Thủ tục chứng thực hợp đồng/giao dịch mới nhất hiện nay

Thủ tục chứng thực hợp đồng/giao dịch là quy trình hành chính quan trọng nhằm xác nhận tính xác thực về thời điểm, địa điểm giao kết, năng lực hành vi dân sự và chữ ký của các bên trong hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật. Việc hiểu rõ các quy định pháp luật sẽ giúp người sử yêu cầu chứng thực chủ động chuẩn bị hồ sơ đúng đầy đủ, rút ngắn thời gian, hạn chế sai sót và đảm bảo hiệu quả pháp lý của hợp đồng, giao dịch. Bằng bài viết này, Chuyên tư vấn luật sẽ cập nhật quy định mới nhất về hồ sơ, thẩm quyền, trình tự chứng thực và những lưu ý quan trọng để bảo đảm giá trị pháp lý của hợp đồng/giao dịch.

Đối tượng và nội dung chứng thực hợp đồng, giao dịch

Chứng thực hợp đồng, giao dịch không áp dụng cho mọi trường hợp mà chỉ thực hiện khi đáp ứng đúng đối tượng và nội dung theo quy định pháp luật. Việc xác định rõ phạm vi này giúp các bên hiểu đúng giá trị pháp lý của hoạt động chứng thực và lựa chọn hình thức phù hợp khi xác lập giao dịch.

Đối tượng chứng thực

Căn cứ khoản 4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP, chứng thực hợp đồng, giao dịch được thực hiện khi các bên có nhu cầu xác nhận tính xác thực của việc giao kết. Cụ thể, hoạt động chứng thực nhằm để chứng minh:

• Thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng/giao dịch;
• Năng lực hành vi dân sự, sự tự nguyện, minh mẫn của các bên;
• Chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên trong hợp đồng/giao dịch là thật.

Phạm vi áp dụng

Căn cứ Điều 34 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP, chứng thực hợp đồng, giao dịch được áp dụng đối với các giao dịch dân sự do các bên tự nguyện yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nhằm bảo đảm giá trị chứng cứ về hình thức và chủ thể giao kết.

Trong một số trường hợp, pháp luật quy định bắt buộc hợp đồng, giao dịch phải được công chứng hoặc chứng thực thì việc chứng thực trở thành điều kiện về hình thức để giao dịch có hiệu lực pháp luật. Điển hình là các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở hoặc tài sản gắn liền với đất theo quy định tại Điều 45 Luật Đất đai 2024.

>> Xem thêm: Các loại hợp đồng bắt buộc phải công chứng chứng thực.

Cơ quan và người có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch

Căn cứ Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP sửa đổi bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP, người có thẩm quyền chứng thực hợp đồng/giao dịch bao gồm:

• Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;
• Người được ủy quyền hoặc phân công để thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định;
• Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng (Phòng/Văn phòng công chứng);
• Viên chức ngoại giao/viên chức lãnh sự của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự.

Hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch

Khi thực hiện thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Hồ sơ càng đầy đủ, rõ ràng thì quá trình giải quyết càng nhanh chóng và hạn chế việc phải bổ sung nhiều lần. Căn cứ Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ bao gồm:

• Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực gồm căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).
• Dự thảo hợp đồng/giao dịch mà các bên yêu cầu chứng thực.
• Giấy tờ liên quan đến đối tượng của giao dịch (nếu có): Giấy chứng nhận quyền sở hữu/quyền sử dụng tài sản hoặc giấy tờ thay thế theo quy định của pháp luật đối với tài sản được giao dịch (bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính).
• Giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của tổ chức (nếu chủ thể giao dịch là tổ chức): Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập, văn bản cử người đại diện ký kết.
• Người làm chứng hoặc phiên dịch (nếu cần) khi người yêu cầu chứng thực không ký được hoặc không đọc/hiểu tiếng Việt (hai người làm chứng và một người phiên dịch).

Trình tự thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch

Trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch được quy định cụ thể tại Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP nhằm bảo đảm việc xác nhận được thực hiện đúng thẩm quyền, đúng trình tự và bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản sau khi chứng thực.

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu chứng thực nộp 01 bộ hồ sơ hợp lệ bằng một trong các hình thức sau:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền chứng thực;
• Gửi qua dịch vụ bưu chính;
• Nộp trực tuyến trên môi trường điện tử (nếu cơ quan có triển khai).

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ

Người thực hiện chứng thực kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ:

• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đúng quy định thì người thực hiện chứng thực hướng dẫn người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện.
• Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì sẽ tiếp nhận và tiến hành bước chứng thực.

Bước 3: Tổ chức chứng thực

Việc chứng thực giao dịch được thực hiện theo Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ – CP sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP. Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký hoặc điểm chỉ trực tiếp trước mặt người thực hiện chứng thực. Trường hợp người yêu cầu đã đăng ký chữ ký mẫu thì người chứng thực sẽ đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký.

Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm ghi lời chứng theo đúng mẫu quy định, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan. Nếu hợp đồng hoặc giao dịch có từ hai trang trở lên thì phải đánh số trang và ký mỗi trang của hợp đồng/giao dịch (nếu có nhiều trang).

Bước 4: Trả kết quả

Căn cứ Điều 37 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn giải quyết không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Lưu ý phân biệt Chứng thực khác với công chứng

Việc phân biệt đúng giữa chứng thực và công chứng có ý nghĩa quan trọng trong việc lựa chọn hình thức xác nhận phù hợp cho từng loại hợp đồng, giao dịch. Mỗi hình thức sẽ có giá trị pháp lý và phạm vi xác nhận khác nhau.

Chứng thực chỉ xác nhận các yếu tố về mặt hình thức như: chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên, thời gian – địa điểm giao kết, năng lực hành vi dân sự và sự tự nguyện khi ký kết. Người thực hiện chứng thực không chịu trách nhiệm về nội dung thỏa thuận trong hợp đồng theo quy định tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Công chứng do công chứng viên thực hiện, không chỉ xác nhận chữ ký mà còn kiểm tra, đánh giá tính hợp pháp của nội dung hợp đồng, giao dịch theo Điều 2 Luật Công chứng 2024.

Một số giao dịch bắt buộc phải công chứng/chứng thực. Điển hình là hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, tặng cho, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, … phải công chứng hoặc chứng thực theo quy định của Luật Đất đai 2024 (trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng).

Hiện nay, pháp luật cho phép cơ quan có thẩm quyền từng bước triển khai chứng thực trên môi trường điện tử. Việc thực hiện trực tuyến phụ thuộc vào điều kiện hạ tầng kỹ thuật và việc cung cấp dịch vụ công của từng địa phương.

>> Xem thêm: Phân biệt công chứng, chứng thực và lập vi bằng.

Dịch vụ luật sư tư vấn chứng thực giao dịch

Chuyên tư vấn luật cung cấp các dịch vụ pháp lý hỗ trợ nhằm bảo đảm việc chứng thực hợp đồng, giao dịch được thực hiện đúng quy định và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý phát sinh.

• Tư vấn xác định hình thức phù hợp: Nên công chứng hay chứng thực đối với từng loại hợp đồng, giao dịch.
• Rà soát và soạn thảo hợp đồng/giao dịch bảo đảm đúng quy định pháp luật và hạn chế rủi ro.
• Kiểm tra hồ sơ pháp lý của tài sản trước khi thực hiện chứng thực.
• Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo quy định mới nhất.
• Đại diện khách hàng thực hiện thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền (nếu được ủy quyền).
• Tư vấn xử lý tình huống phát sinh: thiếu giấy tờ, sai thông tin, một bên không ký được, cần người làm chứng/phiên dịch.
• Tư vấn giải quyết tranh chấp liên quan đến hiệu lực hợp đồng đã được chứng thực

Câu hỏi thường gặp liên quan đến thủ tục chứng thực hợp đồng/giao dịch

Người thực hiện chứng thực có chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hợp đồng không?

Căn cứ khoản 4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người thực hiện chứng thực chỉ xác nhận các yếu tố về hình thức của hợp đồng, giao dịch, bao gồm: thời gian, địa điểm giao kết; năng lực hành vi dân sự và sự tự nguyện của các bên; chữ ký hoặc điểm chỉ là của đúng người yêu cầu chứng thực. Người chứng thực không chịu trách nhiệm về nội dung thỏa thuận, tính hợp pháp, quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng. Các bên tham gia giao dịch phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực, hợp pháp của nội dung đã cam kết.

Cơ quan chứng thực có quyền từ chối yêu cầu chứng thực trong trường hợp nào?

Căn cứ Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cơ quan hoặc người thực hiện chứng thực có quyền từ chối nếu việc chứng thực không bảo đảm điều kiện theo quy định như: hồ sơ không đầy đủ hoặc giấy tờ tùy thân không hợp lệ, không chứng minh được nhân thân người yêu cầu; người yêu cầu không có năng lực hành vi dân sự, không minh mẫn, bị ép buộc hoặc không tự nguyện khi giao kết; nội dung hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội; giấy tờ về tài sản không hợp pháp hoặc có dấu hiệu giả mạo; người yêu cầu không ký/điểm chỉ trước mặt người chứng thực theo quy định; không thuộc thẩm quyền chứng thực của cơ quan tiếp nhận.

Trường hợp nào bắt buộc phải có người phiên dịch khi chứng thực?

Căn cứ khoản 5 Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người phiên dịch là bắt buộc khi người yêu cầu chứng thực không thể tự mình đọc, nghe, nói hoặc không hiểu tiếng việt dẫn đến không thể nhận thức đầy đủ nội dung hợp đồng, giao dịch mà mình tham gia. Người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng/giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực.

Có thể kéo dài thời gian trả kết quả chứng thực quá 02 ngày làm việc không?

Căn cứ Điều 37 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định cơ quan có thẩm quyền phải hoàn tất việc chứng thực không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, trong những trường hợp cần thiết thì cơ quan có thẩm quyền có thể kéo dài thời gian giải quyết theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Người yêu cầu chứng thực có bắt buộc phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực không?

Khi chứng thực hợp đồng, giao dịch, các bên phải ký hoặc điểm chỉ trực tiếp trước mặt người thực hiện chứng thực để bảo đảm chữ ký là đúng của người yêu cầu và việc giao kết là tự nguyện, minh mẫn. Trường hợp ngoại lệ, nếu người yêu cầu đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan có thẩm quyền thì người thực hiện chứng thực có thể đối chiếu với chữ ký mẫu thay vì yêu cầu ký lại tại thời điểm chứng thực theo quy định tại khoản 3 Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Chứng thực hợp đồng có làm phát sinh hiệu lực nội dung hợp đồng không?

Chứng thực không là yếu tố quyết định làm phát sinh hiệu lực nội dung của giao dịch. Hiệu lực của hợp đồng phụ thuộc vào việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Bộ luật Dân sự, bao gồm chủ thể, nội dung, hình thức và ý chí tự nguyện của các bên. Trong một số giao dịch nếu pháp luật quy định bắt buộc phải chứng thực/ công chứng thì đây cũng là 01 trong các yếu tố đảm bảo tính hiệu lực giao dịch.

Về nguyên tắc, chứng thực chỉ là căn cứ chứng minh về mặt hình thức và chủ thể giao kết. Do đó, dù hợp đồng đã được chứng thực nhưng nếu nội dung vi phạm pháp luật thì vẫn có thể bị tuyên vô hiệu khi có tranh chấp.

Có được sửa đổi, bổ sung hợp đồng sau khi đã chứng thực không?

Sau khi hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, nếu các bên có nhu cầu sửa đổi, bổ sung nội dung thì phải lập văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc ký kết hợp đồng mới theo đúng hình thức mà pháp luật quy định. Văn bản sửa đổi, bổ sung cũng phải được công chứng hoặc chứng thực nếu giao dịch gốc thuộc trường hợp bắt buộc về hình thức. Việc tự ý sửa nội dung trên hợp đồng đã chứng thực sẽ không có giá trị pháp lý. Nội dung này được hướng dẫn tại Điều 38 Nghị định 23/2015/NĐ-CP sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP.

Kết luận

Thủ tục chứng thực hợp đồng/giao dịch tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi người thực hiện phải nắm đúng quy định pháp luật và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Việc thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và tránh phát sinh tranh chấp về sau. Để được hỗ trợ pháp lý kịp thời và hiệu quả, vui lòng liên hệ Chuyên tư vấn luật qua hotline: 1900636387.