trình kỷ luật lao động. Căn cứ khoản 1 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, khi phát hiện NLĐ có hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm, NSDLĐ tiến hành lập biên bản vi phạm và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi. Trường hợp NSDLĐ phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động sau thời điểm hành vi vi phạm đã xảy ra thì thực hiện thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của NLĐ.

Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động, NSDLĐ tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động như sau:

• Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động, NSDLĐ thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, họ tên người bị xử lý kỷ luật lao động, hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật lao động đến các thành phần phải tham dự họp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 BLLĐ, bảo đảm các thành phần này nhận được thông báo trước khi diễn ra cuộc họp.
• Khi nhận được thông báo của NSDLĐ, các thành phần phải tham dự họp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 BLLĐ phải xác nhận tham dự cuộc họp với NSDLĐ.
• Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự không thể tham dự họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo thì người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận việc thay đổi thời gian, địa điểm họp; trường hợp hai bên không thỏa thuận được thì người sử dụng lao động quyết định thời gian, địa điểm họp.

Kiểm tra trình tự cuộc họp xử lý kỷ luật đã đúng luật chưa?

Trong quy trình xử lý kỷ luật lao động, cuộc họp kỷ luật là “mắt xích” dễ phát sinh sai sót nhất và cũng là căn cứ thường bị Tòa án xem xét kỹ khi có tranh chấp. Căn cứ điểm i khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động thuộc về người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía NSDLĐ hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Căn cứ Điều 122 BLLĐ quy định cuộc họp xử lý kỷ luật phải có sự tham gia của người có thẩm quyền, đại diện tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và NLĐ bị xử lý kỷ luật. Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật phải bao gồm:

• Công bố biên bản vi phạm và các chứng cứ về hành vi vi phạm kỷ luật lao động,
• Cho người lao động trình bày ý kiến giải trình, cung cấp tài liệu chứng minh (nếu có),
• Lấy ý kiến của đại diện tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản và có chữ ký của tất cả thành phần tham dự. Trường hợp NLĐ từ chối ký biên bản, người có thẩm quyền phải ghi nhận vào biên bản và có chữ ký xác nhận của các thành viên khác. Việc lập biên bản không đầy đủ hoặc thiếu chữ ký của thành phần bắt buộc có thể dẫn đến quyết định xử lý kỷ luật bị hủy bỏ khi giải quyết tranh chấp lao động cá nhân. NSDLĐ cần đảm bảo trình tự cuộc họp tuân thủ đúng quy định của Điều 122 BLLĐ và các văn bản hướng dẫn để tránh vi phạm thủ tục dẫn đến thất bại trong quá trình giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp tại Tòa án.

Kiểm tra và thực hiện thủ tục thụ lý khiếu nại lần đầu đúng luật

Căn cứ Điều 131 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 5 Nghị định 24/2018/NĐ-CP thì người lao động có thể khiếu nại đối với quyết định xử lý kỷ luật lao động của người sử dụng lao động. Khiếu nại lần đầu đến người sử dụng lao động theo quy định Điều 6, 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP.

Người sử dụng lao động phải giải quyết khiếu nại lần đầu theo quy định từ Điều 19 đến Điều 26 Nghị định 24/2018/NĐ-CP. Trường hợp không đồng ý khiếu nại hoặc người sử dụng lao động không giải quyết khiếu nại theo đúng thời hạn thì người lao động có quyền khiếu nại lần hai đến Giám đốc Sở Nội vụ theo quy định từ Điều 27 đến 33 Nghị định 24/2018/NĐ-CP.

>> Xem thêm: Khiếu nại quyết định kỷ luật lao động – Thủ tục thực hiện

Thủ tục đối thoại, xác minh nội dung khiếu nại

Căn cứ Điều 21 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, trong thời hạn giải quyết khiếu nại, người giải quyết khiếu nại lần đầu tự mình hoặc giao cho bộ phận chuyên môn tiến hành kiểm tra, xác minh nội dung khiếu nại.

Trong quá trình xác minh nội dung khiếu nại, người giải quyết khiếu nại hoặc người được giao nhiệm vụ xác minh có quyền:

• Yêu cầu người nộp khiếu nại cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến khiếu nại;
• Yêu cầu người nộp khiếu nại giải trình bằng văn bản về nội dung khiếu nại;
• Trưng cầu giám định, triệu tập người khiếu nại và những người có liên quan;
• Tiến hành biện pháp kiểm tra, xác minh, báo cáo và chịu trách nhiệm về báo cáo kết quả xác minh.

Ngoài ra, theo Điều 22 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, xét thấy cần thiết, người giải quyết khiếu nại phải gặp gỡ người khiếu nại và những người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan để làm rõ nội dung khiếu nại; việc đối thoại phải tiến hành công khai, dân chủ.

Việc đối thoại phải được lập thành biên bản; biên bản phải ghi rõ ý kiến của những người tham gia, kết quả đối thoại, có chữ ký hoặc điểm chỉ của người tham gia; biên bản đối thoại được lưu vào hồ sơ giải quyết khiếu nại.

Thủ tục ban hành quyết định giải quyết khiếu nại

Người giải quyết khiếu nại lần đầu phải ra quyết định giải quyết khiếu nại theo quy định tại Điều 23 Nghị định 24/2018/NĐ-CP.

Trường hợp nhiều người cùng khiếu nại về một nội dung thì người giải quyết khiếu nại lần đầu căn cứ vào kết luận nội dung khiếu nại để ra quyết định giải quyết khiếu nại cho từng người hoặc ra quyết định giải quyết khiếu nại kèm theo danh sách những người khiếu nại.

Lưu ý: Người lao động có quyền khiếu nại lần 2 khi:

• Người lao động không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu.
• Hết thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu mà khiếu nại không được giải quyết.

Cơ sở pháp lý: Điều 27 Nghị định 24/2018/NĐ-CP.

Hướng dẫn việc chuẩn bị, lên checklist hồ sơ tài liệu chứng cứ chuẩn bị cho khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện

Căn cứ Điều 28 Nghị định 24/2018/NĐ-CP thời hạn khiếu nại lần 2 được xác định như sau:

• Không quá 45 ngày, kể từ ngày thụ lý; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết khiếu nại không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý.
• Ở vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn thì thời hạn giải quyết khiếu nại không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết khiếu nại không quá 90 ngày, kể từ ngày thụ lý.

Hồ sơ giải quyết khiếu nại lần hai bao gồm các tài liệu

Căn cứ Điều 33 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, Điều 12 Thông tư 06/2024/NĐ-CP, hồ sơ giải quyết khiếu nại lần hai bao gồm:

• Giấy tờ tùy thân hợp lệ: căn cước công dân hoặc giấy tờ tương đương;
• Đơn khiếu nại lần 2
• Đơn khiếu nại lần và tài liệu đính kèm đơn khiếu nại lần đầu.
• Thông báo thụ lý khiếu nại, quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu và văn bản khác mà người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại ban hành.

Hồ sơ chứng cứ liên quan đến kỷ luật lao động bao gồm:

• Biên bản vi phạm kỷ luật lao động;
• Thông báo họp xử lý kỷ luật lao động;
• Biên bản cuộc họp xử lý kỷ luật lao động;
• Quyết định xử lý kỷ luật lao động;
• Nội quy lao động của doanh nghiệp (đang áp dụng);
• Hợp đồng lao động và các phụ lục kèm theo;
• Thỏa ước lao động tập thể (nếu có);
• Văn bản giải trình, tường trình của người lao động;
• Các tài liệu, chứng cứ khác có liên quan đến việc xử lý kỷ luật lao động.

>> Xem thêm: Hồ sơ khởi kiện tranh chấp lao động: Check-list chi tiết

Dịch vụ luật sư tư vấn và tham gia giải quyết tranh chấp kỷ luật lao động

Chuyên tư vấn luật cung cấp dịch vụ tư vấn và hướng dẫn giải quyết tranh chấp kỷ luật lao động bao gồm:

• Phân tích vụ việc, đánh giá tính hợp pháp của hành vi, quyết định kỷ luật.
• Tư vấn quy trình kỷ luật đúng luật: thông báo, họp xử lý, thành phần tham dự, chứng cứ, thời hiệu kỷ luật, các trường hợp không được kỷ luật.
• Soạn thảo hồ sơ: thông báo họp, biên bản họp, quyết định kỷ luật, phản biện pháp lý, đơn khiếu nại, đơn khởi kiện.
• Hướng dẫn thu thập chứng cứ, tài liệu cần thiết;
• Tư vấn, đại diện khách hàng tham gia đối thoại, hòa giải;
• Hướng dẫn trình tự, thủ tục khiếu nại hoặc khởi kiện;
• Tư vấn thẩm quyền giải quyết khiếu nại hoặc khởi kiện;
• Đại diện làm việc, thương lượng, hòa giải với bên còn lại hoặc với cơ quan có thẩm quyền.
• Tham gia tố tụng tại Tòa án: khởi kiện, thu thập chứng cứ, tranh tụng, kháng cáo, theo dõi thi hành án.
• Tư vấn chính sách nhân sự, nội quy lao động để phòng ngừa tranh chấp.

Câu hỏi thường gặp khi giải quyết tranh chấp kỷ luật lao động

Người sử dụng lao động có được tự ý kéo dài thời hiệu xử lý kỷ luật lao động không?

Người sử dụng lao động không được tự ý kéo dài thời hiệu xử lý kỷ luật lao động mà căn cứ Điều 123 Bộ luật Lao động 2019 thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là cố định (6 tháng hoặc 12 tháng tùy hành vi). Thời gian không tính vào thời hiệu chỉ là thời gian người lao động bị tạm giữ, tạm giam, nghỉ ốm đau, điều dưỡng, thai sản, hoặc đang chờ kết quả xác minh của cơ quan có thẩm quyền.

Biên bản cuộc họp xử lý kỷ luật thiếu chữ ký của người lao động thì có hợp lệ không?

Biên bản họp vẫn có thể được coi là hợp lệ nếu người sử dụng lao động chứng minh được việc đã mời hợp lệ nhưng người lao động vắng mặt hoặc từ chối ký. Tuy nhiên, việc người lao động từ chối ký phải được ghi rõ trong biên bản, có xác nhận của các thành phần tham dự (Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).

Thời hiệu để người lao động khởi kiện yêu cầu hủy quyết định xử lý kỷ luật lao động tại Tòa án là bao lâu?

Thời hiệu để người lao động khởi kiện yêu cầu hủy quyết định xử lý kỷ luật lao động là 01 năm kể từ ngày phát hiện ra quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm, thông thường là từ ngày người lao động nhận được quyết định xử lý kỷ luật. (Điều 190 Bộ luật Lao động 2019)

Người lao động có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu quyết định kỷ luật bị hủy bỏ không?

Căn cứ Điều 41 BLLĐ, trong trường hợp quyết định kỷ luật bị xác định là trái pháp luật và bị hủy bỏ, NSDLĐ có nghĩa vụ trả đủ tiền lương cho người lao động trong những ngày không được làm việc; đóng đầy đủ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho thời gian người lao động không được làm việc và trả thêm một khoản tiền ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động. Do đó, NLĐ hoàn toàn có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại do việc áp dụng kỷ luật lao động trái pháp luật.

Người lao động có quyền rút đơn khiếu nại không?

Căn cứ Điều 8 Nghị định 24/2018/NĐ-CP quy định về rút khiếu nại thì Người khiếu nại có quyền rút khiếu nại ở bất cứ thời điểm nào trong quá trình khiếu nại và giải quyết khiếu nại.

Kết luận

Việc giải quyết tranh chấp kỷ luật lao động trong nội bộ doanh nghiệp phải được thực hiện đúng quy định pháp luật, bảo đảm khách quan, công bằng và minh bạch. Thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động và người sử dụng lao động mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc kỷ luật, ổn định và hài hòa. Để được hỗ trợ pháp lý kịp thời và hiệu quả, vui lòng liên hệ Chuyên tư vấn luật qua hotline: 1900636387.