Thẩm quyền cấp giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Thẩm quyền cấp giấy xác nhận là người gốc Việt Nam được pháp luật phân định rõ ràng dựa trên nơi cư trú của người yêu cầu nhằm đảm bảo tính thống nhất trong quản lý hành chính. Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ giúp người dân tối ưu hóa thời gian xử lý và đảm bảo tính hợp pháp của văn bản khi sử dụng cho các mục đích như xin miễn thị thực hay sở hữu bất động sản. Bài viết dưới đây Chuyên tư vấn luật sẽ phân tích chi tiết các quy định hiện hành về thẩm quyền, trình tự và thủ tục liên quan đến vấn đề này.

Trường hợp người đang cư trú ở nước ngoài

Căn cứ Điều 31 Nghị định 191/2025/NĐ-CP thì thẩm quyền cấp giấy xác nhận là người gốc Việt Nam thuộc về Sở Tư pháp hoặc cơ quan đại diện, nơi người yêu cầu cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam cư trú vào thời điểm nộp hồ sơ có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam. Cơ quan đại diện trong trường hợp này xác định theo khoản 2 Điều 2 Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài 2009 là cơ quan đại diện ngoại giao và cơ quan đại diện lãnh sự.

Vì vậy, đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc người chưa xác định rõ quốc tịch nhưng đang cư trú hợp pháp ngoài lãnh thổ Việt Nam, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ xin cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam bao gồm:

• Đại sứ quán Việt Nam;
• Tổng Lãnh sự quán/Lãnh sự quán Việt Nam;
• Các cơ quan đại diện khác được Nhà nước Việt Nam ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự.

Trong thực tế, người yêu cầu có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở Cơ quan đại diện hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu chính theo hướng dẫn cụ thể của từng cơ quan. Một số cơ quan đại diện cho phép đặt lịch hẹn trực tuyến để tiếp nhận hồ sơ nhằm giảm thời gian chờ đợi.

Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam được sử dụng khá phổ biến trong các thủ tục như:

• Xin miễn thị thực vào Việt Nam;
• Làm căn cứ xác nhận quốc tịch Việt Nam hoặc xin trở lại quốc tịch;
• Thực hiện các hoạt động đầu tư, mua nhà ở, nhận thừa kế, cư trú dài hạn tại Việt Nam theo quy định pháp luật hiện hành.

Trường hợp người đang cư trú tại Việt Nam

Đối với người đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam, thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ xin Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam thuộc về Sở Tư pháp nơi người yêu cầu cư trú.

Nơi cư trú được xác định căn cứ vào:

• Thông tin thường trú hoặc tạm trú hợp pháp;
• Dữ liệu cư trú được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Việc nộp hồ sơ đúng Sở Tư pháp có thẩm quyền là điều kiện bắt buộc để hồ sơ được thụ lý và giải quyết. Trong một số trường hợp có tính chất phức tạp, Sở Tư pháp không trực tiếp quyết định cấp Giấy xác nhận mà phải trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Các trường hợp này thường bao gồm:

• Hồ sơ thiếu giấy tờ gốc chứng minh nguồn gốc Việt Nam;
• Có sự thay đổi quốc tịch qua nhiều thời kỳ;
• Thông tin cá nhân trong hồ sơ không thống nhất;
• Cần xác minh liên ngành với cơ quan công an, xuất nhập cảnh, hộ tịch.

Trong các trường hợp trên, Sở Tư pháp có trách nhiệm thẩm tra, tổng hợp và đề xuất phương án giải quyết để UBND cấp tỉnh quyết định. Khi đó quy trình giải quyết cơ bản như sau:

• Bước 1: Nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp.
• Bước 2: Sở Tư pháp xác minh, lấy ý kiến cơ quan liên quan (nếu ccần.
• Bước 3: Trình UBND cấp tỉnh cấp Giấy xác nhận.

Trường hợp hồ sơ có yếu tố quốc tịch, xuất nhập cảnh phức tạp

Trong thực tiễn giải quyết thủ tục xin Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam, nhiều hồ sơ phát sinh yếu tố quốc tịch và xuất nhập cảnh phức tạp, dẫn đến việc thời gian giải quyết kéo dài hơn so với hồ sơ thông thường. Các trường hợp này thường gặp khi người yêu cầu đã hoặc đang mang quốc tịch nước ngoài, có quá trình thay đổi quốc tịch qua nhiều giai đoạn, thông tin về nơi sinh, quốc tịch, cư trú không thống nhất giữa các giấy tờ, hoặc không còn giấy tờ gốc chứng minh nguồn gốc Việt Nam.

Căn cứ khoản 4 Điều 3 Luật Quốc tịch Việt Nam năm 2008, sửa đổi bổ sung năm 2014, việc xác định người gốc Việt Nam phải căn cứ vào nguồn gốc quốc tịch của bản thân hoặc cha mẹ, ông bà, nên các trường hợp nêu trên buộc phải xác minh kỹ lưỡng.

Căn cứ khoản 2 Điều 32 Nghị định số 191/2025/NĐ-CP, trong quá trình thẩm tra, Sở Tư pháp hoặc Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam có quyền trao đổi, xác minh thông tin với Bộ Tư pháp để làm rõ dữ liệu về hộ tịch, quốc tịch và lịch sử pháp lý cá nhân theo thẩm quyền quản lý nhà nước được giao. Việc phối hợp này nhằm bảo đảm hồ sơ được xem xét đúng đối tượng, đúng căn cứ pháp luật, tránh sai sót trong quá trình cấp Giấy xác nhận.

Trường hợp hồ sơ liên quan đến cư trú, xuất nhập cảnh hoặc tình trạng quốc tịch tại Việt Nam, cơ quan giải quyết có thể phối hợp với Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an để xác minh lịch sử xuất nhập cảnh, thời gian cư trú và tình trạng pháp lý của người yêu cầu. Trên thực tế, các hồ sơ này thường cần bổ sung tài liệu hoặc giải trình, do đó việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, logic ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế rủi ro kéo dài thời gian giải quyết hoặc bị từ chối cấp Giấy xác nhận.

Cách thức nộp hồ sơ xin cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Người có nhu cầu xin Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam có thể lựa chọn nhiều cách thức nộp hồ sơ khác nhau:

• Nộp hồ sơ trực tuyến được thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công của cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ được số hóa và gửi trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý.
• Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Tư pháp nơi cư trú hoặc Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài giúp người nộp được kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn bổ sung kịp thời.
• Nộp hồ sơ qua hệ thống bưu chính áp dụng khi người yêu cầu không thể đến trực tiếp. Hồ sơ vẫn được tiếp nhận và giải quyết theo đúng trình tự pháp luật.

Trình tự giải quyết hồ sơ xin cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Quy trình giải quyết hồ sơ cấp giấy xác nhận là người gốc Việt Nam được chuẩn hóa theo các văn bản quy phạm pháp luật mới nhất. Việc tuân thủ đúng trình tự các bước giúp cơ quan quản lý và người dân thực hiện thủ tục một cách khoa học, chính xác. Các bước thực hiện cụ thể được quy định tại khoản 2 Điều 32 Nghị định số 191/2025/NĐ-CP như sau.

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định và nộp qua một trong các phương thức đã nêu trên. Tại bước này, trách nhiệm của người nộp là đảm bảo tính trung thực, chính xác của các thông tin kê khai trong tờ khai và tính hợp pháp của các giấy tờ chứng minh kèm theo. Việc cung cấp thông tin sai lệch có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc bị hủy bỏ kết quả sau này.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, cán bộ sẽ cấp Giấy biên nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ phải hướng dẫn cụ thể bằng văn bản để người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Quá trình này đảm bảo không có sự sách nhiễu và hồ sơ được đưa vào quy trình xử lý ngay khi đủ điều kiện.

Bước 3: Thẩm tra, xác minh dữ liệu

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý hồ sơ, cơ quan thụ lý hồ sơ có trách nhiệm xem xét, kiểm tra thông tin trong hồ sơ, giấy tờ do người yêu cầu xuất trình và có văn bản gửi cơ quan Công an cấp tỉnh (nếu nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp) hoặc Bộ Công an (nếu nộp hồ sơ tại cơ quan đại diện) xác minh về nhân thân của người có yêu cầu. Thời hạn xác minh và trả lời kết quả xác minh là 45 ngày; trường hợp phức tạp thì có thể kéo dài thêm nhưng không quá 60 ngày.

Bước 4: Quyết định và cấp Giấy xác nhận

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh, nếu thấy có đủ cơ sở để xác định người đó có nguồn gốc Việt Nam, cơ quan thụ lý hồ sơ ghi vào Sổ cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam; người đứng đầu cơ quan ký và cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam theo mẫu quy định cho người yêu cầu.

Nếu không có cơ sở để cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam, cơ quan thụ lý hồ sơ thông báo bằng văn bản cho người yêu cầu biết.

>>> Tham khảo: Trình tự thủ tục cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Thời hạn giải quyết và trả kết quả

Quy định pháp luật đặt ra khung thời gian cụ thể để cơ quan nhà nước có trách nhiệm xử lý, tuy nhiên thực tế có thể phát sinh chênh lệch do tính chất phức tạp của từng hồ sơ. Hiểu rõ về quy định thời hạn giúp người dân chủ động trong kế hoạch cá nhân.

Điều 32 Nghị định 191/2025/NĐ-CP quy định thời hạn tiêu chuẩn là 45 ngày kể từ ngày thụ lý hồ sơ hợp lệ để cơ quan có thẩm quyền xem xét cấp Giấy xác nhận. Đối với những trường hợp phức tạp cần xác minh ở nhiều cấp hoặc cần ý kiến từ các cơ quan liên quan, thời hạn này có thể được kéo dài thêm nhưng luật định không quá 60 ngày. Quy định này nhằm thúc đẩy tốc độ xử lý hành chính, tránh tình trạng hồ sơ bị tồn đọng kéo dài không có lý do chính đáng.

Tuy nhiên, theo quy trình thực tế ghi nhận trên Cổng Dịch vụ công, tổng thời gian giải quyết thường bao gồm cả thời gian luân chuyển hồ sơ và xác minh liên ngành. Do đó, thời gian thực tế để nhận kết quả là 53 ngày đối với các hồ sơ thông thường có đầy đủ giấy tờ chứng minh rõ ràng. Đối với hồ sơ phức tạp cần xác minh kỹ lưỡng về nhân thân hoặc lịch sử quốc tịch, thời gian xử lý có thể kéo dài tới 68 ngày.

Kết quả cuối cùng trả về cho người yêu cầu là 01 bản chính Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam. Văn bản này có phôi in theo mẫu quy định của Bộ Tư pháp, có đóng dấu và chữ ký của người có thẩm quyền. Trong trường hợp không đủ điều kiện cấp, cơ quan xử lý sẽ trả về văn bản từ chối, trong đó nêu rõ lý do pháp lý và thực tiễn dẫn đến quyết định từ chối để người dân nắm bắt thông tin minh bạch.

Phí và lệ phí thực hiện thủ tục xin cấp giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Phí, lệ phí cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam được thực hiện theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí.

Đối với hồ sơ nộp tại cơ quan trong nước, mức thu lệ phí được áp dụng theo Điều 4 Thông tư số 281/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, với mức thu tham khảo hiện hành 100.000 đồng/hồ sơ. Mức lệ phí cụ thể do cơ quan thu phí thực hiện theo quy định và hướng dẫn của cơ quan tài chính có thẩm quyền.

Đối với hồ sơ nộp tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, theo thông tin công bố trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, mức lệ phí hiện hành khoảng 20 USD/hồ sơ hoặc tương đương bằng đồng tiền của nước sở tại.

Ngoài ra, theo Điều 5 Thông tư 281/2016/TT-BTC, người yêu cầu thuộc các trường hợp được miễn phí, lệ phí theo quy định sẽ không phải nộp các khoản chi phí nêu trên khi thực hiện thủ tục.

Dịch vụ luật sư hỗ trợ cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Tại Chuyên tư vấn luật, chúng tôi cung cấp giải pháp pháp lý toàn diện hỗ trợ Quý khách hàng trong quá trình xin cấp giấy xác nhận nguồn gốc. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc thủ tục hành chính, chúng tôi cam kết tối ưu hóa quy trình và bảo vệ tối đa quyền lợi cho thân chủ. Dưới đây là phạm vi công việc mà chúng tôi thực hiện:

• Tư vấn điều kiện pháp lý và đánh giá khả năng được cấp Giấy xác nhận theo từng trường hợp cụ thể.
• Hướng dẫn, rà soát và hoàn thiện hồ sơ xin xác nhận đúng quy định pháp luật.
• Hỗ trợ thu thập, sắp xếp tài liệu chứng minh nguồn gốc Việt Nam, quan hệ nhân thân.
• Soạn thảo văn bản giải trình đối với hồ sơ có yếu tố quốc tịch, cư trú, xuất nhập cảnh phức tạp.
• Đại diện hoặc hỗ trợ làm việc với Sở Tư pháp, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và cơ quan liên quan.
• Theo dõi tiến độ, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu và tư vấn phương án xử lý khi hồ sơ bị từ chối.

Các câu hỏi liên quan đến thẩm quyền cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Người đang cư trú tại Việt Nam cần nộp hồ sơ xin xác nhận nguồn gốc tại cơ quan nào?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 31 Nghị định số 191/2025/NĐ-CP, người yêu cầu cần nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Tư pháp nơi mình đang cư trú để được thụ lý giải quyết. Trong các trường hợp đặc biệt phức tạp, Sở Tư pháp sẽ thẩm tra và trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, ra quyết định cấp giấy xác nhận. Quy định này nhằm đảm bảo việc xác minh nhân thân được thực hiện chính xác tại địa bàn quản lý dân cư.

>> Xem thêm: Người Việt Nam định cư ở nước ngoài nhận di sản là đất đai

Thời hạn tối đa để cơ quan nhà nước giải quyết hồ sơ cấp giấy xác nhận là bao lâu?

Căn cứ Điều 32 Nghị định số 191/2025/NĐ-CP, thời hạn xem xét cấp Giấy xác nhận là 45 ngày kể từ ngày thụ lý hồ sơ hợp lệ. Đối với những trường hợp phức tạp cần xác minh kỹ lưỡng, thời hạn này có thể được kéo dài nhưng pháp luật quy định không được vượt quá 60 ngày. Tuy nhiên, thực tế xử lý có thể lâu hơn do phụ thuộc vào thời gian xác minh liên ngành với cơ quan công an.

Mức lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục này là bao nhiêu?

Theo Thông tư số 281/2016/TT-BTC, mức lệ phí tham khảo hiện hành tại các cơ quan trong nước là 100.000 VNĐ/hồ sơ và tại Cơ quan đại diện ở nước ngoài là khoảng 20 USD/hồ sơ. Người yêu cầu có thể nộp trực tiếp hoặc nộp qua các cổng thanh toán trực tuyến khi thực hiện dịch vụ công. Một số trường hợp đặc biệt như người có công có thể được miễn khoản lệ phí này theo quy định.

Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền cấp giấy xác nhận không?

Có, theo Khoản 2 Điều 31 Nghị định số 191/2025/NĐ-CP, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền cấp giấy xác nhận cho người đang cư trú tại nước sở tại. Giấy xác nhận do cơ quan này cấp có giá trị pháp lý tương đương với văn bản cấp trong nước. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu chính tới trụ sở cơ quan đại diện.

Có bắt buộc phải nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hay không?

Không bắt buộc, căn cứ Khoản 2 Điều 32 Nghị định số 191/2025/NĐ-CP, Quý khách hàng có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công, nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính. Nếu nộp qua bưu điện, các giấy tờ trong hồ sơ phải là bản sao có chứng thực hoặc công chứng hợp lệ. Việc đa dạng hóa phương thức nộp giúp người dân tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

Những yếu tố nào khiến hồ sơ xin Giấy xác nhận bị xem là phức tạp về quốc tịch và xuất nhập cảnh?

Hồ sơ xin cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam bị xem là phức tạp khi người yêu cầu đã hoặc đang mang quốc tịch nước ngoài, có quá trình thay đổi quốc tịch qua nhiều giai đoạn hoặc không còn giấy tờ gốc chứng minh nguồn gốc Việt Nam. Ngoài ra, sự không thống nhất giữa các giấy tờ về họ tên, ngày sinh, nơi sinh, quốc tịch hoặc lịch sử cư trú, xuất nhập cảnh cũng làm tăng mức độ phức tạp của hồ sơ.

Trong những trường hợp này, cơ quan giải quyết buộc phải xác minh kỹ lưỡng để tránh cấp giấy xác nhận sai đối tượng, đồng thời bảo đảm tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật về quốc tịch và quản lý cư trú.

Việc xác định người gốc Việt Nam được căn cứ vào nguồn gốc của những chủ thể nào trong gia đình?

Theo khoản 4 Điều 3 Luật Quốc tịch Việt Nam 2008, việc xác định người gốc Việt Nam được căn cứ vào nguồn gốc quốc tịch của bản thân người yêu cầu hoặc của cha, mẹ, ông, bà. Điều này có nghĩa là không chỉ xét trực tiếp quốc tịch của người nộp hồ sơ mà còn xem xét mối quan hệ huyết thống và nguồn gốc quốc tịch của các thế hệ trước.

Trong thực tế, nhiều trường hợp người yêu cầu không còn giấy tờ quốc tịch Việt Nam của bản thân nhưng vẫn có thể được xác định là người gốc Việt Nam thông qua giấy tờ hộ tịch, gia phả hoặc tài liệu chứng minh quốc tịch của cha mẹ, ông bà theo quy định pháp luật.

Kết luận

Việc xác định đúng thẩm quyền cấp giấy xác nhận là người gốc Việt Nam là bước khởi đầu quan trọng để kiều bào tái thiết lập các quyền lợi hợp pháp tại quê hương. Với sự phức tạp trong quy trình xác minh và yêu cầu khắt khe về giấy tờ, sự đồng hành của đơn vị tư vấn chuyên nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu. Để được hỗ trợ chi tiết về hồ sơ và thủ tục, Quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay với Chuyên tư vấn luật qua Hotline 1900636387 để nhận được sự tư vấn tận tâm từ đội ngũ chuyên gia.