Thỏa thuận trọng tài thương mại qua Email có hiệu lực không?

Thỏa thuận trọng tài thương mại qua email đang trở thành một hoạt động phổ biến trong giao dịch hiện đại, nhất là khi các bên ưu tiên tốc độ và tiện lợi. Tuy nhiên, liệu hình thức này có đủ điều kiện pháp lý để được công nhận là thỏa thuận trọng tài hợp lệ? Bài viết dưới đây Chuyên tư vấn luật sẽ cùng bạn phân tích rõ khía cạnh pháp lý, rủi ro tiềm ẩn và gợi mở giải pháp đảm bảo hiệu lực cho thỏa thuận trọng tài thương mại qua email.

Luật định cho phép thỏa thuận trọng tài thương mại qua email

Theo Khoản 2 Điều 16 Luật Trọng tài thương mại 2010, thỏa thuận trọng tài phải được xác lập dưới dạng văn bản. Trong đó, các hình thức sau đây cũng được coi là xác lập dưới dạng văn bản, bao gồm cả thỏa thuận qua thư điện tử (email):

• Thỏa thuận được xác lập qua trao đổi giữa các bên bằng telegram, fax, telex, thư điện tử và các hình thức khác theo quy định của pháp luật;
• Thỏa thuận được xác lập thông qua trao đổi thông tin bằng văn bản giữa các bên;
• Thỏa thuận được luật sư, công chứng viên hoặc tổ chức có thẩm quyền ghi chép lại bằng văn bản theo yêu cầu của các bên;
• Trong giao dịch các bên có dẫn chiếu đến một văn bản thể hiện thỏa thuận trọng tài như hợp đồng, chứng từ, điều lệ công ty và những tài liệu tương tự khác;
• Qua trao đổi về đơn kiện và bản tự bảo vệ mà trong đó thể hiện sự tồn tại của thỏa thuận do một bên đưa ra và bên kia không phủ nhận.

Như vậy, thỏa thuận trọng tài được lập qua email được pháp luật công nhận là hợp pháp và có hiệu lực như một văn bản thỏa thuận trọng tài truyền thống.

Điều kiện để thoả thuận trọng tài qua email có hiệu lực

Điều kiện để thỏa thuận trọng tài qua email bao gồm điều kiện về hình thức, về nội dung và về năng lực pháp luật của các bên và không vi phạm điều cấm của pháp luật.

Điều kiện về hình thức

Về hình thức phải đảm bảo tuân thủ giá trị theo luật giao dịch điện tử 2023 đảm bảo tuân thủ điều kiện quy định tại điều 10, điều 11.

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, để thỏa thuận trọng tài qua email được công nhận về mặt pháp lý, cần đảm bảo các yêu cầu sau (theo Điều 10 và Điều 11):

• Độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận và lưu trữ: Việc gửi và nhận email phải được thực hiện qua phương thức đảm bảo tính xác thực, không bị chỉnh sửa hoặc mất mát dữ liệu trong quá trình truyền tải và lưu trữ. Người khởi tạo thông điệp (người gửi email) phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính chính xác của thông điệp đó.
• Bảo đảm tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu: Thông điệp email phải được bảo vệ để không bị thay đổi, giả mạo hoặc hư hỏng trong quá trình truyền và lưu trữ. Các biện pháp kỹ thuật như chữ ký số, mã hóa hoặc các công nghệ bảo mật khác thường được áp dụng để duy trì tính toàn vẹn.
• Xác định người khởi tạo, gửi và nhận thông điệp: Phải có phương pháp xác minh rõ ràng để đảm bảo thông điệp được gửi bởi đúng người khởi tạo và đã được người nhận hợp lệ tiếp nhận. Việc xác nhận nhận thông điệp (ví dụ qua phản hồi email) cũng là yếu tố quan trọng để xác định thời điểm và tính hợp lệ của thỏa thuận.

Điều kiện về nội dung

Thỏa thuận trọng tài qua email cần thể hiện rõ ý chí tự nguyện và thống nhất của các bên trong việc giải quyết tranh chấp bằng trọng tài. Điều này đặc biệt quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và khả năng thi hành của thỏa thuận. Dưới đây là các điểm cần lưu ý:

• Ngôn ngữ rõ ràng, dứt khoát: Các bên cần sử dụng ngôn ngữ trực tiếp, không mơ hồ để bày tỏ ý định đưa tranh chấp ra trọng tài. Tránh các cụm từ có thể gây hiểu lầm như “có thể”, “nếu được”, “có lẽ sẽ”, mà thay vào đó hãy dùng “đồng ý”, “chấp nhận”, “sẽ giải quyết”.
• Xác định rõ ràng phạm vi tranh chấp: Thỏa thuận cần nêu rõ loại tranh chấp nào sẽ được giải quyết bằng trọng tài. Điều này có thể là tất cả các tranh chấp phát sinh từ hợp đồng, hoặc chỉ những tranh chấp cụ thể liên quan đến một điều khoản nào đó.
• Thể hiện sự tự nguyện của các bên: Email gửi và nhận phải cho thấy rõ rằng các bên đã đọc, hiểu và đồng ý với nội dung của thỏa thuận trọng tài mà không có bất kỳ sự ép buộc nào. Việc các bên phản hồi xác nhận, ví dụ bằng email “Đồng ý” hoặc “Xác nhận đã đọc và đồng ý với điều khoản trọng tài”, là rất cần thiết.
• Lựa chọn Trung tâm Trọng tài: Việc chỉ định một Trung tâm Trọng tài cụ thể là rất quan trọng. Điều này giúp tránh việc các bên phải mất thời gian tranh cãi về cơ quan giải quyết tranh chấp khi phát sinh mâu thuẫn. Cần nêu rõ tên chính xác và đầy đủ của Trung tâm Trọng tài.
• Lựa chọn Trọng tài viên: Nếu các bên chọn hình thức trọng tài vụ việc (không thông qua một trung tâm trọng tài), email cần nêu rõ cách thức chỉ định Trọng tài viên (ví dụ: mỗi bên chỉ định một Trọng tài viên, sau đó các Trọng tài viên được chỉ định sẽ bầu Chủ tịch Hội đồng Trọng tài).
• Xác định rõ Quy tắc tố tụng: Để đảm bảo quá trình tố tụng trọng tài diễn ra theo một quy trình thống nhất, các bên cần đồng ý về bộ Quy tắc tố tụng được áp dụng. Thông thường, nếu lựa chọn một Trung tâm Trọng tài, Quy tắc tố tụng sẽ là Quy tắc của Trung tâm đó.

>>>> Xem thêm: Thoả thuận trọng tài: hình thức, nội dung và hiệu lực

Điều kiện về năng lực pháp luật của các bên

Trong một thỏa thuận trọng tài thương mại, việc đảm bảo rằng tất cả các bên tham gia đều có năng lực pháp luật đầy đủ là một yếu tố cực kỳ quan trọng. Điều này trực tiếp ảnh hưởng đến tính hợp pháp và hiệu lực của thỏa thuận, từ đó quyết định liệu phán quyết trọng tài sau này có thể được công nhận và thi hành hay không.

Đối với cá nhân tham gia thỏa thuận trọng tài

Khi một cá nhân tham gia vào thỏa thuận trọng tài cần kiểm tra các điểm sau:

• Đủ 18 tuổi trở lên: Đây là điều kiện cơ bản để một cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
• Không bị mất năng lực hành vi dân sự: Cá nhân không bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự (ví dụ: do mắc bệnh tâm thần hoặc các bệnh khác khiến không thể nhận thức, làm chủ hành vi).
• Không bị hạn chế năng lực hành vi dân sự: Cá nhân không bị Tòa án tuyên bố hạn chế năng lực hành vi dân sự. 

Đối với pháp nhân (doanh nghiệp, tổ chức) tham gia thỏa thuận trọng tài

Phần lớn các thỏa thuận trọng tài thương mại liên quan đến pháp nhân. Để đảm bảo năng lực pháp luật của pháp nhân, cần xem xét:

• Tư cách pháp lý hợp lệ: Pháp nhân phải được thành lập hợp pháp và đang hoạt động. Điều này có thể được kiểm tra thông qua Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc các giấy tờ pháp lý tương đương.
• Thẩm quyền của người ký kết: Đây là điểm quan trọng. Người ký thỏa thuận trọng tài nhân danh pháp nhân phải có thẩm quyền để làm việc đó. Người có thẩm quyền có thể là:
  • Người đại diện theo pháp luật: Thường là Giám đốc, Tổng Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng quản trị/thành viên được quy định trong Điều lệ công ty hoặc theo quy định của pháp luật. Khi ký kết, cần kiểm tra chức danh và thông tin cá nhân của họ khớp với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
  • Người đại diện theo ủy quyền: Nếu người ký không phải là người đại diện theo pháp luật, họ phải có văn bản ủy quyền hợp lệ từ người đại diện theo pháp luật của pháp nhân. Văn bản ủy quyền cần ghi rõ phạm vi ủy quyền, bao gồm quyền ký kết thỏa thuận trọng tài. Các bên cần yêu cầu xem xét bản gốc hoặc bản sao công chứng của văn bản ủy quyền này để xác minh tính hợp lệ.

Không vi phạm các điều cấm của pháp luật

Theo quy định của Luật Trọng tài Thương mại 2010 và Nghị quyết 01/2014/NQ-HĐTP của Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân Tối cao, để thỏa thuận trọng tài thương mại không bị coi là vô hiệu do vi phạm các điều cấm của pháp luật, cần lưu ý các điểm sau:

Điều 6 Luật Trọng tài Thương mại 2010 quy định rằng khi có thỏa thuận trọng tài hợp pháp giữa các bên, Tòa án phải từ chối thụ lý tranh chấp mà các bên đã thỏa thuận giải quyết bằng trọng tài, trừ khi thỏa thuận trọng tài vô hiệu hoặc không thể thực hiện được như vi phạm điều cấm của pháp luật và đạo đức xã hội.

Điều 18 Luật Trọng tài Thương mại 2010 quy định về hiệu lực của thỏa thuận trọng tài, trong đó thỏa thuận trọng tài sẽ bị tuyên vô hiệu nếu: Thỏa thuận trọng tài vi phạm điều cấm của pháp luật (ví dụ: thỏa thuận giải quyết tranh chấp thuộc lĩnh vực bị pháp luật cấm trọng tài giải quyết hoặc có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội).

Điều 3 Nghị quyết 01/2014/NQ-HĐTP làm rõ thêm về các trường hợp thỏa thuận trọng tài bị vô hiệu, trong đó nhấn mạnh thỏa thuận trọng tài không được vi phạm các điều cấm của pháp luật, bao gồm các tranh chấp không thuộc thẩm quyền trọng tài, các giao dịch bị cấm theo Bộ luật Dân sự và các quy định khác của pháp luật.

Các lưu ý khi thỏa thuận trọng tài thương mại qua email

Dựa trên kinh nghiệm thực tế của mình, Luật sư của Chúng tôi có một số lưu ý khi thỏa thuận trọng tài thương mại qua email đến Quý khách hàng như sau:

Nên đưa điều khoản trọng tài vào hợp đồng

Việc đưa điều khoản trọng tài vào hợp đồng giúp thỏa thuận trọng tài được xác lập một cách rõ ràng, minh bạch ngay từ đầu quan hệ pháp luật giữa các bên. Điều khoản này thể hiện rõ ràng ý chí của các bên về việc lựa chọn trọng tài làm phương thức giải quyết tranh chấp, đồng thời xác định trung tâm trọng tài hoặc trọng tài viên, quy tắc tố tụng áp dụng.

Nên sử dụng email chính thức, có thẩm quyền của doanh nghiệp hoặc cá nhân để trao đổi và xác lập thỏa thuận trọng tài nhằm tránh tranh chấp về thẩm quyền và tính xác thực của thỏa thuận. Nội dung email cần thể hiện rõ ràng về việc lựa chọn trọng tài, trung tâm trọng tài, quy tắc tố tụng và phạm vi tranh chấp được giải quyết bằng trọng tài. Lưu trữ đầy đủ các email trao đổi làm chứng cứ xác lập thỏa thuận trọng tài.

Theo Điều 5 Luật Trọng tài thương mại 2010, thỏa thuận trọng tài có thể được lập trước hoặc sau khi xảy ra tranh chấp, nhưng việc có điều khoản trọng tài trong hợp đồng ngay từ đầu vẫn là cách thức an toàn và hiệu quả nhất để bảo đảm quyền lợi các bên.

Yêu cầu các bên xác nhận lại thoả thuận

Khi thỏa thuận trọng tài được xác lập qua email, việc yêu cầu các bên xác nhận lại thỏa thuận là rất quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và tránh tranh chấp sau này. Dưới đây là các lưu ý liên quan:

• Xác nhận rõ ràng ý chí đồng thuận của các bên
  Các bên cần gửi email xác nhận lại nội dung thỏa thuận trọng tài, bao gồm: lựa chọn trung tâm trọng tài hoặc trọng tài viên, quy tắc tố tụng áp dụng và phạm vi tranh chấp được giải quyết bằng trọng tài. Việc này giúp thể hiện rõ ý chí tự nguyện và thống nhất của các bên về thỏa thuận trọng tài.
• Thỏa thuận trọng tài phải được lập thành văn bản hợp lệ
  Theo quy định pháp luật, thỏa thuận trọng tài có thể được xác lập qua trao đổi thư điện tử (email) và được coi là văn bản hợp lệ nếu thể hiện được sự đồng thuận của các bên. Việc xác nhận lại thỏa thuận qua email giúp củng cố bằng chứng về sự tồn tại và hiệu lực của thỏa thuận trọng tài.
• Lưu trữ đầy đủ các email xác nhận
  Các email xác nhận này cần được lưu giữ cẩn thận để làm bằng chứng khi xảy ra tranh chấp hoặc khi cần trình Tòa án, Trung tâm trọng tài chứng minh thỏa thuận trọng tài có hiệu lực.

>>>> Xem thêm: Có được ký hợp đồng qua email hay không?

Có chính sách lưu trữ dữ liệu email khoa học

Để đảm bảo tính pháp lý, bảo mật và thuận tiện trong việc sử dụng email làm chứng cứ hoặc căn cứ thỏa thuận trọng tài, các bên nên áp dụng chính sách lưu trữ dữ liệu email khoa học với các điểm sau:

Lưu trữ đầy đủ và có hệ thống

• Lưu giữ tất cả email liên quan đến thỏa thuận trọng tài: bao gồm email trao đổi, xác nhận thỏa thuận, các tài liệu đính kèm như hợp đồng, điều khoản trọng tài, quy tắc tố tụng,…
• Phân loại và đánh dấu rõ ràng theo từng vụ việc hoặc hợp đồng để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
• Sử dụng phần mềm quản lý email hoặc hệ thống lưu trữ có khả năng phân loại, tìm kiếm nhanh và bảo mật cao.

Đảm bảo tính toàn vẹn và nguyên vẹn của dữ liệu

• Sử dụng các công cụ, phần mềm để bảo vệ email tránh bị chỉnh sửa, xóa hoặc thay đổi nội dung sau khi lưu trữ.
• Áp dụng các biện pháp sao lưu định kỳ để tránh mất mát dữ liệu do sự cố kỹ thuật hoặc nhân sự.

Bảo mật thông tin

• Áp dụng các chính sách bảo mật nghiêm ngặt, bao gồm phân quyền truy cập dữ liệu, mã hóa email quan trọng, sử dụng phần mềm chống virus.
• Đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới được truy cập hoặc chỉnh sửa dữ liệu email liên quan đến thỏa thuận trọng tài.

Lưu trữ dài hạn và kế hoạch sao lưu

• Thiết lập quy trình lưu trữ dài hạn, đảm bảo dữ liệu email được bảo quản ít nhất theo thời gian pháp luật quy định hoặc theo thỏa thuận giữa các bên.
• Có kế hoạch sao lưu dự phòng để đảm bảo phục hồi dữ liệu khi có sự cố.

Dịch vụ luật sư soạn thảo thỏa thuận trọng tài và giải quyết tranh chấp bằng trọng tài

Chuyên tư vấn luật có đội ngũ luật sư chuyên môn sâu, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực trọng tài thương mại tại Việt Nam và trong giải quyết tranh chấp thương mại qua trọng tài. Các dịch vụ chính bao gồm:

• Tư vấn pháp lý về thỏa thuận trọng tài, đánh giá rủi ro và đề xuất phương án giải quyết tranh chấp phù hợp.
• Đại diện và tham gia tố tụng trọng tài, bảo vệ quyền lợi khách hàng trong các phiên họp trọng tài.
• Hỗ trợ hòa giải tại trọng tài, yêu cầu hủy phán quyết trọng tài, giải quyết khiếu nại liên quan đến thỏa thuận trọng tài vô hiệu hoặc không thể thực hiện.
• Đăng ký và yêu cầu thi hành phán quyết trọng tài.
• Đại diện khách hàng trong đàm phán, thương lượng trước và trong quá trình tố tụng trọng tài.
• Tư vấn và xử lý các thủ tục pháp lý phức tạp liên quan đến tranh chấp thương mại và trọng tài

>>>> Xem thêm: Tư vấn giải quyết tranh chấp tại Trung tâm trọng tài VIAC 

Câu hỏi thường gặp (FAQ) liên quan đến thỏa thuận trọng tài

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về thỏa thuận trọng tài và soạn thảo loại thỏa thuận này qua email.

Chỉ trao đổi qua email mà không ký hợp đồng chính thức thì thỏa thuận trọng tài có hiệu lực không?

Có hiệu lực nếu nội dung email thể hiện rõ ràng sự đồng thuận, có căn cứ xác định danh tính người gửi và không vi phạm điều cấm của pháp luật. Tuy nhiên, nên xác nhận lại bằng phản hồi để củng cố tính pháp lý.

Có cần chữ ký số trong email để thỏa thuận trọng tài có giá trị không?

Không bắt buộc, nhưng có thể giúp tăng độ tin cậy và xác thực. Nếu không có chữ ký số, cần có các yếu tố khác chứng minh được danh tính và ý chí của các bên (ví dụ: email gửi từ địa chỉ chính thức, có nội dung xác nhận rõ ràng).

Tranh chấp phát sinh nhưng không có điều khoản trọng tài trong hợp đồng, sau đó mới trao đổi email thỏa thuận trọng tài thì có được không?

Được. Theo Điều 5 Luật Trọng tài thương mại 2010, thỏa thuận trọng tài có thể được xác lập trước hoặc sau khi tranh chấp xảy ra, miễn là thỏa thuận đó hợp pháp và có hiệu lực.

Bên kia không phản hồi email thỏa thuận trọng tài thì có được xem là đã đồng ý không?

Không. Sự im lặng không được coi là sự đồng ý, trừ khi có căn cứ pháp lý hoặc hành vi cụ thể thể hiện sự chấp thuận rõ ràng.

Nếu thỏa thuận trọng tài qua email bị tranh chấp về hiệu lực thì ai sẽ là người giải quyết?

Tòa án sẽ là cơ quan có thẩm quyền phán quyết về hiệu lực của thỏa thuận trọng tài nếu có yêu cầu tuyên vô hiệu hoặc tranh chấp phát sinh.

Có thể dùng email làm chứng cứ tại Trung tâm Trọng tài hoặc Tòa án không?

Có. Email là một loại thông điệp dữ liệu có thể được sử dụng làm chứng cứ nếu đáp ứng điều kiện về tính toàn vẹn, xác thực và hợp pháp theo Luật Giao dịch điện tử 2023.

Kết luận

Thỏa thuận trọng tài thương mại qua email là hình thức hợp pháp nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hình thức, nội dung, năng lực chủ thể và không vi phạm điều cấm của pháp luật. Trong bối cảnh giao dịch điện tử ngày càng phổ biến, việc xác lập thỏa thuận trọng tài qua email không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn mở rộng tính linh hoạt cho doanh nghiệp. Quý khách hàng có thể liên hệ Chuyên tư vấn luật qua hotline 1900.63.63.87. Chuyên tư vấn luật cam kết đồng hành cùng quý khách hàng trong việc xây dựng thỏa thuận trọng tài an toàn, hiệu quả và đúng quy định pháp luật.