Cần làm gì khi phát sinh tranh chấp mua bán hàng hóa 

Cần làm gì khi phát sinh tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa là vấn đề nhiều doanh nghiệp gặp phải. Tranh chấp thường phát sinh do vi phạm nghĩa vụ, không thực hiện đúng thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu không xử lý kịp thời, tranh chấp có thể gây thiệt hại lớn về tài chính và uy tín. Bài viết này Chuyên tư vấn luật sẽ đề xuất giải pháp phù hợp giải quyết tranh chấp này.

Nghiên cứu hợp đồng và thu thập hồ sơ, tài liệu chứng cứ

Hợp đồng là cơ sở pháp lý quan trọng nhất để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch mua bán hàng hóa. Khi xảy ra tranh chấp, việc hiểu rõ nội dung hợp đồng sẽ giúp xác định:

• Bên nào đã vi phạm nghĩa vụ;
• Mức độ vi phạm và hậu quả phát sinh;
• Căn cứ để yêu cầu bồi thường hoặc chấm dứt hợp đồng.

Khi nghiên cứu hợp đồng mua bán hàng hóa, cần tập trung vào các điều khoản chính sau:

• Đối tượng hợp đồng.
• Giá cả và phương thức thanh toán.
• Thời gian và địa điểm giao nhận.
• Phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại.
• Sự kiện bất khả kháng.
• Thỏa thuận về giải quyết tranh chấp.

Chứng cứ và tài liệu liên quan là căn cứ để Tòa án giải quyết vụ án. Nếu không có hợp đồng rõ ràng hoặc thiếu chứng cứ thì yêu cầu khởi kiện cũng có thể không được chấp nhận. 

Việc thu thập chứng cứ phải có hệ thống, liên quan trực tiếp đến nội dung tranh chấp. Các tài liệu bao gồm:

• Hợp đồng và phụ lục hợp đồng.
• Biên bản giao nhận hàng hóa, hóa đơn giá trị gia tăng
• Chứng từ vận chuyển: phiếu xuất kho, vận đơn, đơn hàng, bảng kê hàng hóa…
• Email, tin nhắn trao đổi: xác nhận nội dung, điều chỉnh thỏa thuận, khiếu nại hoặc từ chối nhận hàng.
• Biên bản nghiệm thu, biên bản hủy hợp đồng, thông báo phạt vi phạm.

Tài liệu để trở thành chứng cứ vụ án khi đáp ứng đủ điều kiện về tính hợp pháp, có thật và liên quan giải quyết vụ án. 

Thương lượng giải quyết tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa

Khi phát sinh tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa, thương lượng là giải pháp đầu tiên nên áp dụng vì những lý do sau:

• Tiết kiệm thời gian, chi phí: Không phải nộp án phí, lệ phí hay chờ đợi xét xử kéo dài như thủ tục tại Tòa án.
• Giữ gìn mối quan hệ hợp tác: Đặc biệt cần thiết nếu hai bên có nhu cầu tiếp tục giao dịch trong tương lai.
• Chủ động kiểm soát kết quả: Các bên có thể thỏa thuận linh hoạt về mức bồi thường, thời gian thực hiện nghĩa vụ, phương án khắc phục hậu quả.
• Thể hiện thiện chí hợp tác: Nếu vụ việc phải đưa ra Tòa, hành vi thiện chí thương lượng trước đó sẽ là yếu tố có lợi cho bên khởi kiện.

Việc thương lượng có thể tiến hành bằng các hình thức linh hoạt như: trực tiếp tại văn phòng của các bên hoặc trực tuyến. 

>> Xem thêm: Quy trình giải quyết tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

Khởi kiện  tranh chấp mua bán hàng hóa đến tòa án có thẩm quyền

Thời hiệu khởi kiện 

Tranh chấp hợp đồng mua bán có thể là tranh chấp dân sư hoặc tranh chấp hợp đồng thương mại. Vì vậy, khi giải quyết tranh chấp cần xác định pháp luật điều chỉnh đối với hợp đồng mua bán. Từ đó xác định thời hiệu khởi kiện như sau:

• Nếu là hợp đồng dân sự: thời hiệu khởi kiện là 03 năm kể từ ngày người có quyền yêu cầu biết hoặc phải biết quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm. 
• Nếu là hợp đồng thương mại: thời hiệu khởi kiện là 02 năm kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm. 

Cơ sở pháp lý: Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015 và Điều 319 Luật Thương mại 2005. 

Thẩm quyền giải quyết

Dù là hợp đồng dân sự hay hợp đồng thương mại thì Tòa án cũng có thẩm quyền giải quyết đối với tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa. Căn cứ quy định Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 thì Tòa án nhân dân khu vực nơi bị đơn cư trú, làm việc đối với cá nhân; nơi đặt trụ sở đối với tổ chức sẽ có thẩm quyền giải quyết tranh chấp này. 

Ngoài ra, người khởi kiện có quyền lựa chọn Tòa án nơi hợp đồng được thực hiện để yêu cầu giải quyết theo điểm g khoản 1 Điều 40 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015.

Đơn và hồ sơ khởi kiện

Người khởi kiện tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa cần chuẩn bị:

• Đơn khởi kiện theo mẫu 23 – DS ban hành kèm Nghị quyết 01/2017/NQ-HĐTP.
• Hợp đồng mua bán hàng hóa, phụ lục hợp đồng.
• Biên bản, văn bản đính kèm hợp đồng mua bán hàng hóa.
• Biên bản giao nhận, yêu cầu thanh toán, đối chiếu công nợ,…
• Công văn, thông báo,… liên quan quá trình thực hiện, yêu cầu giải quyết tranh chấp. 
• Giấy tờ pháp lý người khởi kiện.
• Tài liệu, chứng cứ khác chứng minh yêu cầu khởi kiện. 

Thụ lý vụ án 

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Chánh án phân công thẩm phán xem xét đơn khởi kiện. Thẩm phán xem xét đơn và ra một trong quyết định theo Điều 191 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Thời gian Tòa án giải quyết đơn tính từ ngày nhận đơn là 8 ngày làm việc. 

Nếu đơn khởi kiện thuộc thẩm quyền của Tòa án thì Thẩm phán tính tạm ứng án phí và thông báo cho người khởi kiện. Người khởi kiện có thời gian 7 ngày kể từ ngày nhận thông báo phải nộp lại biên lai nộp tạm ứng cho tòa. Sau khi nhận được biên lai thì Tòa án ra thông báo thụ lý vụ án. 

Trường hợp người khởi kiện thuộc trường hợp được miễn tạm ứng án phí và có đơn xin miễn tạm ứng thì Tòa án xem xét ra thông báo thụ lý đơn khi xét thấy thuộc thẩm quyền. 

Thông báo thụ lý vụ án sẽ được gửi đến người khởi kiện, người bị kiện, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan. 

Cơ sở pháp lý: Điều 191, 195 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. 

Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa như sau:

• Nếu là tranh chấp hợp đồng dân sự: thời chuẩn bị xét xử có thể là 6 tháng tính từ ngày thụ lý vụ án. 
• Nếu là tranh chấp hợp đồng thương mại: thời chuẩn bị xét xử có thể là 3 tháng tính từ ngày thụ lý vụ án. 

Thời gian mở phiên tòa sơ thẩm là 1 tháng kể từ ngày ra quyết định đưa vụ án ra xét xử.  Trường hợp có lý do chính đáng thì thời gian mở phiên tòa có thể là 2 tháng. 

Trường hợp vụ án bị kháng cáo thì thời gian chuẩn bị xét xử là 2 tháng kể từ ngày thụ lý, có thể gia hạn thêm không quá 1 tháng.  Trong thời hạn 01 tháng, kể từ ngày có quyết định đưa vụ án ra xét xử, Tòa án phải mở phiên tòa phúc thẩm; trường hợp có lý do chính đáng thì thời hạn này là 02 tháng. 

Trong giai đoạn chuẩn bị xét xử Tòa án có thể thực hiện các thủ tục: giám định thiệt hại hàng hóa, thu thập tài liệu, chứng cứ,… nên thời gian giải quyết vụ án có thể lâu hơn. Trường hợp này, Tòa án có thể tạm đình chỉ giải quyết vụ án để đợi kết quả thu thập, xác minh chứng cứ. 

Cơ sở pháp lý: Điều 203 và 286 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. 

Căn cứ tòa án giải quyết tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa

Hiệu lực của hợp đồng mua bán hàng hóa

Đối với tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa, Tòa án cần xem  xét hiệu lực của hợp đồng. Căn cứ tại Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng có hiệu lực khi đáp ứng đủ ba điều kiện: chủ thể có năng lực, nội dung và mục đích hợp pháp, hình thức phù hợp.

• Thứ nhất, các bên giao kết hợp đồng phải có năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch mua bán hàng hóa. 
• Thứ hai, hợp đồng phải được xác lập hoàn toàn tự nguyện. Nếu một bên bị ép buộc, lừa dối, đe dọa trong quá trình giao kết thì hợp đồng sẽ bị tuyên vô hiệu .
• Thứ ba, nội dung và mục đích hợp đồng không được trái pháp luật, đạo đức xã hội. Nếu hàng hóa bị cấm kinh doanh hoặc giao dịch nhằm trốn thuế, … hợp đồng có thể bị vô hiệu.
• Cuối cùng, hình thức hợp đồng. Đa số hợp đồng mua bán được lập bằng văn bản. Một số loại hàng hóa đặc biệt còn cần công chứng hoặc đăng ký. Trường hợp không tuân thủ hình thức bắt buộc, hợp đồng có thể không có hiệu lực pháp lý.

Tòa án sẽ đánh giá hiệu lực hợp đồng dựa trên các yếu tố trên trước khi xem xét trách nhiệm của các bên trong tranh chấp.

>> Xem thêm: Lưu ý khi soạn thảo điều khoản giải quyết tranh chấp trong hợp đồng.

Quá trình thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa

Trong quá trình giải quyết tranh chấp, tòa án sẽ đánh giá toàn bộ diễn biến thực tế khi thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa giữa các bên. Đây là căn cứ quan trọng để xác định trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của các bên liên quan.

Trước hết, tòa án sẽ xem xét nội dung hợp đồng: các điều khoản về hàng hóa, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, trách nhiệm vi phạm, bảo hành… Tính hợp pháp và ràng buộc của các điều khoản sẽ là cơ sở để xác định nghĩa vụ cụ thể của từng bên.

Tiếp theo, việc thực hiện nghĩa vụ giao hàng và thanh toán sẽ được đối chiếu với các tài liệu, chứng từ kèm theo như biên bản giao nhận, hóa đơn, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán, email xác nhận… Nếu bên bán không giao đủ hàng, giao hàng kém chất lượng hoặc trễ hạn, hoặc bên mua không thanh toán đầy đủ, thì đây là căn cứ xác định vi phạm hợp đồng.

Tòa án cũng đánh giá quá trình thương lượng, khắc phục hậu quả giữa các bên. Các văn bản như thông báo vi phạm, công văn yêu cầu khắc phục, biên bản làm việc, email trao đổi sẽ cho thấy thái độ hợp tác hay chây ì từ một phía.

Quá trình thực hiện hợp đồng là yếu tố then chốt để tòa án phân tích lỗi, xác định mức độ vi phạm và đưa ra phán quyết phù hợp. Bên nào không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ theo thỏa thuận sẽ phải chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định pháp luật và nội dung hợp đồng.

Lỗi và mối quan hệ với yêu cầu khởi kiện

Tòa án sẽ xem xét quá trình thực hiện hợp đồng để xác định các nghĩa vụ đã thực hiện, nghĩa vụ bị vi phạm và mức độ thiệt hại. Tòa sẽ đối chiếu giữa nội dung hợp đồng và thực tế thực hiện để đánh giá mức độ tuân thủ. 

Các điều khoản được xem xét thường bao gồm: điều khoản về chủng loại hàng hóa, số lượng, chất lượng, thời điểm giao hàng, địa điểm giao nhận, phương thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ đi kèm.

Tòa cũng xem xét các tài liệu chứng minh quá trình thực hiện như: biên bản giao nhận, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, biên lai thanh toán, thư điện tử xác nhận hoặc các văn bản làm việc giữa hai bên. Các chứng cứ này giúp xác định cụ thể hành vi vi phạm, thời điểm phát sinh tranh chấp và thiệt hại thực tế.

Bên cạnh đó, nếu các bên đã có hành vi sửa đổi, bổ sung hoặc điều chỉnh nội dung hợp đồng trong quá trình thực hiện mà không lập thành văn bản, Tòa sẽ đánh giá dựa trên hành vi thực tế và các thỏa thuận miệng có chứng cứ rõ ràng.

Tóm lại, việc làm rõ quá trình thực hiện hợp đồng giúp Tòa án xác định căn cứ pháp lý và thực tiễn cho các yêu cầu khởi kiện, cũng như việc áp dụng chế tài tương ứng theo quy định.

Quyền và nghĩa vụ của bên thứ ba

Trong một số tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa, có thể phát sinh sự tham gia của bên thứ ba – là những tổ chức hoặc cá nhân không trực tiếp ký hợp đồng nhưng có liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ hợp đồng. 

Bên thứ ba này có thể bao gồm: 

• Đơn vị vận chuyển hàng hóa.
• Công ty bảo hiểm.
• Tổ chức trung gian thanh toán, ngân hàng mở L/C.
• Hoặc các bên bảo lãnh, ủy quyền… 

Tòa án sẽ xem xét vai trò, nghĩa vụ và trách nhiệm của họ khi giải quyết vụ việc. Căn cứ Điều 68, 73 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, các bên thứ ba này có thể được triệu tập tham gia với tư cách người có quyền và nghĩa vụ liên quan. Bên thứ ba có quyền trình bày ý kiến, cung cấp chứng cứ, yêu cầu độc lập hoặc phản bác yêu cầu của các bên tranh chấp.

Các yếu tố miễn trừ trách nhiệm (nếu có)

Trong một số trường hợp tranh chấp hợp đồng, bên vi phạm có thể được miễn trừ trách nhiệm dân sự nếu chứng minh được sự kiện bất khả kháns, lỗi bên thứ ba hoặc do lỗi hoàn toàn của bên còn lại. Tòa án sẽ xem xét các yếu tố này khi đánh giá trách nhiệm pháp lý và yêu cầu bồi thường của các bên.

Nếu bên vi phạm chứng minh được sự kiện bất khả kháng là nguyên nhân trực tiếp gây ra việc không thực hiện nghĩa vụ thì họ có thể được miễn trách nhiệm bồi thường thiệt hại, không bị phạt vi phạm hợp đồng. 

Nếu một trong các bên có hành vi cản trở, không hợp tác hoặc vi phạm trước, khiến bên còn lại không thể thực hiện nghĩa vụ, thì trách nhiệm có thể chuyển sang bên còn lại. Ví dụ:

• Bên mua không mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn khiến bên bán không thể giao hàng;
• Bên mua không nhận hàng đúng thời điểm theo thỏa thuận.

Trong trường hợp này, bên bị coi là vi phạm thực chất có thể được miễn trách nhiệm hoặc thậm chí trở thành bên có quyền yêu cầu bồi thường.

Một số hợp đồng có điều khoản quy định miễn trách nhiệm khi xảy ra các sự kiện nhất định, như: đình công, thiếu nguyên liệu do khủng hoảng năng lượng, tạm ngừng sản xuất do lệnh hành chính… Nếu điều khoản đó rõ ràng và không trái pháp luật, Tòa án có thể chấp nhận căn cứ đó để miễn trách nhiệm dân sự cho bên có vi phạm.

Câu hỏi liên quan tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa

Tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa thường phát sinh từ những nguyên nhân nào?

Tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa thường phát sinh do như:

• Vi phạm nghĩa vụ giao hàng, chậm thanh toán, giao hàng không đúng chất lượng, số lượng, hoặc không đúng thời gian, địa điểm. 
• Một bên đơn phương chấm dứt hợp đồng trái quy định, hoặc tranh cãi về điều khoản thanh toán, bồi thường thiệt hại. 
• Một số hợp đồng thiếu rõ ràng, không quy định cụ thể nghĩa vụ hoặc không có điều khoản giải quyết tranh chấp cũng dễ dẫn đến tranh chấp. 

Nếu không có hợp đồng bằng văn bản thì có thể khởi kiện được không?

Vẫn có thể khởi kiện nếu không có hợp đồng bằng văn bản. Tuy nhiên, người khởi kiện phải chứng minh được giao dịch mua bán có tồn tại và đã thực hiện. Chứng cứ có thể bao gồm: tin nhắn, email, biên bản giao nhận, hóa đơn, biên lai thanh toán, nhân chứng… Nếu có hành vi thực hiện nghĩa vụ mua bán như đã giao hàng và nhận thanh toán thì đó là căn cứ xác lập hợp đồng thực tế. Tuy nhiên, khả năng chứng minh sẽ khó khăn hơn và Tòa án sẽ đánh giá kỹ lưỡng về tính xác thực, hợp pháp và liên quan của chứng cứ.

Có thể giải quyết tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa bằng trọng tài không?

Tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa có thể giải quyết bằng trọng tài thương mại nếu các bên có thỏa thuận bằng văn bản nội dung này. Đồng thời tranh chấp này phải đảm bảo điều kiện giải quyết tranh chấp bằng trọng tài theo Điều 2 và 5 Luật Trọng tài thương mại 2010. 

Khi nào Tòa án từ chối thụ lý vụ án tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa?

Tòa án có thể từ chối thụ lý vụ án nếu không thuộc thẩm quyền giải quyết. Một số trường hợp cụ thể: 

• Đơn khởi kiện không có đủ nội dung cần thiết; 
• Hết thời hạn nhưng không nộp tạm ứng án phí theo thông báo;
• Người khởi kiện không có quyền khởi kiện;
• Hết thời hạn nhưng không sửa đổi, bồ sung yêu cầu khởi kiện. 
• Vụ án thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan khác. 

Có thể yêu cầu giám định chất lượng hàng hóa trong quá trình giải quyết tranh chấp không?

Khi có tranh chấp liên quan đến chất lượng hàng hóa, các bên có thể yêu cầu Tòa án trưng cầu giám định. Căn cứ Điều 102 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, giám định có thể áp dụng để xác minh, đánh giá mức độ thiệt hại hoặc sai lệch về chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa. Việc giám định giúp làm rõ căn cứ yêu cầu bồi thường, tránh việc tranh cãi kéo dài. Nếu một bên có nghi ngờ về chất lượng nhưng không có chứng cứ rõ ràng, thì giám định sẽ là phương án hiệu quả được chấp nhận trong tố tụng dân sự.

Luật sư tư vấn giải quyết tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa

Chuyên tư vấn luật cung cấp dịch vụ tư vấn giải quyết tranh chấp mua bán hàng hóa như sau:

• Tư vấn sơ bộ và đánh giá tình huống tranh chấp.
• Tư vấn giải quyết tranh chấp về chất lượng hàng hóa, số lượng, chủng loại,..
• Hỗ trợ thương lượng, đại diện đàm phán giải quyết tranh chấp
• Soạn thảo văn bản trao đổi giữa các bên;
• Soạn thảo đơn khởi kiện, đơn phản tố, các tài liệu tố tụng…
• Tham gia phiên tòa với vai trò người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho đương sự. 
• Thực hiện các thủ tục sau bản án: thi hành án, yêu cầu bồi thường…

Chuyên tư vấn luật luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xử lý tranh chấp thương mại, đảm bảo quyền lợi hợp pháp và hạn chế thiệt hại tối đa. Đội ngũ luật sư có chuyên môn sâu về pháp luật dân sự – thương mại sẵn sàng hỗ trợ toàn diện từ giai đoạn phát sinh tranh chấp đến khi kết thúc vụ việc. Liên hệ ngay hotline: 1900.636.387 để được luật sư tư vấn trực tiếp và hỗ trợ kịp thời.