Trong giao dịch mua bán quốc tế, hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ cực kỳ quan trọng của việc thanh toán. Vậy yêu cầu về hóa đơn thương mại theo UCP 600 và mối liên hệ với điều khoản thanh toán trong hợp đồng được quy định như thế nào? Chuyên tư vấn luật mời bạn đọc tham khảo bài viết cụ thể dưới đây:
Yêu cầu về hóa đơn thương mại theo UCP 600 và mối liên hệ với điều khoản thanh toán
Mục Lục
Những yêu cầu về hóa đơn thương mại theo UCP600
Bản chất hóa đơn thương mại
- Hóa đơn thương mại được lập theo căn cứ UCP 600, tuy nhiên phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ nội dung cần thiết (Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ).
- Hóa đơn thương mại phải thể hiện là do người thụ hưởng phát hành (ngoại trừ trường hợp khác quy định tại Điều 38 UCP 600). Ngoài ra, phải đứng tên người yêu cầu và ghi bằng loại tiền của thư tín dụng, không cần phải ký
- Bên cạnh đó, Hóa đơn thương mại do doanh nghiệp tự thiết kế nên sẽ không phải làm thủ tục phát hành hóa đơn và không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp.
CSPL: Điều 18 UCP 600
Bản chất hóa đơn thương mại
Quy định hóa đơn thương mại
Theo quy định, hóa đơn thương mại phải có một số nội dung là bắt buộc và một số nội dung có thể chỉ để tham chiếu hoặc thêm vào tùy theo yêu cầu của đôi bên khi đàm phán.
- Người xuất khẩu/gửi hàng hóa (Exporter/Shipper): Họ tên đầy đủ của người gửi hàng và tên quốc gia xuất khẩu.
- Người nhập khẩu/nhận hàng (Importer/Consignee): Tên công ty, địa chỉ và Số điện thoại liên hệ.
- Số hóa đơn & Ngày phát hành: Đây là thông tin bắt buộc, được lập bởi người bán và sử dụng để làm thủ tục khai báo hải quan.
- Phương thức vận chuyển: Ghi rõ là vận chuyển bằng phương thức nào (đường hàng không/hàng biển/đường bộ…), không cần ghi phương tiện hay số chuyến.
- Điều khoản giao hàng & thanh toán: Ghi rõ điều khoản thanh toán (TT, TTR, LC, No Payment…) và đồng tiền thanh toán (USD, EUR, JPY, …)
- Số lượng kiện (Packages): Tổng số lượng kiện hàng của lô hàng, ghi kèm tổng trọng lượng cả bao bì (không bắt buộc vì thường đã được ghi trong phiếu đóng gói – Packing List).
- Các thông tin khác: Là những thông tin sử dụng để tham chiếu do các bên yêu cầu thêm vào, không bắt buộc phải có trên hóa đơn.
Quy định hóa đơn thương mại
Yêu cầu về hóa đơn thương mại
- Người lập hóa đơn phải là người bán ( nếu sử dụng phương thức nhờ thu, chuyển tiền,…), thể hiện là người hưởng thụ ghi trên L/C nếu như sử dụng phương thức tín dụng chứng từ.
- Được lập cho người mua hoặc là người mở thư tín dụng.
- Hóa đơn ghi đúng tên người bán, người mua ghi trong hợp đồng hoặc trong L/C.
- Hóa đơn thương mại không cần phải ký, nếu hóa đơn có chữ ký thì phải được quy định rõ trong L/C.
- Việc mô tả hàng hóa, dịch vụ hay các giao dịch khác trong hóa đơn phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong L/C hoặc trong hợp đồng về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách, chủng loại.
- Nếu trong L/C đề cập đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng của người mua và những chú ý khác thì những chi tiết này phải ghi trong hóa đơn.
- Các chi tiết của hóa đơn không mâu thuẫn với các chứng từ khác.
>>>Xem thêm: Điều kiện FOB trong hợp đồng thương mại
Mối liên hệ với điều khoản thanh toán trong hợp đồng
Điều kiện thanh toán
Phương thức thanh toán là điều kiện quan trọng nhất trong điều kiện thanh toán; chỉ rõ người bán dùng cách nào để thu tiền về, người mua dùng cách nào để trả tiền. Căn cứ nhiều phương thức thanh toán khác nhau, nhưng việc lựa chọn phương thức nào phải xuất phát từ yêu cầu của người bán là thu tiền nhanh, đầy đủ, đúng và từ yêu cầu của người mua là nhập hàng đủ số lượng, chất lượng và đúng hạn.
Chứng từ thanh toán đi kèm
- Theo quy định Điều 2 UCP 600, do đó chứng từ thanh toán đi kèm là phương thức mà trong đó ngân hàng cam kết, theo yêu cầu của bên mua, sẽ trả tiền cho bên bán hay bất cứ người nào theo lệnh của người bán, khi xuất trình đầy đủ các chứng từ và thực hiện đầy đủ các yêu cầu của thư tín dụng (L/C – letter of credit).
- Các bên đã nâng vai trò của ngân hàng thành người khống chế cả người bán lẫn người mua. Cụ thể, người mua chỉ nhận được chứng từ để đi nhận hàng khi họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu. Vì vậy, ngân hàng sẽ yêu cầu người mua phải ký quỹ mở L/C thường bằng 100% giá trị lô hàng. Người bán cũng chỉ nhận được tiền hàng khi và chỉ khi giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa và làm đúng yêu cầu của L/C.
>>>Xem thêm: Trường hợp nào thì áp dụng phương thức thanh toán bằng L/C
Nhận hàng và kiểm hàng khi thanh toán
- Giai đoạn nhận hàng phải kiểm tra xem giao thừa hoặc thiếu hàng.
- Việc kiểm hàng phải được quy định cụ thể thông qua việc mô tả theo hình dạng, màu sắc, kích thước, hoặc xác định bởi đặc tính lý hóa của nó, hoặc theo theo một tiêu chuẩn nhất định, hoặc theo một mẫu nhất định đối với hàng hóa đó.
- Đây là một điều hết sức quan trọng vì cùng một loại hàng hóa nhưng nếu theo tiêu chuẩn ở khu vực này thì đáp ứng yêu cầu nhưng ở khu vực khác thì lại không đáp ứng. Chính vì vậy, các bên cần phải thỏa thuận rõ chất lượng của hàng hóa sẽ được đánh giá dựa trên tiêu chuẩn nào, nhằm tránh những hiểu lầm tai hại trước khi thanh toán.
Mối liên hệ
Điều khoản thanh toán là nội dung không thể thiếu trong hợp đồng. Việc các bên phải xác định những vấn đề về đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, các chứng từ làm căn cứ để thanh toán và điều kiện đảm bảo hối đoái được quy định:
- Đồng tiền thanh toán: Đồng tiền thanh toán trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có thể là đồng tiền của nước xuất khẩu hoặc của nước nhập khẩu hoặc của nước thứ ba. Đồng tiền thanh toán có thể trùng hoặc không trùng với đồng tiền tính giá.
- Thời hạn thanh toán: có thể thống nhất với nhau về việc thanh toán trước khi giao hàng, thanh toán ngay sau khi giao hàng, thanh toán trong một thời gian nhất định hoặc thanh toán một phần trước khi giao hàng, một phần sau khi giao hàng.
- Phương thức thanh toán: phương thức thanh toán bằng tiền mặt, phương thức nhờ thu, phương thức tín dụng chứng từ, phương thức chuyển tiền, phương thức chuyển tài khoản…
- Điều kiện đảm bảo hối đoái do các bên thỏa thuận để tránh các tổn thất có thể xảy ra khi các đồng tiền sụt giá hoặc tăng giá.
- Chứng từ thanh toán: Các bên quy định rõ việc người bán phải cung cấp cho người mua những chứng từ chứng minh việc đã giao hàng cho người vận tải như hai bên đã thỏa thuận (nếu có).
Trên đây là những thông tin Yêu cầu về hóa đơn thương mại theo UCP 600 và mối liên hệ với điều khoản thanh toán trong hợp đồng. Hy vọng bài viết có thể giúp ích, nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline 1900 63 63 87 để được luật sư thương mại tư vấn.
