Mẫu tờ khai đề nghị cấp giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Mẫu tờ khai đề nghị cấp giấy xác nhận là người gốc Việt Nam được ban hành chính thức theo Thông tư số 12/2025/TT-BTP nhằm chuẩn hóa quy trình xác định thực thể pháp lý cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài. Cá nhân thực hiện thủ tục phải hoàn thiện tờ khai TP/QT-2025-TKXNNGVN.1 để cơ quan chức năng có căn cứ thẩm tra nguồn gốc huyết thống. Hồ sơ yêu cầu sự chính xác tuyệt đối về thông tin nhân thân và các mốc thời gian cư trú. Nội dung dưới đây hướng dẫn chi tiết cách lập hồ sơ và trình tự giải quyết theo quy định mới nhất.

Thẩm quyền giải quyết thủ tục cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Căn cứ Điều 31 Nghị định 191/2025/NĐ-CP thì Sở Tư pháp hoặc cơ quan đại diện, nơi người yêu cầu cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam cư trú vào thời điểm nộp hồ sơ có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam. Quy định này phân định rõ trách nhiệm của từng cơ quan quản lý nhà nước dựa trên địa bàn cư trú thực tế của đương sự tại thời điểm phát sinh yêu cầu hành chính. Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền giúp tối ưu hóa thời gian xử lý và đảm bảo tính hợp pháp của văn bản được cấp.

• Sở Tư pháp tại Việt Nam: Đây là thực thể có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đối với người gốc Việt Nam đang cư trú tại lãnh thổ Việt Nam. 
• Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự thực hiện chức năng xác nhận cho người gốc Việt Nam đang cư trú ổn định tại nước sở tại. 
• Ủy ban Nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài: Cơ quan này đóng vai trò phối hợp và thẩm tra chuyên sâu trong các trường hợp hồ sơ có tính chất phức tạp về nguồn gốc lịch sử. 

Thành phần hồ sơ xin Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Thành phần hồ sơ theo Điều 32 Nghị định 191/2025/NĐ-CP yêu cầu sự đồng bộ giữa tờ khai và các tài liệu chứng cứ kèm theo. Các hồ sơ cơ bản gồm:.

• Tờ khai đề nghị xác nhận là người gốc Việt Nam (TP/QT-2024-TKXNNGVN.1).
• 02 ảnh 4×6 chụp không quá 6 tháng.
• Giấy tờ về nhân thân của người đó như Chứng minh nhân dân, thẻ Căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy tờ cư trú, thẻ tạm trú, giấy thông hành, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế hoặc giấy tờ xác nhận về nhân thân có dán ảnh do cơ quan có thẩm quyền cấp;
• Giấy tờ được cấp trước đây để chứng minh người đó đã từng có quốc tịch Việt Nam mà khi sinh ra quốc tịch của họ được xác định theo nguyên tắc huyết thống hoặc giấy tờ để chứng minh người đó khi sinh ra có cha mẹ hoặc ông bà nội, ông bà ngoại đã từng có quốc tịch Việt Nam, trong trường hợp cơ quan tiếp nhận không thể khai thác được trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Trường hợp không có bất kỳ giấy tờ nào nêu trên thì tùy từng hoàn cảnh cụ thể, có thể nộp bản sao giấy tờ:

• Về nhân thân, quốc tịch, hộ tịch do chế độ cũ ở miền Nam;
• Hoặc giấy tờ do chính quyền cũ ở miền Bắc cấp; 
• Giấy bảo lãnh của Hội đoàn người Việt Nam ở nước ngoài nơi người đó đang cư trú, trong đó xác nhận người đó có gốc Việt Nam; 
• Giấy bảo lãnh của người có quốc tịch Việt Nam, trong đó xác nhận người đó có gốc Việt Nam; 
• Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp trong đó ghi quốc tịch Việt Nam hoặc quốc tịch gốc Việt Nam.

Tham khảo >>> Mẫu tờ khai đề nghị cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Cách thức nộp hồ sơ xin cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Cơ quan quản lý nhà nước cung cấp đa dạng các phương thức nộp hồ sơ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho Quý khách hàng ở mọi vị trí địa lý. Việc lựa chọn phương thức nộp hồ sơ phù hợp ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ phản hồi và khả năng theo dõi tiến độ xử lý của thực thể hành chính. Quý khách cần đảm bảo các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật hoặc quy chuẩn bưu chính khi thực hiện các hình thức gián tiếp.

• Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công.
• Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thẩm quyền.
• Nộp hồ sơ qua hệ thống bưu chính.

Trình tự giải quyết hồ sơ xin cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Quy trình giải quyết hồ sơ được thực hiện qua các giai đoạn chặt chẽ nhằm đảm bảo tính xác thực của đối tượng được cấp giấy xác nhận. Mỗi bước trong trình tự đều có thời hạn pháp lý cụ thể mà cơ quan chức năng và người nộp hồ sơ phải tuân thủ Điều 32 Nghị định 191/2025/NĐ-CP. Trình tự thủ tục cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam cơ bản như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người có nhu cầu xác nhận là người gốc Việt Nam nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền theo quy định Điều 31 Nghị định 191/2025/NĐ-CP.

Trình tự giải quyết hồ sơ xin cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận thực hiện đối chiếu thông tin, nếu hồ sơ hợp lệ sẽ phát phiếu hẹn trả kết quả hoặc thông báo xác nhận trên hệ thống điện tử. Sau khi người yêu cầu nộp hồ sơ (trực tiếp, trực tuyến hoặc qua bưu chính), cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra thành phần và tính hợp lệ của các giấy tờ. 

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc kê khai chưa chính xác, cán bộ sẽ hướng dẫn người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Nếu hồ sơ đủ điều kiện, cơ quan sẽ tiến hành thụ lý, vào sổ theo dõi và cấp giấy biên nhận (hoặc thông báo mã hồ sơ điện tử) cho người nộp, trong đó ghi rõ ngày dự kiến trả kết quả.

Bước 3: Thẩm tra, xác minh dữ liệu

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý hồ sơ, cơ quan thụ lý hồ sơ có trách nhiệm xem xét, kiểm tra thông tin trong hồ sơ, giấy tờ do người yêu cầu xuất trình và có văn bản gửi cơ quan Công an cấp tỉnh (nếu nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp) hoặc Bộ Công an (nếu nộp hồ sơ tại cơ quan đại diện) xác minh về nhân thân của người có yêu cầu. Thời hạn xác minh và trả lời kết quả xác minh là 45 ngày; trường hợp phức tạp thì có thể kéo dài thêm nhưng không quá 60 ngày.

Cơ quan tư pháp tiến hành kiểm tra tính xác thực của các giấy tờ chứng minh nguồn gốc và phối hợp với các thực thể liên quan để xác minh thông tin. Cơ quan thụ lý tiến hành đối chiếu thông tin trong hồ sơ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, dữ liệu hộ tịch điện tử và tàng thư quốc tịch. 

Trong trường hợp hồ sơ phức tạp hoặc giấy tờ do chế độ cũ cấp, cơ quan thụ lý sẽ có văn bản trao đổi, phối hợp xác minh với Bộ Công an, Bộ Tư pháp hoặc các cơ quan liên quan khác để làm rõ nhân thân, thời gian cư trú và nguồn gốc quốc tịch của đương sự.

Bước 4: Quyết định và cấp Giấy xác nhận

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh, nếu thấy có đủ cơ sở để xác định người đó có nguồn gốc Việt Nam, cơ quan thụ lý hồ sơ ghi vào Sổ cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam; người đứng đầu cơ quan ký và cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam theo mẫu quy định cho người yêu cầu.

Nếu không có cơ sở để cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam, cơ quan thụ lý hồ sơ thông báo bằng văn bản cho người yêu cầu biết.

Dịch vụ tư vấn thực hiện thủ tục đề nghị cấp giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Chuyên tư vấn luật cung cấp giải pháp pháp lý toàn diện hỗ trợ Quý khách hàng hoàn thiện mẫu tờ khai đề nghị cấp giấy xác nhận là người gốc Việt Nam và các thủ tục liên quan. Dưới đây là các nội dung luật sư hỗ trợ:

• Hướng dẫn kê khai thông tin chi tiết vào mẫu tờ khai để đảm bảo sự trùng khớp với hồ sơ hộ tịch lịch sử.
• Thực hiện trích lục và thu thập các văn bản chứng minh nguồn gốc tại cơ quan lưu trữ trong trường hợp Quý khách thất lạc giấy tờ gốc.
• Kiểm tra tính pháp lý và thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ nhân thân do quốc gia nước ngoài cấp cho Quý khách.
• Đại diện nộp hồ sơ và trực tiếp trao đổi với cán bộ thẩm định tại Sở Tư pháp hoặc Cơ quan đại diện để thúc đẩy tiến độ kết quả.
• Soạn thảo văn bản giải trình và lập hồ sơ cam đoan về nguồn gốc huyết thống đối với các trường hợp dữ liệu nhân thân chưa rõ ràng.
• Tư vấn các bước tiếp theo để sử dụng giấy xác nhận trong thủ tục mua bán bất động sản, thừa kế .. tại Việt Nam.

Các câu hỏi liên quan đến mẫu tờ khai đề nghị cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam

Cơ quan nào có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam cho người đang ở nước ngoài? 

Theo Điều 31 Nghị định 191/2025/NĐ-CP, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi Quý khách cư trú có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ. Trong trường hợp không có cơ quan đại diện tại nước sở tại, Quý khách có thể liên hệ cơ quan đại diện kiêm nhiệm hoặc nộp hồ sơ qua Ủy ban Nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài. Việc xác định đúng thực thể có thẩm quyền giúp Quý khách tối ưu hóa thời gian và quy trình hành chính.

Hồ sơ cần những giấy tờ gì để chứng minh nguồn gốc Việt Nam? 

Căn cứ Điều 32 Nghị định 191/2025/NĐ-CP, Quý khách cần cung cấp bản sao kèm bản chính để đối chiếu các giấy tờ như Giấy khai sinh, Giấy chứng minh nhân dân, Sổ hộ khẩu hoặc bằng bạ do chế độ cũ cấp có ghi quốc tịch Việt Nam. Nếu không còn giấy tờ gốc, Quý khách có thể sử dụng giấy tờ chứng minh quan hệ huyết thống với cha mẹ, ông bà là người có quốc tịch Việt Nam. Các tài liệu này là căn cứ xác thực quan trọng nhất để cơ quan chức năng thẩm tra và ra quyết định.

Có thể nộp hồ sơ xin cấp giấy xác nhận bằng hình thức trực tuyến không?

Quý khách hoàn toàn có thể thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao theo quy định tại Nghị định 191/2025/NĐ-CP. Quy trình này yêu cầu Quý khách số hóa các thực thể tài liệu và đính kèm tờ khai mẫu TP/QT-2025-TKXNNGVN.1 đã hoàn thiện thông tin. Sau khi thẩm định hồ sơ điện tử đạt yêu cầu, Quý khách sẽ nhận được thông báo về việc trả kết quả theo lịch hẹn.

Thời gian giải quyết hồ sơ cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam mất bao lâu? 

Theo trình tự tại Nghị định 191/2025/NĐ-CP, thời gian xử lý thông thường là 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với những trường hợp cần thực hiện thẩm tra, xác minh dữ liệu chuyên sâu tại nhiều thực thể khác nhau, thời gian giải quyết có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Quý khách nên theo dõi trạng thái hồ sơ trên hệ thống để kịp thời phản hồi các yêu cầu bổ sung từ cán bộ tư pháp.

Quý khách cần làm gì nếu các giấy tờ chứng minh nguồn gốc Việt Nam không thống nhất về họ tên? 

Căn cứ Điều 32 Nghị định 191/2025/NĐ-CP, Quý khách phải nộp kèm theo giấy tờ chứng minh việc thay đổi họ, tên hoặc các thông tin nhân thân khác do cơ quan có thẩm quyền cấp. Các tài liệu này thường bao gồm Giấy xác nhận thay đổi tên, Giấy chứng nhận kết hôn hoặc Quyết định cho phép thay đổi họ tên của nước sở tại. Việc cung cấp đầy đủ chuỗi chứng cứ thay đổi thông tin giúp cơ quan tư pháp xác định chính xác Quý khách và người trong giấy tờ gốc là cùng một thực thể duy nhất.

Trường hợp hồ sơ xin xác nhận là người gốc Việt Nam phức tạp thì có được kéo dài thời gian giải quyết không?

Có. Đối với các hồ sơ phức tạp, đặc biệt là hồ sơ sử dụng giấy tờ do chế độ cũ cấp hoặc thông tin nhân thân không đầy đủ, thời hạn xác minh có thể được kéo dài nhưng không quá 60 ngày. Trong trường hợp này, cơ quan thụ lý sẽ phối hợp với Bộ Công an, Bộ Tư pháp và các cơ quan liên quan để làm rõ nguồn gốc quốc tịch và lịch sử cư trú của người yêu cầu. Việc kéo dài thời gian phải có căn cứ rõ ràng và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Nôi dung này được quy định tại Khoản 2 Điều 32 Nghị định 191/2025/NĐ-CP.

Kết luận

Mẫu tờ khai đề nghị cấp giấy xác nhận là người gốc Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập sợi dây pháp lý giữa Quý khách và quê hương. Hoàn thiện chính xác tờ khai giúp Quý khách bảo vệ quyền lợi hợp pháp và tận hưởng các chính sách ưu đãi dành cho người gốc Việt. Để nhận sự hỗ trợ chuyên sâu và đảm bảo tỷ lệ thành công cao nhất, Quý khách hãy liên hệ Chuyên tư vấn luật qua hotline 1900636387 để được phục vụ.