Trọng tài vụ việc và trọng tài quy chế: Nên chọn hình thức nào khi xác lập hợp đồng?

Trọng tài vụ việc và trọng tài quy chế là hai hình thức giải quyết tranh chấp thương mại ngoài Tòa án được quy định tại Luật Trọng tài thương mại 2010. Khi xây dựng điều khoản giải quyết tranh chấp trong hợp đồng, doanh nghiệp phải xác định hình thức trọng tài phù hợp với đặc thù giao dịch, năng lực pháp lý của các bên và khả năng thi hành phán quyết. Chuyên tư vấn luật sẽ phân tích chi tiết từng hình thức, đưa ra tiêu chí so sánh và khuyến nghị lựa chọn dành cho doanh nghiệp.

Tổng quan về trọng tài vụ việc và trọng tài quy chế

Luật Trọng tài thương mại 2010 ghi nhận hai hình thức trọng tài: Trọng tài vụ việc và trọng tài quy chế. Hai hình thức này đều có giá trị pháp lý tương đương về phán quyết. Tuy nhiên, cơ chế vận hành, mức độ hỗ trợ hành chính và rủi ro tố tụng của mỗi hình thức khác nhau đáng kể.

Trọng tài vụ việc là gì?

Trọng tài vụ việc là hình thức trọng tài được thành lập chỉ để giải quyết một tranh chấp cụ thể, do các bên tranh chấp tự tổ chức mà không thông qua bất kỳ tổ chức trọng tài thường trực nào. Theo khoản 7 Điều 3 Luật Trọng tài thương mại 2010, trọng tài vụ việc là trọng tài do các bên thỏa thuận thành lập để giải quyết tranh chấp, và tự chấm dứt tồn tại khi giải quyết xong tranh chấp đó. Các bên tự thỏa thuận gần như toàn bộ quy trình, bao gồm: Cách chỉ định trọng tài viên, quy tắc tố tụng áp dụng, địa điểm xét xử, ngôn ngữ trọng tài và phân bổ chi phí.

Ưu điểm của trọng tài vụ việc

Trọng tài vụ việc mang lại tính linh hoạt tối đa cho các bên. Các bên được toàn quyền thiết kế quy trình tố tụng phù hợp với đặc thù giao dịch, không bị ràng buộc bởi quy tắc tố tụng có sẵn của bất kỳ trung tâm trọng tài nào. Điều này cho phép rút ngắn hoặc kéo dài thời hạn tố tụng tùy theo nhu cầu thực tế. Chi phí trọng tài vụ việc có thể thấp hơn so với trọng tài quy chế vì không phải chịu phí quản lý (administrative fee) của trung tâm trọng tài. Các bên có kinh nghiệm về tố tụng trọng tài có thể tận dụng hình thức này để kiểm soát tốt hơn tiến trình giải quyết tranh chấp.

Hạn chế của trọng tài vụ việc

Hạn chế lớn nhất của trọng tài vụ việc là phụ thuộc vào thiện chí và năng lực pháp lý của các bên. Khi một bên không hợp tác trong việc chỉ định trọng tài viên hoặc thỏa thuận quy tắc tố tụng, quá trình giải quyết tranh chấp rơi vào bế tắc. Theo Điều 41 Luật Trọng tài thương mại 2010, trong trường hợp các bên không thỏa thuận được về việc chỉ định trọng tài viên, Tòa án có thẩm quyền sẽ chỉ định theo yêu cầu của một bên. Tuy nhiên, việc phải nhờ Tòa án can thiệp làm kéo dài thời gian và phát sinh chi phí. Ngoài ra, điều khoản trọng tài vụ việc nếu được soạn thảo không chặt chẽ sẽ có rủi ro bị Tòa án tuyên vô hiệu, dẫn đến toàn bộ quá trình trọng tài bị phủ nhận.

Trọng tài quy chế là gì?

Theo khoản 6 Điều 3 Luật Trọng tài thương mại 2010, trọng tài quy chế là hình thức giải quyết tranh chấp tại một Trung tâm trọng tài theo quy tắc tố tụng của Trung tâm trọng tài đó ban hành. Tại Việt Nam, các trung tâm trọng tài tiêu biểu bao gồm: Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) thuộc Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), Trung tâm Trọng tài Thương mại Thành phố Hồ Chí Minh (TRACENT), và một số trung tâm trọng tài khác được Bộ Tư pháp cấp phép hoạt động.

Khi lựa chọn trọng tài quy chế, các bên sẽ tuân theo quy tắc tố tụng của trung tâm trọng tài được chỉ định. Trung tâm trọng tài cung cấp bộ máy hành chính hỗ trợ toàn bộ quy trình: Tiếp nhận đơn khởi kiện, quản lý hồ sơ, hỗ trợ chỉ định trọng tài viên, thu và quản lý phí trọng tài, tống đạt văn bản tố tụng và lưu trữ phán quyết.

Ưu điểm của trọng tài quy chế

Trọng tài quy chế có quy trình chuẩn hóa, rõ ràng và ổn định. Quy tắc tố tụng của trung tâm trọng tài đã được kiểm nghiệm qua thực tiễn, hạn chế tối đa tranh cãi về thủ tục giữa các bên. Bộ máy hành chính chuyên nghiệp giúp đẩy nhanh tiến trình tố tụng. Đặc biệt, khi một bên không hợp tác trong việc chỉ định trọng tài viên, Chủ tịch Trung tâm trọng tài có thẩm quyền chỉ định thay, tránh được tình trạng bế tắc như trong trọng tài vụ việc. Điều khoản trọng tài quy chế cũng có rủi ro vô hiệu thấp hơn do các trung tâm trọng tài thường cung cấp điều khoản trọng tài mẫu cho các bên sử dụng.

Hạn chế của trọng tài quy chế

Chi phí của trọng tài quy chế thường cao hơn trọng tài vụ việc do phát sinh phí quản lý và phí trọng tài viên theo biểu phí của trung tâm. Tại VIAC, phí trọng tài được tính theo giá trị tranh chấp, bao gồm phí hành chính và phí trọng tài viên. Mức phí này có thể là rào cản đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa khi giá trị tranh chấp thấp. Ngoài ra, các bên phải tuân theo quy tắc tố tụng của trung tâm, ít linh hoạt hơn so với trọng tài vụ việc trong việc tùy chỉnh quy trình.

>> Xem thêm: Khởi kiện giải quyết tranh chấp thương mại bằng trọng tài.

Các tiêu chí khuyến nghị tham khảo khi cân nhắc lựa chọn hình thức trọng tài

Việc lựa chọn giữa trọng tài vụ việc và trọng tài quy chế cần dựa trên nhiều tiêu chí cụ thể. Mỗi tiêu chí phản ánh một khía cạnh khác nhau của quy trình tố tụng trọng tài. Dưới đây là phân tích từng tiêu chí chính để các bên có thể lựa chọn hình thức trọng tài phù hợp.

Về cơ cấu tổ chức

Trọng tài vụ việc không có tổ chức thường trực đứng ra quản lý. Hội đồng trọng tài được thành lập theo thỏa thuận của các bên cho từng vụ tranh chấp cụ thể và chấm dứt hoạt động sau khi ban hành phán quyết. Ngược lại, trọng tài quy chế được quản lý bởi trung tâm trọng tài với ban thư ký thường trực. Trung tâm trọng tài đảm nhận vai trò điều phối hành chính, quản lý danh sách trọng tài viên và giám sát tiến trình tố tụng.

Về tính linh hoạt

Trọng tài vụ việc cho phép các bên linh hoạt tối đa trong việc thiết kế quy trình tố tụng. Các bên có thể lựa chọn hoặc xây dựng quy tắc tố tụng riêng, quyết định số lượng trọng tài viên, ấn định lịch trình xét xử và phân bổ chi phí. Ngược lại, trọng tài quy chế yêu cầu các bên tuân theo quy tắc tố tụng đã ban hành của trung tâm. Tuy vậy, nhiều trung tâm trọng tài, bao gồm VIAC, cho phép các bên thỏa thuận điều chỉnh một số quy định trong quy tắc tố tụng nếu không trái với quy định bắt buộc.

Về chi phí

Chi phí trọng tài vụ việc bao gồm: Thù lao trọng tài viên, chi phí thuê địa điểm xét xử, chi phí hành chính (do các bên tự tổ chức) và các chi phí phát sinh khác. Nếu các bên tổ chức tốt, tổng chi phí có thể thấp hơn trọng tài quy chế. Tuy nhiên, trong trường hợp phát sinh bế tắc hoặc phải nhờ đến sự hỗ trợ của Tòa án, tổng chi phí thực tế có thể tăng cao.

Chi phí trọng tài quy chế bao gồm: Phí trọng tài (gồm phí hành chính và thù lao trọng tài viên) theo biểu phí của trung tâm. Tại VIAC, phí trọng tài được tính theo bảng phí trọng tài ban hành kèm Quy tắc tố tụng trọng tài. Phí quản lý là khoản chi phí bổ sung mà trọng tài vụ việc không có. Trọng tài quy chế có chi phí ổn định và dễ dự trù hơn, nhưng thường cao hơn so với chi phí trọng tài vụ việc.

Về mức độ hỗ trợ chuyên môn

Trong trọng tài vụ việc, các bên tự điều phối và xử lý mọi hoạt động tố tụng: Từ tống đạt văn bản, quản lý hồ sơ đến tổ chức phiên xét xử. Điều này đòi hỏi các bên hoặc luật sư đại diện phải có kinh nghiệm thực tiễn về tố tụng trọng tài. Trong trọng tài quy chế, trung tâm trọng tài cung cấp bộ máy hành chính chuyên nghiệp, hỗ trợ các bên về thủ tục, quản lý tài chính và lưu trữ hồ sơ. Sự hỗ trợ này giúp giảm gánh nặng cho các bên và hạn chế sai sót thủ tục, phù hợp với các doanh nghiệp ít kinh nghiệm tranh tụng.

>> Xem thêm: Quy Định Pháp Luật Về Hội Đồng Trọng Tài.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp tham khảo về việc chọn hình thức trọng tài khi xác lập hợp đồng

Lựa chọn giữa trọng tài vụ việc và trọng tài quy chế không phải quyết định mang tính kỹ thuật đơn thuần. Quyết định này phản ánh chiến lược pháp lý của doanh nghiệp trong quản trị rủi ro hợp đồng. Dưới đây là khuyến nghị dựa trên từng tình huống cụ thể.

Trường hợp nên chọn trọng tài vụ việc

Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn trọng tài vụ việc trong các trường hợp sau:

Thứ nhất, khi các bên có kinh nghiệm thực tiễn về tố tụng trọng tài, có đội ngũ pháp lý nội bộ hoặc luật sư tư vấn am hiểu quy trình trọng tài.

Thứ hai, khi tranh chấp dự kiến có tính đặc thù cao, đòi hỏi quy trình linh hoạt mà quy tắc tố tụng chuẩn của trung tâm trọng tài không đáp ứng đầy đủ.

Thứ ba, khi các bên muốn kiểm soát trực tiếp quy tắc tố tụng và tối ưu chi phí, đặc biệt trong các tranh chấp có giá trị nhỏ mà phí quản lý của trung tâm trọng tài chiếm tỷ lệ đáng kể so với giá trị tranh chấp.

Trường hợp nên chọn trọng tài quy chế

Trọng tài quy chế được khuyến nghị trong đa số trường hợp xác lập hợp đồng thương mại, đặc biệt trong các tình huống sau:

Thứ nhất, khi tranh chấp có giá trị lớn hoặc phức tạp, cần bộ máy chuyên nghiệp hỗ trợ quản lý tố tụng.

Thứ hai, khi doanh nghiệp cần sự ổn định và tính chuyên nghiệp của quá trình giải quyết tranh chấp

Thứ ba, khi quan hệ thương mại có yếu tố quốc tế – phán quyết của trung tâm trọng tài có uy tín được công nhận và thi hành thuận lợi hơn tại các quốc gia thành viên Công ước New York 1958 về công nhận và thi hành phán quyết trọng tài nước ngoài.

Thứ tư, khi các bên muốn giảm thiểu rủi ro thủ tục và rủi ro vô hiệu điều khoản trọng tài.

Các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn

Ngoài đặc điểm của từng hình thức trọng tài, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố bổ sung khi đưa ra quyết định. Trước hết, doanh nghiệp cần xem xét tính chất và giá trị của hợp đồng. Hợp đồng có giá trị lớn, thời hạn dài hoặc nhiều nghĩa vụ phức tạp thường đòi hỏi cơ chế giải quyết tranh chấp ổn định và ít rủi ro tố tụng hơn so với các hợp đồng đơn giản, giá trị nhỏ.

Bên cạnh đó, mức độ tin tưởng và kinh nghiệm pháp lý của các bên ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hình thức trọng tài được lựa chọn. Khi các bên thiếu kinh nghiệm hoặc khó đạt được sự hợp tác khi tranh chấp phát sinh, việc lựa chọn cơ chế có quy trình chuẩn hóa sẽ giúp hạn chế tranh chấp về thủ tục.

Ngoài ra, thời gian, chi phí và khả năng thi hành phán quyết trọng tài cũng là những yếu tố cần được cân nhắc đồng thời. Doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức trọng tài không chỉ phù hợp về chi phí và tiến độ mà còn bảo đảm phán quyết có tính khả thi trong thi hành.

Cuối cùng, tính phức tạp của tranh chấp dự kiến là căn cứ quan trọng để xác định mức độ cần thiết của sự hỗ trợ tổ chức và chuyên môn trong quá trình giải quyết tranh chấp.

Các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn hình thức trọng tài

Khuyến nghị về điều khoản trọng tài

Dù lựa chọn trọng tài vụ việc hay trọng tài quy chế, điều khoản trọng tài trong hợp đồng phải được soạn thảo rõ ràng và đầy đủ. Một điều khoản trọng tài thiếu sót có thể bị tuyên vô hiệu theo Điều 18 Luật Trọng tài thương mại 2010, làm mất đi cơ chế giải quyết tranh chấp ngoài Tòa án mà các bên đã thỏa thuận. Dưới đây là các nội dung cần có trong điều khoản trọng tài.

Đối với mọi hình thức trọng tài, điều khoản trọng tài cần ghi rõ:

• Hình thức trọng tài (vụ việc hoặc quy chế)
• Quy tắc tố tụng áp dụng
• Số lượng trọng tài viên (một hoặc ba)
• Phương thức chỉ định trọng tài viên
• Địa điểm trọng tài (seat of arbitration)
• Ngôn ngữ trọng tài
• Luật áp dụng

Đối với trọng tài vụ việc, điều khoản trọng tài nên dẫn chiếu một bộ quy tắc tố tụng mẫu, ví dụ Quy tắc Trọng tài UNCITRAL (UNCITRAL Arbitration Rules), để tránh bế tắc khi các bên không thỏa thuận được quy tắc tố tụng. Ngoài ra, cần có cơ chế “chống bế tắc” cho việc chỉ định trọng tài viên.

Đối với hợp đồng chuẩn hoặc hợp đồng theo mẫu được sử dụng đại trà, ưu tiên lựa chọn trọng tài quy chế để giảm rủi ro tố tụng. Doanh nghiệp nên sử dụng điều khoản trọng tài mẫu do trung tâm trọng tài cung cấp.

Dịch vụ luật sư tư vấn về trọng tài thương mại

Chuyên tư vấn luật cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên sâu về trọng tài thương mại, hỗ trợ doanh nghiệp từ giai đoạn soạn thảo điều khoản trọng tài đến giai đoạn thi hành phán quyết. Đội ngũ luật sư có kinh nghiệm thực tiễn trong tố tụng trọng tài tại VIAC và các trung tâm trọng tài quốc tế. Khi sử dụng dịch vụ, luật sư sẽ thực hiện các công việc sau cho Quý khách hàng:

• Tư vấn lựa chọn hình thức trọng tài (vụ việc hoặc quy chế) phù hợp với đặc thù giao dịch và chiến lược pháp lý của doanh nghiệp.
• Soạn thảo và rà soát điều khoản trọng tài trong hợp đồng
• Tư vấn lựa chọn trung tâm trọng tài, quy tắc tố tụng, địa điểm trọng tài và ngôn ngữ trọng tài phù hợp
• Đại diện theo ủy quyền tham gia tố tụng trọng tài
• Hỗ trợ yêu cầu công nhận và cho thi hành phán quyết trọng tài tại Tòa án Việt Nam hoặc Tòa án nước ngoài theo Công ước New York 1958.
• Tư vấn yêu cầu hủy phán quyết trọng tài hoặc phản đối yêu cầu hủy phán quyết trọng tài.

>> Xem thêm: Luật sư tham gia giải quyết tranh chấp bằng trọng tài thương mại

Các câu hỏi liên quan (FAQs) đến việc lựa hình thức trọng tài thương mại

Để tháo gỡ những vướng mắc pháp lý thực tiễn khi lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp, dưới đây là phần giải đáp chi tiết các câu hỏi chuyên sâu thường gặp:

Trong trường hợp cần ngăn chặn tẩu tán tài sản, hình thức nào ưu việt hơn?

Cả hai hình thức đều cho phép Hội đồng trọng tài áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời. Tuy nhiên, Trọng tài quy chế thường có bộ máy thư ký hỗ trợ soạn thảo và tống đạt quyết định nhanh chóng hơn. Với Trọng tài vụ việc, nếu Hội đồng trọng tài chưa được thành lập, các bên buộc phải yêu cầu Tòa án áp dụng biện pháp này.

Quy tắc UNCITRAL thường được nhắc đến trong Trọng tài vụ việc là gì?

Đây là bộ Quy tắc trọng tài do Ủy ban Luật thương mại quốc tế của Liên Hợp Quốc ban hành. Nó cung cấp một khung quy trình chuẩn mực, toàn diện cho Trọng tài vụ việc, giúp các bên không phải tự xây dựng quy trình từ con số không, giảm thiểu tranh cãi về thủ tục tố tụng.

Phán quyết của hình thức nào dễ bị Tòa án hủy hơn?

Về lý thuyết, rủi ro là như nhau theo Điều 68 Luật Trọng tài thương mại. Tuy nhiên, trên thực tế, phán quyết Trọng tài vụ việc có rủi ro bị hủy cao hơn do có thể phát sinh các sai sót về trình tự tố tụng, vì không có Ban thư ký hay Hội đồng khoa học của Trung tâm trọng tài rà soát hình thức phán quyết trước khi ban hành.

Có thể thay đổi từ Trọng tài vụ việc sang Trọng tài quy chế sau khi đã ký hợp đồng không?

Có, miễn là có sự thỏa thuận bằng văn bản của cả hai bên. Thỏa thuận mới này sẽ thay thế điều khoản trọng tài ban đầu. Nếu một bên không đồng ý, tranh chấp buộc phải giải quyết theo hình thức đã chốt trong hợp đồng.

Một bên có quyền yêu cầu thay đổi trọng tài viên không?

Có. Theo Điều 42 Luật Trọng tài thương mại 2010, các bên có quyền yêu cầu thay đổi trọng tài viên khi có căn cứ cho rằng trọng tài viên không vô tư, không khách quan, hoặc thuộc các trường hợp bị cấm theo quy định. Trong trọng tài quy chế, Chủ tịch trung tâm trọng tài quyết định việc thay đổi. Trong trọng tài vụ việc, Tòa án có thẩm quyền giải quyết yêu cầu này.

Tranh chấp có nhiều bên (multi-party) thì nên chọn hình thức trọng tài nào?

Trọng tài quy chế phù hợp hơn cho tranh chấp đa bên. Quy tắc tố tụng của các trung tâm trọng tài như VIAC có quy định về việc chỉ định trọng tài viên khi có nhiều bên, cơ chế nhập hoặc tách vụ tranh chấp. Trọng tài vụ việc gặp khó khăn khi xử lý tranh chấp đa bên vì thiếu cơ chế điều phối sẵn có.

Kết luận

Trọng tài vụ việc và trọng tài quy chế đều là cơ chế giải quyết tranh chấp thương mại hiệu quả ngoài Tòa án theo Luật Trọng tài thương mại 2010. Việc lựa chọn đúng hình thức trọng tài khi xác lập hợp đồng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, rút ngắn thời gian và đảm bảo khả năng thi hành phán quyết. Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết, vui lòng liên hệ Chuyên tư vấn luật qua Hotline: 1900 63 6387 để được luật sư hỗ trợ trực tiếp.