Hợp đồng thuê văn phòng là biên bản có giá trị pháp lý quan trọng bởi vì đó là cơ sở quy định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên, các vấn đề liên quan đến việc thanh toán chi phí và thỏa thuận của hai bên và đảm bảo tiến trình thuê và cho thuê diễn ra theo đúng hợp đồng. Vậy những vấn đề nào cần được lưu ý về Hợp đồng thuê văn phòng dành cho doanh nghiệp?
Lưu ý về Hợp đồng thuê văn phòng dành cho doanh nghiệp
>>>Xem thêm: Lưu ý về Hợp đồng cho thuê nhà xưởng dành cho Doanh nghiệp
Mục Lục
Xác định người có thẩm quyền thuê văn phòng
- Cần lưu ý về việc xác định người có thẩm quyền ký kết hợp đồng văn phòng. Điều này vô cùng quan trọng vì nó đảm bảo sự minh bạch cũng như an tâm hơn cho người cho thuê.
- Theo quy định việc cho thuê văn phòng thuộc các hoạt động kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp, vì vậy về nguyên tắc người có thẩm quyền ký kết hợp đồng thuê là Giám đốc/ Tổng giám đốc (người điều hành hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp)
- Ngoài ra, Giám đốc/ Tổng giám đốc có thể ủy quyền cho cấp phó, hoặc cho cá nhân khác ký kết. Trong trường hợp này, bên thuê nên kiểm tra văn bản ủy quyền
Căn cứ: Bộ luật Dân sự 2015, Luật Doanh nghiệp 2020
>>>Xem thêm: Mẫu hợp đồng thuê nhà kinh doanh
Một số điều khoản cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng
Một số điều khoản cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng
Diện tích thuê văn phòng
Cần lưu ý chính xác diện tích chính xác của văn phòng thuê là bao nhiêu? Hầu hết các tòa văn phòng cho thuê hạng A, B, C chỉ tính diện tích thực tế mà khách hàng sử dụng nhưng điều quan trọng là diện tích đó sẽ được đo theo phương pháp nào? Có 3 phương pháp đo diện tích phổ biến thường gặp sau:
- Đo theo tim tường và vách xung quanh văn phòng.
- Đo thông thủy, trong lòng diện tích văn phòng.
- Đo theo vách bao quanh văn phòng và mép ngoài của tường.
Thời gian thuê văn phòng và gia hạn thuê văn phòng
Theo khoản 1 Điều 474 Bộ luật Dân sự 2015, thời gian thuê văn phòng sẽ do hai bên thỏa thuận tùy thuộc vào nhu cầu của mỗi bên. Về thời gian thuê, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các mốc thời gian sau:
- Ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực;
- Ngày tính phí bắt đầu thuê. Ngày bắt đầu tính phí thuê có bao gồm khoảng thời gian chờ xây dựng, sửa chữa lại, trang trí nội thất?
- Cách thức gia hạn hợp đồng và phải phải tiến hành thông báo gia hạn trước đó trong khoảng thời gian bao lâu và mức giá gia hạn như thế nào?
Giá thuê văn phòng và phương thức thanh toán
- Hai bên tự thỏa thuận giá thuê và phương thức thanh toán (khoản 1 Điều 473 Bộ luật dân sự năm 2015).
Cần lưu ý rằng giá thuê đó đã bao gồm thuế VAT 10% hay các loại thuế liên quan có thể phát sinh từ hợp đồng thuê văn phòng hoặc là các phí dịch vụ, các chi phí khác (tiền điện sinh hoạt,…) hay chưa? Giá thuê có ổn định trong suốt thời gian thuê hay không?
- Nếu các bên thanh toán bằng ngoại tệ, cần lưu ý quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá bán ra của Ngân hàng nào tại thời điểm thanh toán.
- Trong trường hợp doanh nghiệp thanh toán chậm so với thời gian quy định, doanh nghiệp phải thanh toán chi phí phụ trội bằng bao nhiêu phần trăm cho mỗi ngày chậm thanh toán trên tổng số tiền chậm thanh toán và nếu chậm thanh toán vượt quá một khoản tiền nhất định, bên cho thuê có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng.
Trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê
Trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê trong hợp đồng thuê văn phòng cũng tuân thủ nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng thuê tài sản quy định tại Bộ luật dân sự năm 2015.
Với bên cho thuê, trách nhiệm thường sẽ là:
- Giao văn phòng và trang thiết bị gắn liền với văn phòng (nếu có) cho doanh nghiệp thuê theo đúng hợp đồng;
- Phổ biến cho doanh nghiệp thuê quy định về quản lý sử dụng văn phòng;
- Bảo đảm cho doanh nghiệp thuê sử dụng ổn định văn phòng trong thời hạn thuê;
- Bảo dưỡng, sửa chữa văn phòng theo định kỳ hoặc theo thỏa thuận; nếu bên cho thuê không bảo dưỡng, sửa chữa nhà mà gây thiệt hại cho doanh nghiệp thuê, thì phải bồi thường;
- Tạo điều kiện cho doanh nghiệp thuê sử dụng thuận tiện diện tích thuê;
- Nộp các khoản thuế liên quan đến văn phòng đang thuê theo quy định của pháp luật (nếu có)
Với bên thuê, trách nhiệm thường sẽ là:
- Sử dụng văn phòng đúng mục đích đã thỏa thuận, giữ gìn nhà ở và có trách nhiệm trong việc sửa chữa những hư hỏng do mình gây ra;
- Trả đủ tiền đặt cọc, thuê văn phòng đúng kỳ hạn đã thỏa thuận;
- Trả tiền điện, nước, điện thoại, vệ sinh và các chi phí phát sinh khác trong thời gian thuê và trước khi thanh lý hợp đồng;
- Trả nhà cho bên cho thuê theo đúng thỏa thuận.
- Chấp hành đầy đủ những quy định về quản lý sử dụng văn phòng;
- Không được chuyển nhượng hợp đồng thuê văn phòng hoặc cho người khác thuê lại trừ trường hợp được bên cho thuê đồng ý bằng văn bản;
- Chấp hành các quy định về giữ gìn vệ sinh môi trường và an ninh trật tự trong khu vực cư trú;
- Giao lại văn phòng cho bên cho thuê trong các trường hợp chấm dứt hợp đồng quy định tại hợp đồng này.
- Chịu trách nhiệm về bất kỳ/toàn bộ sự mất mát các trang thiết bị, nội thất trong văn phòng, tài sản cá nhân.
Điều khoản chấm dứt hợp đồng
Các bên thỏa thuận các trường hợp chấm dứt hợp đồng. Đó có thể là:
- Hợp đồng này đương nhiên chấm dứt: Vào ngày hết hạn hợp đồng; Trường hợp bất khả kháng như thiên tai, bão lụt, chiến tranh, hỏa hoạn, v.v….; Doanh nghiệp thuê không thể tiếp tục theo quy định của cấp thẩm quyền; Theo quy định khác của pháp luật.
- Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do thỏa thuận: Nếu một trong hai bên muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, phải thông báo trước cho bên kia bằng văn bản ít nhất là bao nhiêu tháng và thời hạn thuê phải đạt được tối thiểu là bao nhiêu tháng.
Các điều khoản khác
Các điều khoản khác có thể có trong hợp đồng thuê văn phòng:
- Điều khoản về sửa chữa, bảo dưỡng các trang thiết bị và nhà;
- Điều khoản về giải quyết tranh chấp hợp đồng;
- Điều khoản về cam kết chung;
- Điều khoản về hiệu lực của hợp đồng.
Trên đây là tư vấn về phương án tối ưu cho doanh nghiệp khi ký kết Hợp đồng thuê văn phòng. Quý bạn đọc có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này cần TƯ VẤN LUẬT DOANH NGHIỆP vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 1900.63.63.87 tư vấn nhanh nhất và kịp thời. Xin cảm ơn!
