Trình tự giải quyết khiếu nại hành chính mới nhất 2025

Trình tự giải quyết khiếu nại hành chính được quy định rõ ràng trong Luật Khiếu nại năm 2011 và được hướng dẫn chi tiết bởi Nghị định 124/2020/NĐ-CP. Khi một cá nhân, cơ quan, hoặc tổ chức nhận thấy rằng một quyết định hành chính hay hành vi hành chính của cơ quan nhà nước, hoặc của người có thẩm quyền, là trái pháp luật và xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình, họ hoàn toàn có quyền thực hiện việc khiếu nại để bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình. Quy trình này đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc xem xét các kiến nghị của công dân và tổ chức. Bài viết này Chuyên tư vấn luật sẽ cung cấp cho Quý khách hàng cái nhìn tổng quan về trình tự này.

Thủ tục thụ lý

Điều kiện thụ lý giải quyết khiếu nại

Đây là công việc đầu tiên quan trọng cần phải thực hiện trong cả hai lần giải quyết khiếu nại. Theo quy định tại Luật Khiếu nại, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được khiếu nại thuộc thẩm quyền và không thuộc các trường hợp không được thụ lý theo Điều 11, người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu phải thụ lý và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại, cơ quan/đơn vị chuyển khiếu nại và cơ quan thanh tra nhà nước cùng cấp. Trường hợp không thụ lý thì phải nêu rõ lý do.

Kiểm tra các điều kiện đảm bảo việc thụ lý khiếu nại

Việc kiểm tra đơn hoặc bản ghi nội dung khiếu nại, cũng như điều kiện về chủ thể thực hiện quyền khiếu nại, là bước không thể thiếu trong cả quá trình giải quyết khiếu nại lần đầu và lần hai.

Về hình thức, đơn khiếu nại phải ghi rõ: ngày, tháng, năm khiếu nại; họ tên, địa chỉ người khiếu nại; tên, địa chỉ cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân bị khiếu nại; nội dung, lý do khiếu nại; tài liệu liên quan; yêu cầu giải quyết và phải có chữ ký hoặc điểm chỉ của người khiếu nại.

Về chủ thể, người khiếu nại phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Trường hợp không có năng lực hành vi dân sự đầy đủ thì phải thông qua người đại diện hợp pháp theo quy định của Bộ luật Dân sự. Cơ quan, tổ chức thực hiện việc khiếu nại thông qua người đại diện theo pháp luật, người này có thể ủy quyền cho luật sư hoặc cá nhân khác có đủ năng lực hành vi dân sự thực hiện việc khiếu nại. Nếu có nhiều người cùng khiếu nại về một nội dung, đơn khiếu nại phải có chữ ký của tất cả các cá nhân này, đồng thời bắt buộc phải cử người đại diện. Người đại diện phải là người trong số những người khiếu nại, và việc cử người đại diện phải được lập văn bản theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 124/2020/NĐ-CP.

Xác minh

Xác minh nội dung khiếu nại là bước rất quan trọng, được thực hiện ngay sau khi khiếu nại được thụ lý.

Theo Điều 29 Luật Khiếu nại, đối với giải quyết khiếu nại lần đầu, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thụ lý (hoặc 45 ngày đối với vụ việc phức tạp), người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại phải kiểm tra lại quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính của mình, hoặc của người do mình trực tiếp quản lý. Nếu qua kiểm tra thấy khiếu nại đúng thì phải ra ngay quyết định giải quyết khiếu nại.

Trường hợp sau khi kiểm tra vẫn chưa đủ căn cứ kết luận nội dung khiếu nại đúng hay sai, người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu sẽ tự mình xác minh hoặc giao cho cơ quan thanh tra cùng cấp, hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm (gọi chung là người có trách nhiệm xác minh) tiến hành xác minh và kiến nghị hướng giải quyết. Việc xác minh có thể được thực hiện trực tiếp tại nơi phát sinh khiếu nại hoặc thông qua việc kiểm tra tài liệu, chứng cứ do các bên liên quan cung cấp.

Kết thúc quá trình xác minh, người có trách nhiệm xác minh phải lập báo cáo kết quả xác minh, gồm các nội dung: đối tượng xác minh, thời gian tiến hành, người thực hiện xác minh, nội dung công việc, kết quả xác minh, kết luận và kiến nghị hướng giải quyết khiếu nại.

Đối thoại

Qua thực tiễn giải quyết khiếu nại cho thấy, tổ chức đối thoại ngày càng trở thành một khâu quan trọng, không thể thiếu, thể hiện rõ tính công khai, minh bạch và dân chủ trong quá trình xử lý khiếu nại. Đối thoại có ý nghĩa thực tế lớn trong việc nâng cao hiệu quả giải quyết và giảm thiểu các tranh chấp kéo dài.

Trong giải quyết khiếu nại lần đầu, nếu giữa yêu cầu của người khiếu nại và kết quả xác minh còn có sự khác biệt, người giải quyết khiếu nại phải tổ chức đối thoại với các bên liên quan để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu của người khiếu nại và hướng xử lý. Việc đối thoại phải được thực hiện công khai, dân chủ và có thông báo bằng văn bản về thời gian, địa điểm, nội dung cho tất cả các bên liên quan.

Tại buổi đối thoại, người giải quyết khiếu nại phải trình bày rõ nội dung cần đối thoại, kết quả xác minh; người tham gia có quyền phát biểu ý kiến, cung cấp chứng cứ, đưa ra yêu cầu của mình. Việc đối thoại phải được lập thành biên bản, trong đó ghi đầy đủ ý kiến của các bên, kết quả đối thoại, có chữ ký hoặc điểm chỉ xác nhận. Trường hợp người tham gia không ký hoặc điểm chỉ thì phải ghi rõ lý do. Biên bản đối thoại được lưu vào hồ sơ vụ việc và là một trong những căn cứ quan trọng để ra quyết định giải quyết khiếu nại.

Ban hành quyết định giải quyết khiếu nại

Quyết định giải quyết khiếu nại là văn bản do người có thẩm quyền ban hành trong quá trình xử lý khiếu nại lần đầu:

Đối với quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu, nội dung bắt buộc phải thể hiện: ngày, tháng, năm ban hành; tên, địa chỉ của người khiếu nại và người bị khiếu nại; nội dung khiếu nại; kết quả xác minh; kết quả đối thoại (nếu có); căn cứ pháp luật áp dụng; kết luận về việc khiếu nại đúng, sai hay đúng một phần; quyết định giữ nguyên, sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ quyết định hành chính, chấm dứt hành vi hành chính bị khiếu nại; phương án bồi thường (nếu có); quyền khiếu nại tiếp hoặc quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án.

Ngoài ra, trong trường hợp nhiều người cùng khiếu nại về một nội dung, người có thẩm quyền sẽ xác minh, kết luận chung về nội dung khiếu nại, sau đó ban hành quyết định riêng cho từng người hoặc một quyết định chung kèm theo danh sách người khiếu nại.

Quyền khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện hành chính đến toà án có thẩm quyền

Theo Điều 33 Luật Khiếu nại năm 2011, khiếu nại lần hai được thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hết hạn giải quyết khiếu nại lần đầu mà khiếu nại đó không được trả lời hoặc kể từ ngày người khiếu nại nhận được quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu mà không đồng ý với quyết định đó. Trong trường hợp vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn, thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 45 ngày.

Người khiếu nại cần gửi đơn khiếu nại lần hai cùng với quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu và các tài liệu liên quan đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai.

Trong quá trình giải quyết khiếu nại lần hai, cơ quan có thẩm quyền phải tiến hành đối thoại với người khiếu nại, người bị khiếu nại và các bên liên quan để làm rõ nội dung khiếu nại cũng như hướng giải quyết. Việc đối thoại phải được thông báo bằng văn bản trước cho các bên về thời gian, địa điểm và nội dung, đồng thời kết quả đối thoại được lập thành biên bản lưu vào hồ sơ vụ việc.

Nếu người khiếu nại vẫn không đồng ý với kết quả giải quyết khiếu nại lần hai hoặc hết thời hạn mà khiếu nại không được giải quyết, họ có quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền theo quy định của Luật tố tụng hành chính.

Tóm lại, quyền khiếu nại lần hai và khởi kiện hành chính được quy định rõ nhằm bảo đảm cho người khiếu nại có thể tiếp tục yêu cầu xem xét khi chưa đồng thuận với quyết định giải quyết ban đầu, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của họ trong khuôn khổ pháp luật

>>>> Xem thêm: Khiếu nại quyết định kỷ luật lao động: Trình tự giải quyết

Thủ tục giải quyết khiếu nại lần 2

Thủ tục giải quyết khiếu nại lần hai được tiến hành cụ thể và đầy đủ như sau:

Tiếp nhận đơn khiếu nại lần hai

Người khiếu nại gửi đơn khiếu nại lần hai cùng với bản sao quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu và các tài liệu liên quan (nếu có) đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai. Cơ quan tiếp nhận xem xét tính hợp lệ của đơn khiếu nại.

Thụ lý đơn khiếu nại lần hai

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại hợp lệ, người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai phải thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại, người giải quyết khiếu nại lần đầu và các bên liên quan về việc:

• Thụ lý giải quyết khiếu nại, hoặc
• Không thụ lý (phải nêu rõ lý do bằng văn bản).

Đáng chú ý, ngoài việc thụ lý các trường hợp khiếu nại với Quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu, người có thẩm quyền còn phải tiếp nhận cả những trường hợp khiếu nại lần đầu mà quá hạn chưa được giải quyết.

Thẩm tra, xác minh nội dung khiếu nại

Người giải quyết khiếu nại lần hai có quyền:

• Yêu cầu người khiếu nại cung cấp thông tin, chứng cứ liên quan;
• Yêu cầu người bị khiếu nại giải trình bằng văn bản về nội dung khiếu nại;
• Yêu cầu người giải quyết khiếu nại lần đầu và các cá nhân, tổ chức liên quan cung cấp thông tin, tài liệu;
• Tổ chức đối thoại với các bên liên quan để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu và hướng giải quyết;
• Thực hiện xác minh tại chỗ nếu cần;
• Trưng cầu giám định hay áp dụng các biện pháp khác theo quy định của pháp luật.

Việc tổ chức đối thoại phải được thông báo bằng văn bản trước về thời gian, địa điểm và nội dung cho các bên tham gia.

Thành lập Hội đồng tư vấn (nếu cần thiết)

Trong các trường hợp khiếu nại phức tạp, người có thẩm quyền giải quyết có thể thành lập Hội đồng tư vấn để lấy ý kiến, đánh giá thêm trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Quyết định giải quyết khiếu nại lần hai

Trên cơ sở kết quả xác minh, đối thoại và các chứng cứ thu thập được, người có thẩm quyền sẽ ra Quyết định giải quyết khiếu nại lần hai, đồng thời gửi quyết định này cho người khiếu nại, người bị khiếu nại, người giải quyết khiếu nại lần đầu và các bên liên quan.

Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết khiếu nại lần hai không quá 45 ngày kể từ ngày thụ lý; với vụ việc phức tạp hoặc tại vùng sâu, vùng xa có thể kéo dài nhưng không quá 60 ngày (hoặc 70 ngày với trường hợp đặc biệt khó khăn).

Như vậy, thủ tục giải quyết khiếu nại lần hai được tổ chức và thực hiện một cách nghiêm túc, có quy trình rõ ràng để đảm bảo quyền lợi của người khiếu nại, đồng thời tạo cơ sở minh bạch, khách quan cho việc giải quyết tranh chấp. Quy trình này cũng cho phép linh hoạt áp dụng đối thoại và tham vấn trong trường hợp phức tạp nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng giải quyết khiếu nại.

Quyền khởi kiện hành chính khi không đồng ý quyết định giải quyết khiếu nại lần 2

Theo quy định tại Điều 42 Luật Khiếu nại 2011, người khiếu nại có quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền trong các trường hợp sau:

• Hết thời hạn giải quyết khiếu nại lần hai mà khiếu nại không được giải quyết. Thời hạn giải quyết khiếu nại lần hai không quá 45 ngày kể từ ngày thụ lý; đối với vụ việc phức tạp hoặc ở vùng sâu, vùng xa có thể kéo dài hơn nhưng không quá 60 ngày. Trong thời hạn 10 ngày đầu kể từ khi nhận được đơn khiếu nại hợp lệ, người giải quyết khiếu nại lần hai phải thụ lý và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và các bên liên quan.
• Người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần hai.

Việc khởi kiện vụ án hành chính sẽ được thực hiện theo quy định của Luật Tố tụng hành chính. Quyền này cho phép cá nhân, tổ chức bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình khi cho rằng quyết định hành chính, hành vi hành chính là trái pháp luật và xâm phạm trực tiếp đến quyền, lợi ích đó . Điều này tạo cơ chế bảo đảm rằng mọi khiếu nại đều được xem xét một cách công bằng và có cơ hội được giải quyết tại cơ quan tài phán độc lập nếu không đạt được sự đồng thuận thông qua các cấp giải quyết khiếu nại hành chính 

>>>> Xem thêm: Các trường hợp đình chỉ giải quyết vụ án hành chính

Dịch vụ luật sư nhận uỷ quyền thực hiện khiếu nại

Dưới đây là các dịch vụ luật sư của Chuyên tư vấn luật nhận ủy quyền thực hiện khiếu nại hành chính phổ biến hiện nay:

• Tư vấn, nghiên cứu hồ sơ, thông tin liên quan đến khiếu nại hành chính và tranh chấp hành chính.
• Soạn thảo đơn khiếu nại, tố cáo liên quan đến quyết định, hành vi hành chính của cơ quan nhà nước, cán bộ công chức.
• Đại diện khách hàng thực hiện thủ tục khiếu nại, theo dõi quá trình giải quyết và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của khách hàng trước cơ quan nhà nước.
• Tư vấn và hỗ trợ thủ tục khởi kiện vụ án hành chính khi không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại.
• Tư vấn pháp luật hành chính tổng quát, bao gồm các lĩnh vực đất đai, bồi thường, hỗ trợ tái định cư, xử lý vi phạm hành chính

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Nếu quá hạn giải quyết khiếu nại lần đầu mà không được trả lời thì phải làm sao?

Người khiếu nại có quyền khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền theo Luật Tố tụng hành chính.

Việc đối thoại trong giải quyết khiếu nại có bắt buộc không?

Đối với giải quyết khiếu nại lần đầu, đối thoại không bắt buộc, chỉ thực hiện khi có sự khác biệt giữa yêu cầu khiếu nại và kết quả xác minh. Đối với khiếu nại lần hai, đối thoại là bắt buộc, nhằm làm rõ nội dung khiếu nại và hướng giải quyết.

Người khiếu nại có bắt buộc phải tự mình thực hiện khiếu nại không?

Không bắt buộc. Người khiếu nại có thể ủy quyền cho luật sư hoặc người có đủ năng lực hành vi dân sự thực hiện khiếu nại thay mình.

Sau khi có quyết định giải quyết khiếu nại lần hai, còn được khởi kiện ra Tòa không?

Có. Nếu không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần hai hoặc hết thời hạn mà không được giải quyết, người khiếu nại có quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền.

Khiếu nại lần hai có thời hạn giải quyết bao lâu?

Thời hạn giải quyết khiếu nại lần hai không quá 45 ngày kể từ ngày thụ lý; đối với vụ việc phức tạp có thể kéo dài nhưng không quá 60 ngày.

>>>> Xem thêm: Thủ tục khiếu nại quyết định của cơ quan thi hành án

Kết luận

Trình tự giải quyết khiếu nại hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức. Hiểu đúng quy định và thực hiện đúng thủ tục sẽ giúp quá trình khiếu nại đạt hiệu quả và tránh rủi ro pháp lý không đáng có. Chuyên tư vấn luật luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến khiếu nại hành chính. Hãy liên hotline 1900.63.63.87 để được hỗ trợ.