Trích lục và thu thập giấy tờ về nguồn gốc đất: Hướng dẫn

Trích lục và thu thập giấy tờ về nguồn gốc đất nhằm phục vụ thủ tục hành chính hoặc giải quyết tranh chấp. Tài liệu được trích lục có giá trị xác minh quyền sử dụng, quá trình sử dụng và tình trạng pháp lý của thửa đất. Những tài liệu này không chỉ là cơ sở để xin cấp giấy chứng nhận, bằng chứng trong các vụ kiện, khiếu nại, hoặc làm rõ quyền sở hữu. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách thu thập đầy đủ, đúng loại giấy tờ và thực hiện thủ tục theo đúng quy định. Bài viết dưới đây Chuyên tư vấn luật sẽ hướng dẫn quy trình trích lục đúng quy định. 

Các loại giấy tờ về nguồn gốc đất

Việc trích lục và thu thập giấy tờ liên quan đến nguồn gốc đất giúp xác định căn cứ pháp lý để giải quyết các tranh chấp, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc các thủ tục pháp lý liên quan.

Giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp qua các thời kỳ

Nguồn gốc đất được xác định thông qua các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp qua các thời kỳ. Các giấy tờ này có tên gọi, mục đích cấp khác nhau nhưng đều có giá trị chứng minh quyền sử dụng tại thời điểm nhất định đối với thửa đất. Các giấy tờ này có thể là:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: giấy chứng nhận này qua các thời kỳ sẽ có tên gọi khác nhau như sổ trắng; giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất; Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; ..
• Sổ mục kê, sổ kiến điền, bằng khoán điền thổ …
• Quyết định giao đất, cho thuê đất,…
• Giấy phép xây dựng, biên bản bàn giao, biên bản kiểm kê,…
• Các giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp xác định quyền sử dụng đất qua các thời kỳ.

Giấy tờ chứng minh các giao dịch nhà đất

Ngoài các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp thì nguồn gốc đất còn được xác định qua các giao dịch. Nguồn gốc đất được xác định qua các giấy tờ giao dịch về đất đai, cụ thể các giao dịch:

• Chuyển nhượng quyền sử dụng đất.
• Tặng cho quyền sử dụng đất.
• Chuyển đổi quyền sử dụng đất.
• Cho thuê quyền sử dụng đất.
• Thừa kế quyền sử dụng đất.
• Góp vốn quyền sử dụng đất.
• Các giao dịch khác liên quan đến đất đai.

Hồ sơ địa chính qua các thời kỳ

Hồ sơ địa chính là các tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về thửa đất, người được giao quản lý, sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, tình trạng pháp lý tài sản gắn liền với đất và tình hình quản lý đất tại địa phương. Vì vậy căn cứ vào hồ sơ địa chính có thể xác định nguồn gốc đất của thửa đất cụ thể.

Các tài liệu trong hồ sơ địa chính gồm:

• Bản đồ địa chính.
• Sổ mục kê đất.
• Sổ địa chính.
• Bản sao các loại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.  

Cơ sở pháp lý: Điều 129 Luật Đất đai 2024. 

>> Xem thêm: Các tài liệu chứng cứ chứng minh về nguồn gốc đất khi giải quyết tranh chấp

Các loại giấy tờ khác

Ngoài các giấy tờ nêu trên thì việc xác định nguồn gốc đất còn có thể căn cứ vào:

• Biên lai nộp thuế sử dụng đất: thuế nông nghiệp, thuế nhà đất qua các năm.
• Tờ khai đăng ký nhà đất, bản kê khai đăng ký nhà, đất có xác nhận của UBND cấp xã tại thời điểm kê khai đăng ký.
• Giấy xác nhận của UBND cấp xã: về thời điểm và mục đích sử dụng đất, tình trạng tranh chấp (đặc biệt đối với đất chưa có giấy tờ).

Thủ tục trích lục và thu thập giấy tờ về nguồn gốc đất

Các cơ quan tiếp nhận và giải quyết

Căn cứ khoản 6 Điều 60 Nghị định 101/2024/NĐ-CP thì các cơ quan sau đây có thẩm quyền cung cấp thông tin về đất đai:

• Trung tâm Dữ liệu và Thông tin đất đai trực thuộc Cục Đăng ký và Dữ liệu thông tin đất đai.
• Bộ Tài nguyên và Môi trường.
• Văn phòng/ Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
• Ủy ban nhân dân cấp xã.

Tùy vào trường hợp cụ thể mà người có yêu cầu cung cấp thông tin về đất đai nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền tương ứng. 

Đơn và tài liệu đính kèm

Người yêu cầu trích lục giấy tờ về nguồn gốc đất cần chuẩn bị hồ sơ:

• Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai theo mẫu 13/ĐK ban hành kèm Nghị định 101/2024/NĐ-CP. 
• Hoặc văn bản yêu cầu cơ quan cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai hoặc Hợp đồng. 
• Các tài liệu đính kèm: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ địa chính,.. các giấy tờ xác định thông tin thửa đất cần trích lục dữ liệu. 

Chi tiết nội dung này thực hiện theo khoản 1 Điều 60 Nghị định 101/2024/NĐ-CP.

Phương thức nộp đơn

Người yêu cầu có thể nộp hồ sơ thông qua 1 trong các hình thức:

• Nộp trên Cổng thông tin đất đai quốc gia, Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công Bộ Tài nguyên và Môi trường, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh;
• Nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường công văn, điện tín, qua dịch vụ bưu chính;
• Nộp thông qua các phương tiện điện tử khác theo quy định của pháp luật.

Cơ sở pháp lý: khoản 2 Điều 60 Nghị định 101/2024/NĐ-CP.

Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin dữ liệu đất đai xác định như sau:

• Đối với thông tin, dữ liệu có sẵn trong cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai thì cung cấp ngay trong ngày làm việc. Trường hợp nhận được yêu cầu sau 15 giờ thì cung cấp vào ngày làm việc tiếp theo;
• Đối với thông tin, dữ liệu không có sẵn trong cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai thì chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ cơ quan cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai phải thực hiện cung cấp thông tin, dữ liệu hoặc gửi thông báo về việc gia hạn thời gian cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai cho tổ chức, cá nhân yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai.
• Trường hợp cơ quan cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai cần thêm thời gian để xem xét, tìm kiếm, tập hợp, tổng hợp, phân tích hoặc lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan thì có thể gia hạn nhưng tối đa không quá 15 ngày làm việc;
• Trường hợp cơ quan cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai và tổ chức, cá nhân có thỏa thuận riêng về việc khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu đất đai thì thời gian cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai được xác định theo thỏa thuận.

Cơ sở pháp lý: khoản 5 Điều 60 Nghị định 101/2024/NĐ-CP.

Phí trích lục và phương thức nhận kết quả

Người yêu cầu trích lục thông tin nguồn gốc đất cần nộp phí theo quy định. Khi tiếp nhận yêu cầu, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo phí, giá sản phẩm, dịch vụ cung cấp thông tin đất đai cho người yêu cầu. Tùy vào yêu cầu cụ thể, loại tài liệu và phạm vi thông tin cần cung cấp mà mức phí sẽ khác nhau. 

Chi tiết mức phí cụ thể cho loại dữ liệu cần cung cấp xem tại Thông tư số 56/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 31/7/2024. 

Người yêu cầu có thể nhận kết quả thông qua hình thức như:

• Trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin, dữ liệu theo giấy hẹn.
• Văn bản phản hồi đính kèm tài liệu về thông tin nguồn gốc đất.
• Thông qua Cổng thông tin điện tử đã nộp hồ sơ yêu cầu. 

Phương thức nhận kết quả phụ thuộc vào lựa chọn, đối tượng yêu cầu và hình thức yêu cầu ban đầu. 

Lưu ý về mục đích xin trích lục, thu thập giấy tờ nguồn gốc đất

Người yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu nguồn gốc đất cần xác định mục đích xin trích lục để đảm bảo thông tin trích lục là cần thiết. Tùy vào mục đích sử dụng mà người yêu cầu xác định loại tài liệu cần thiết để yêu cầu trích lục. Điều này sẽ giúp vụ việc được giải quyết nhanh chóng, tránh lãng phí thời gian, chi phí không cần thiết. 

Một số mục đích và hồ sơ có thể yêu cầu trích lục như:

• Để xác minh quyền sử dụng đất khi mua bán: Cần giấy tờ chuyển nhượng, xác nhận không tranh chấp, trích lục bản đồ.
• Để giải quyết tranh chấp đất đai: Cần hồ sơ gốc qua các thời kỳ, xác nhận sử dụng, bản kê khai đăng ký.
  Để hoàn thiện hồ sơ cấp Giấy chứng nhận QSDĐ: Cần chứng minh quá trình sử dụng ổn định, không tranh chấp, biên lai thuế và xác nhận của chính quyền.
• Để tố tụng hoặc giải trình trước tòa: Cần bản sao chứng thực hợp pháp, đầy đủ giấy tờ chứng minh nguồn gốc và quyền sở hữu.

Câu hỏi liên quan trích lục thu thập giấy tờ nguồn gốc đất

Trích lục giấy tờ về nguồn gốc đất là gì?

Trích lục giấy tờ về nguồn gốc đất là việc cá nhân, tổ chức yêu cầu cơ quan nhà nước cung cấp thông tin, tài liệu xác định quá trình sử dụng, quyền sở hữu và tình trạng pháp lý của thửa đất. Đây là căn cứ quan trọng để thực hiện các thủ tục hành chính như cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giải quyết tranh chấp đất đai theo quy định pháp luật.

Biên lai nộp thuế đất có giá trị chứng minh gì?

Biên lai thuế nhà đất, thuế sử dụng đất nông nghiệp qua nhiều năm là chứng cứ chứng minh người sử dụng đất có nghĩa vụ tài chính liên tục với Nhà nước, thể hiện sự quản lý và sử dụng đất hợp pháp trong thực tế.

Trích lục giấy tờ đất có thể dùng trong tranh chấp không?

Giấy tờ được trích lục có giá trị pháp lý trong việc chứng minh quyền sử dụng đất, quá trình sử dụng, làm cơ sở bảo vệ quyền lợi trong các vụ tranh chấp đất đai, đặc biệt là tại tòa án hoặc cơ quan giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Có cần giấy ủy quyền nếu nhờ người khác đi trích lục không?

Nếu ủy quyền cho người khác thực hiện việc trích lục, cần có giấy ủy quyền có công chứng hoặc chứng thực. Văn bản ủy quyền cần thể hiện rõ phạm vi, thời hạn và nội dung ủy quyền theo đúng quy định pháp luật về dân sự và hành chính.

Đất chưa có sổ đỏ thì có thể trích lục được không?

Trường hợp đất chưa có sổ đỏ, người dân vẫn có thể trích lục các tài liệu như hồ sơ địa chính, biên lai thuế, tờ khai đăng ký nhà đất có xác nhận của UBND cấp xã hoặc xác nhận về việc sử dụng đất ổn định không tranh chấp để chứng minh nguồn gốc đất.

Nếu đất đang bị quy hoạch thì có thể xin trích lục không?

Vẫn có thể thực hiện trích lục thông tin đất đai ngay cả khi đất đang trong diện quy hoạch. Việc trích lục giúp xác định rõ quyền sử dụng, loại đất và tình trạng pháp lý, tình trạng quy hoạch của thửa đất. Việc quy hoạch không làm hạn chế quyền tiếp cận thông tin đất đai của người sử dụng đất. 

Dịch vụ tư vấn, đại diện trích lục thu thập giấy tờ nguồn gốc đất

Luật sư tại Chuyên tư vấn luật cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan trích lục dữ liệu đất đai:

• Tư vấn xác định loại hồ sơ cần trích lục thông tin, dữ liệu đất đai.
• Tư vấn trường hợp cần trích lục thông tin nguồn gốc đất. 
• Tư vấn xác định loại tài liệu cần thu thập cho trường hợp cụ thể. 
• Hướng dẫn xin trích lục thông tin nhà đất nhanh chóng
• Soạn đơn yêu cầu trích lục đúng mẫu, đúng mục đích.
• Đại diện khách hàng làm việc với cơ quan nhà nước.
• Thu thập chứng cứ phục vụ khởi kiện tranh chấp đất đai.
• Hướng dẫn lập hồ sơ nguồn gốc đất hoàn chỉnh để thực hiện thủ tục hành chính đất đai. 

Luật sư tư vấn thủ tục trích lục hồ sơ đất đai

Việc trích lục và thu thập giấy tờ nguồn gốc đất là bước cần thiết để bảo vệ quyền sử dụng đất hợp pháp. Tùy theo mục đích sử dụng, cần lựa chọn đúng loại giấy tờ để nộp kèm trong các thủ tục hành chính hoặc tố tụng. Trường hợp không rõ cần trích lục giấy tờ nào, nên tìm đến luật sư để được hướng dẫn chi tiết và đúng luật. Mọi thắc mắc hoặc nhu cầu hỗ trợ, hãy liên hệ Chuyên tư vấn luật – Hotline 1900.636.387 để được tư vấn kịp thời.