Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là một thủ tục bắt buộc nếu thương nhân nước ngoài muốn thực hiện các hoạt động kinh doanh của mình tại Việt Nam. Vậy để thực hiện thủ tục này cần những điều kiện gì? Làm thế nào để được cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam? Cùng tìm hiểu nhé!
Mục Lục
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là một trong những thủ tục bắt buộc và rất quan trọng để các thương nhân nước ngoài có thể thực hiện các hoạt động kinh doanh tại Việt Nam như:
- Xúc tiến, thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh mà mình đại diện;
- Thực hiện chức năng tìm hiểu thị trường, một văn phòng liên lạc tại Việt Nam cho thương nhân nước ngoài;
- Các hoạt động khác do pháp luật Việt Nam quy định, cho phép.
Thủ tục mở văn phòng đại diện được quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP và Luật Thương mại 2005
Điều kiện để cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Các thương nhân nước ngoài muốn được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh tại Việt Nam thì cần phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt nam là thành viên;
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
Căn cứ: Điều 7, Nghị định 07/2016/NĐ-CP
Thời hạn cấp Giấy phép của văn phòng đại diện
Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện nay, thời hạn xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam của các thương nhân nước ngoài là 05 năm. Tuy nhiên, thời hạn này không được vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh. Hoặc không được vượt quá giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài.
Ngoài ra, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài có thể được gia hạn nhiều lần nếu đủ điều kiện.
Căn cứ: Điều 9
Điều kiện của phòng đại diện và người đứng đầu văn phòng đại diện
Ngoài điều kiện để được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, thì người đứng đầu cơ quan/phòng đại diện cũng có một số quyền lợi và nghĩa vụ mà Luật Thương mại 2005 đã quy định như sau:
- Văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng làm đại diện cho thương nhân khác; không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở của Văn phòng đại diện;
- Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
- Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác tại Việt Nam;
- Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt nam;
- Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.
Trình tự thủ tục thành lập Văn phòng đại diện
Chuẩn bị tài liệu hồ sơ
Sau khi đã có đủ điều kiện để được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài, thương nhân cần chuẩn bị hồ sơ tài liệu bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện
Trình tự/Thủ tục để cấp Giấy phép cho văn phòng đại diện
- Nộp hồ sơ: đại diện thương nhân nước ngoài hoặc người được ủy quyền phải là người thực hiện thủ tục.
- Cơ qua cấp phép: Sở Công thương tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
- Thời hạn nhận và trả kết quả hồ sơ: Trong tổng thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp phép sẽ hoàn thành việc thẩm định và cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Chi phí thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Thông tư 143/2016/TT-BTC thì mức thu lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:
- Cấp mới: 3.000.000 (ba triệu) đồng/giấy phép;
- Cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn: 1.500.000 (một triệu năm trăm nghìn) đồng/giấy phép;
Ngoài ra, nếu thương nhân nước ngoài có nhu cầu cần tìm đến Luật sư tư vấn, hỗ trợ thương nhân trong quá trình soạn thảo, chuẩn bị hồ sơ xin cấp Giấy phép Văn phòng đại diện thì có thể liên hệ Luật sư tư vấn Luật doanh nghiệp của Công ty Luật Long Phan PMT thông qua hotline 1900.63.63.87 để được hỗ trợ nhanh nhất. Xin cảm ơn.
