Trình tự thủ tục cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Người gốc Việt Nam là người đã từng có quốc tịch Việt Nam (quốc tịch xác định theo huyết thống khi sinh) và con, cháu của họ đang cư trú, sinh sống lâu dài ở nước ngoài. Trong bối cảnh nhiều người cần chứng minh nguồn gốc để thực hiện các quyền về cư trú, đầu tư, sở hữu nhà hoặc thủ tục hành chính tại Việt Nam, việc nắm rõ trình tự thủ tục cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam trở nên đặc biệt quan trọng. Quy trình cụ thể sẽ được Chuyên tư vấn luật trình bày trong bài viết dưới đây:

Thẩm quyền giải quyết thủ tục cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Căn cứ Điều 31 Nghị định 191/2025/NĐ-CP thì Sở Tư pháp hoặc cơ quan đại diện, nơi người yêu cầu cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam cư trú vào thời điểm nộp hồ sơ có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam.

Pháp luật hiện hành phân cấp thẩm quyền dựa trên nơi cư trú thực tế của người yêu cầu cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam như sau:

• Sở Tư pháp tại Việt Nam: Đối với người yêu cầu đang cư trú, sinh sống và làm việc trong lãnh thổ Việt Nam, hồ sơ đề nghị cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam phải được nộp tại Sở Tư pháp nơi người đó đang cư trú.
• Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Trường hợp người yêu cầu đang cư trú ở nước ngoài, hồ sơ sẽ được nộp tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước sở tại.
• Ủy ban Nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài: Trong một số trường hợp đặc biệt, Ủy ban Nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài thuộc Bộ Ngoại giao có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ. Thẩm quyền này thường áp dụng khi người yêu cầu đang cư trú tại Việt Nam nhưng hồ sơ có tính chất phức tạp liên quan đến yếu tố nước ngoài mà Sở Tư pháp cần ý kiến chỉ đạo, hoặc trong các trường hợp chính sách đặc thù dành cho kiều bào về nước.

Thành phần hồ sơ xin Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Việc chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ là bước quan trọng để quá trình xin Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam diễn ra suôn sẻ. Nhiều trường hợp bị kéo dài thời gian xử lý chỉ vì thiếu giấy tờ hoặc cung cấp thông tin chưa thống nhất. Do đó, người nộp hồ sơ cần nắm rõ từng loại giấy tờ bắt buộc và các tài liệu chứng minh liên quan. Phần dưới đây sẽ hướng dẫn đầy đủ thành phần hồ sơ để bạn chủ động chuẩn bị và tránh sai sót.

Thành phần hồ sơ theo Điều 32 Nghị định 191/2025

Hồ sơ pháp lý là căn cứ quan trọng nhất để cơ quan nhà nước xem xét và công nhận nguồn gốc Việt Nam của người yêu cầu. Bộ hồ sơ phải đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và hợp pháp theo quy định tại Điều 32 Nghị định 191/2025/NĐ-CP cùng các hướng dẫn thi hành. Quý khách hàng cần chuẩn bị ba nhóm giấy tờ chủ yếu sau đây để thiết lập hồ sơ hoàn chỉnh.

Tờ khai và giấy tờ về nhân thân

Người yêu cầu cần điền đầy đủ thông tin vào Tờ khai đề nghị cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam theo mẫu TP/QT-2025-TKXNNGVN.1 mới nhất tại Thông tư số 12/2025/TT-BTP ban hành, kèm theo 02 ảnh kích thước 4×6 cm chụp không quá 06 tháng.

Bên cạnh đó, Quý khách phải xuất trình bản sao y hoặc bản chụp kèm bản chính các giấy tờ nhân thân đang sử dụng như: Hộ chiếu nước ngoài, Giấy tờ cư trú, Thẻ tạm trú, Giấy thông hành hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế có dán ảnh do cơ quan có thẩm quyền cấp. Các giấy tờ này nhằm xác định danh tính và quốc tịch hiện tại của người làm đơn.

Xem thêm:  Tờ khai đề nghị cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Giấy tờ chứng minh nguồn gốc Việt Nam

Đây là thành phần cốt lõi của hồ sơ cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam. Quý khách cần cung cấp bản sao các giấy tờ chứng minh bản thân từng có quốc tịch Việt Nam như:

• Giấy tờ được cấp trước đây để chứng minh người đó đã từng có quốc tịch Việt Nam mà khi sinh ra quốc tịch của họ được xác định theo nguyên tắc huyết thống.
• Giấy tờ để chứng minh người đó khi sinh ra có cha mẹ hoặc ông bà nội, ông bà ngoại đã từng có quốc tịch Việt Nam, trong trường hợp cơ quan tiếp nhận không thể khai thác được trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Các loại giấy tờ thay thế khác

Trường hợp không có bất kỳ giấy tờ nào nêu trên thì tùy từng hoàn cảnh cụ thể, có thể nộp bản sao các giấy tờ sau:

• Giấy tờ về nhân thân, quốc tịch, hộ tịch do chế độ cũ ở miền Nam hoặc giấy tờ do chính quyền cũ ở miền Bắc cấp;
• Giấy bảo lãnh của Hội đoàn người Việt Nam ở nước ngoài nơi người đó đang cư trú, trong đó xác nhận người đó có gốc Việt Nam;
• Giấy bảo lãnh của người có quốc tịch Việt Nam, trong đó xác nhận người đó có gốc Việt Nam;
• Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp trong đó ghi quốc tịch Việt Nam hoặc quốc tịch gốc Việt Nam.

Hình thức của giấy tờ

Việc tuân thủ quy định về hình thức văn bản là điều kiện tiên quyết để hồ sơ được thụ lý, giúp Quý khách tiết kiệm thời gian đi lại và bổ sung.

Đối với phương thức nộp trực tiếp: Quý khách có thể sử dụng bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm bản chính để cán bộ tiếp nhận đối chiếu.

Đối với phương thức gửi qua đường bưu chính: hồ sơ bắt buộc phải là bản sao có chứng thực và Tờ khai đề nghị phải được chứng thực chữ ký hợp lệ. Đặc biệt, các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường hợp được miễn trừ theo điều ước quốc tế.

Cách thức nộp hồ sơ xin cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Quý khách hàng có thể lựa chọn phương thức phù hợp nhất với điều kiện địa lý và khả năng tiếp cận công nghệ của mình. Dưới đây là ba hình thức nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công: Theo Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Nghị định 191/2025/NĐ-CP, việc nộp hồ sơ cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam có thể thực hiện toàn trình hoặc một phần trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công của Bộ Tư pháp/Bộ Ngoại giao.

Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thẩm quyền: Người yêu cầu có thể đến trực tiếp Sở Tư pháp, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc Ủy ban Nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài để nộp hồ sơ.

Nộp hồ sơ qua hệ thống bưu chính: Nếu không thể nộp trực tiếp hoặc trực tuyến, Quý khách hàng được quyền gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan có thẩm quyền. Đối với hình thức này, tờ khai đề nghị cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam phải có chữ ký được chứng thực hợp lệ. Khi nộp online, người yêu cầu được cấp mã số hồ sơ để theo dõi, bổ sung hồ sơ khi được yêu cầu.

Trình tự giải quyết hồ sơ xin cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Quy trình xử lý hồ sơ hành chính được thiết kế để đảm bảo sự minh bạch, chính xác trong việc xác minh nguồn gốc quốc tịch. Từ khâu tiếp nhận đến khi trả kết quả là một chuỗi các hoạt động nghiệp vụ giữa các cơ quan quản lý hộ tịch, cư trú và ngoại giao. Quy trình này thực hiện theo quy định khoản 2 Điều 32 Nghị định số 191/2025/NĐ-CP:

Bước 1: Nộp và tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Người yêu cầu nộp hồ sơ theo một trong các cách: trực tiếp, trực tuyến hoặc qua bưu chính đã nêu trên tại các cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Sau khi người yêu cầu nộp hồ sơ (trực tiếp, trực tuyến hoặc qua bưu chính), cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra thành phần và tính hợp lệ của các giấy tờ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc kê khai chưa chính xác, cán bộ sẽ hướng dẫn người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Nếu hồ sơ đủ điều kiện, cơ quan sẽ tiến hành thụ lý, vào sổ theo dõi và cấp giấy biên nhận (hoặc thông báo mã hồ sơ điện tử) cho người nộp, trong đó ghi rõ ngày dự kiến trả kết quả.

Bước 2: Thẩm tra, xác minh dữ liệu

Cơ quan thụ lý tiến hành đối chiếu thông tin trong hồ sơ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, dữ liệu hộ tịch điện tử và tàng thư quốc tịch. Trong trường hợp hồ sơ phức tạp hoặc giấy tờ do chế độ cũ cấp, cơ quan thụ lý sẽ có văn bản trao đổi, phối hợp xác minh với Bộ Công an, Bộ Tư pháp hoặc các cơ quan liên quan khác để làm rõ nhân thân, thời gian cư trú và nguồn gốc quốc tịch của đương sự.

Bước 3: Quyết định và cấp Giấy xác nhận

Sau khi kết thúc quá trình thẩm tra hồ sơ hợp lệ và đủ căn cứ pháp lý, Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền sẽ ký cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam theo mẫu quy định. Cán bộ thụ lý đồng thời thực hiện việc vào sổ quản lý để lưu trữ dữ liệu và đảm bảo giá trị pháp lý lâu dài cho văn bản.

Trong trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện hoặc phát hiện gian dối, cơ quan nhà nước bắt buộc phải ban hành văn bản từ chối nêu rõ lý do để đảm bảo tính minh bạch. Kết quả cuối cùng sẽ được trả cho người yêu cầu qua phương thức đã đăng ký, và Quý khách cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin nhân thân trên Giấy xác nhận ngay khi nhận được để kịp thời đính chính nếu có sai sót.

>> Xem thêm: Xin lại quốc tịch Việt Nam: Hướng dẫn thủ tục thực hiện

Thời hạn giải quyết và trả kết quả

Điều 32 Nghị định 191/2025/NĐ-CP quy định thời hạn 45 ngày kể từ ngày thụ lý để xem xét cấp Giấy xác nhận, đối với những trường hợp phức tạp có thể kéo dài thêm nhưng không quá 60 ngày. Tuy nhiên, theo quy trình thực tế trên Cổng Dịch vụ công (bao gồm cả thời gian xác minh liên ngành), tổng thời gian giải quyết là 53 ngày đối với hồ sơ thông thường và có thể kéo dài tới 68 ngày đối với hồ sơ phức tạp cần xác minh kỹ lưỡng. Kết quả trả về là 01 bản chính Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam hoặc văn bản từ chối nêu rõ lý do.

Phí và lệ phí thực hiện thủ tục

Mức thu phí phụ thuộc vào cơ quan tiếp nhận hồ sơ và địa bàn nơi thực hiện thủ tục (trong nước hoặc nước ngoài). Quý khách hàng cần lưu ý ba nội dung chính về nghĩa vụ tài chính dưới đây.

Mức thu tại cơ quan trong nước: Khi nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp hoặc Ủy ban Nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài, mức phí được thu theo biểu mức thu phí và lệ phí lãnh sự do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 281/2016/TT-BTC, mức lệ phí tham khảo hiện hành khoảng 100.000 VNĐ/hồ sơ.

Mức thu tại Cơ quan đại diện ở nước ngoài: Đối với hồ sơ nộp tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài, mức phí tham khảo thông thường được quy định trên Cổng Dịch vụ công quốc gia là khoảng 20 USD/hồ sơ (hoặc đơn vị tiền tệ sở tại tương đương).

Ngoài ra, khi thuộc một trong các trường hợp đặc biệt tại Điều 5 Thông tư số 281/2016/TT-BTC thì người yêu cầu xác nhận sẽ được miễn phí, lệ phí nêu trên.

Dịch vụ luật sư tư vấn xin cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Để hỗ trợ Quý khách hàng thực hiện thủ tục cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam một cách nhanh chóng và chính xác, Chuyên tư vấn luật cung cấp các dịch vụ pháp lý chuyên sâu sau:

• Luật sư tư vấn thủ tục xin cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam
• Hướng dẫn thu thập, trích lục các giấy tờ hộ tịch, hộ khẩu cũ từ các cơ quan lưu trữ nhà nước để chứng minh nguồn gốc.
• Soạn thảo, hoàn thiện Tờ khai và rà soát toàn bộ hồ sơ pháp lý đảm bảo tính hợp lệ, logic và đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
• Đại diện Quý khách hàng (trong phạm vi pháp luật cho phép) hoặc hỗ trợ Quý khách làm việc với Sở Tư pháp, Cục Hộ tịch, Cơ quan đại diện ngoại giao để giải trình, bổ sung hồ sơ khi cần thiết.
• Khiếu nại các hành vi hành chính hoặc quyết định hành chính trái pháp luật trong trường hợp hồ sơ bị từ chối không có lý do chính đáng.

>> Xem thêm: Thủ tục cấp sổ đỏ lần đầu cho người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài

Các câu hỏi liên quan đến thủ tục cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Trong quá trình tìm hiểu và thực hiện thủ tục xin Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam, người dân thường gặp nhiều vướng mắc về hồ sơ, thẩm quyền và thời gian giải quyết. Để hỗ trợ bạn nắm rõ quy định và xử lý đúng từng bước, phần dưới đây tổng hợp các câu hỏi thường gặp cùng lời giải đáp chi tiết.

Hồ sơ xin cấp giấy xác nhận là người gốc Việt Nam có được bổ sung sau khi nộp không?

Theo Điều 32 Nghị định 191/2025/NĐ-CP, cơ quan tiếp nhận được quyền yêu cầu người nộp hoàn thiện hồ sơ khi có sai sót, thiếu giấy tờ. Thông báo yêu cầu bổ sung phải nêu rõ danh mục cần bổ sung và thời hạn thực hiện. Người nộp có thể bổ sung trực tiếp, trực tuyến hoặc qua bưu chính tùy theo phương thức nộp ban đầu. Hồ sơ chỉ được thụ lý khi đầy đủ thành phần theo quy định, bảo đảm cơ sở xác minh chuẩn xác.

Giấy xác nhận này có đồng nghĩa với việc tôi có hai quốc tịch (song tịch) không?

Giấy xác nhận này chỉ có giá trị chứng minh nguồn gốc huyết thống và lịch sử cư trú, hoàn toàn không đồng nghĩa với việc Quý khách đang sở hữu quốc tịch Việt Nam. Để chính thức có hai quốc tịch, Quý khách bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin trở lại quốc tịch Việt Nam theo một quy trình pháp lý riêng biệt được Chủ tịch nước phê chuẩn.

Không có giấy tờ chứng minh gốc Việt có xin được không?

Điều 32 Nghị định 191/2025/NĐ-CP cho phép nộp các giấy tờ thay thế trong trường hợp không còn giấy tờ hộ tịch gốc. Người yêu cầu có thể nộp: (1) giấy tờ do chế độ cũ cấp; (2) giấy bảo lãnh của hội đoàn người Việt ở nước ngoài; (3) giấy bảo lãnh của người có quốc tịch Việt Nam; hoặc (4) giấy tờ nước ngoài ghi quốc tịch gốc Việt Nam. Mục đích của cơ chế này là hỗ trợ kiều bào khó tiếp cận giấy tờ hộ tịch cũ. Tuy nhiên, cơ quan thụ lý sẽ xác minh tính xác thực trước khi quyết định cấp Giấy xác nhận.

Thời hạn sử dụng của Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam là bao lâu?

Hiện nay pháp luật không quy định thời hạn hiệu lực cụ thể, do đó Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam có giá trị sử dụng lâu dài trong suốt cuộc đời của người được cấp. Văn bản này chỉ mất giá trị pháp lý khi bị cơ quan nhà nước thu hồi do phát hiện gian dối hoặc khi người được cấp đã chính thức được nhập trở lại quốc tịch Việt Nam.

>> Xem thêm: Người Việt Nam định cư ở nước ngoài nhận di sản là đất đai

Kết luận

Thủ tục hành chính này đòi hỏi sự chính xác cao về giấy tờ hộ tịch qua các thời kỳ lịch sử đầy biến động. Nếu Quý khách hàng gặp khó khăn trong quá trình chứng minh nguồn gốc hoặc cần hỗ trợ pháp lý chuyên sâu để thực hiện thủ tục cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam, vui lòng liên hệ Chuyên tư vấn luật. Liên hệ ngay qua Hotline 1900636387 để được tư vấn chi tiết.