Cách giữ bằng chứng điện tử khi xảy ra tranh chấp nội bộ doanh nghiệp

Cách giữ bằng chứng điện tử khi xảy ra tranh chấp nội bộ doanh nghiệp đòi hỏi quy trình bảo toàn chứng cứ chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật. Tranh chấp nội bộ doanh nghiệp thường phát sinh từ các vi phạm hợp đồng, tranh chấp cổ đông, hoặc xung đột lợi ích giữa các bên trong tổ chức. Bằng chứng điện tử bao gồm email, tin nhắn, tài liệu số, dữ liệu hệ thống và các tập tin đa phương tiện có giá trị pháp lý cao trong quá trình giải quyết tranh chấp. Bài viết sau của Chuyên tư vấn luật sẽ hướng dẫn Quý khách hàng các bước cụ thể để bảo toàn và quản lý bằng chứng điện tử hiệu quả.

Các loại bằng chứng điện tử thường gặp trong tranh chấp nội bộ doanh nghiệp

Căn cứ Điều 94 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 thì dữ liệu điện tử là nguồn chứng cứ. Các thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử sẽ được xác định là chứng cứ nếu đủ yếu tố tại Điều 93 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Theo đó, các loại chứng cứ điện tử thường gặp trong tranh chấp nội bộ doanh nghiệp:

Email, tin nhắn

Email và tin nhắn điện tử là loại bằng chứng phổ biến nhất trong các vụ tranh chấp nội bộ doanh nghiệp. Nội dung email chứa các thỏa thuận, chỉ đạo điều hành, xác nhận giao dịch hoặc bằng chứng về hành vi vi phạm của các bên liên quan. Tin nhắn qua các ứng dụng như Zalo, Viber, Messenger, Telegram, WhatsApp cũng có giá trị pháp lý tương đương email khi được chứng thực đúng quy định. Thông tin siêu dữ liệu của email và tin nhắn bao gồm thời gian gửi, địa chỉ mạng, thông tin thiết bị gửi cũng là thông tin quan trọng cần được bảo toàn.

>> Xem thêm: Điều kiện để dữ liệu điện tử được xem là chứng cứ khi phát sinh tranh chấp trong doanh nghiệp 

Văn bản điện tử

Văn bản điện tử bao gồm các tài liệu Word, Excel, PowerPoint, PDF được tạo ra, chỉnh sửa và lưu trữ trong quá trình hoạt động kinh doanh. Các hợp đồng điện tử, biên bản họp, báo cáo tài chính, kế hoạch kinh doanh dưới dạng tập tin điện tử có thể chứa thông tin về vi phạm hoặc tranh chấp. Lịch sử chỉnh sửa tập tin, phiên bản tài liệu, thông tin người tạo và thời gian tạo tập tin là các yếu tố siêu dữ liệu cần được bảo toàn cùng với nội dung tài liệu.

Ghi âm, ghi hình

Ghi âm và ghi hình các cuộc gọi điện thoại, cuộc họp, sự kiện trong doanh nghiệp là bằng chứng có tính thuyết phục cao. Tuy nhiên, việc ghi âm ghi hình phải tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của các bên tham gia. Tập tin âm thanh và video cần được lưu trữ ở định dạng gốc, không nén để đảm bảo chất lượng và tính toàn vẹn của bằng chứng.

Dữ liệu máy tính

Dữ liệu máy tính và hệ thống thông tin doanh nghiệp chứa nhiều loại bằng chứng quan trọng. Nhật ký hệ thống ghi lại các hoạt động truy cập, thay đổi dữ liệu, giao dịch trong hệ thống. Dữ liệu từ phần mềm kế toán, hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, quản lý quan hệ khách hàng có thể chứa thông tin về các giao dịch tài chính, hợp đồng, quan hệ khách hàng liên quan đến tranh chấp. Cơ sở dữ liệu doanh nghiệp lưu trữ thông tin về nhân sự, tài chính, hoạt động kinh doanh cần được sao lưu đầy đủ.

Dữ liệu từ thiết bị di động

Dữ liệu từ thiết bị di động của nhân viên, lãnh đạo doanh nghiệp cũng có thể chứa bằng chứng tranh chấp. Tin nhắn văn bản qua điện thoại, nhật ký cuộc gọi, dữ liệu ứng dụng nhắn tin, email trên điện thoại di động có thể chứa thông tin về các thỏa thuận, chỉ đạo không chính thức. Dữ liệu định vị vệ tinh, lịch sử truy cập mạng, ảnh chụp màn hình từ thiết bị di động cũng có thể có giá trị làm bằng chứng trong một số trường hợp cụ thể.

Các tài liệu trên nền tảng điện toán đám mây

Các tài liệu trên nền tảng điện toán đám mây ngày càng phổ biến trong doanh nghiệp hiện đại. Dữ liệu lưu trữ trên không gian làm việc của Google, Microsoft 365, Dropbox, các nền tảng nội bộ của công ty có thể chứa tài liệu, email, tập tin chia sẻ liên quan đến tranh chấp. Lịch sử truy cập, chỉnh sửa, chia sẻ tập tin trên các nền tảng này cũng là thông tin siêu dữ liệu quan trọng cần được bảo toàn để làm bằng chứng về thời gian và người thực hiện các hành động.

Ban hành lệnh nội bộ về truy cập dữ liệu điện tử

Việc ban hành lệnh nội bộ về truy cập dữ liệu điện tử là bước đầu tiên để bảo toàn bằng chứng. Lệnh này phải được thực hiện ngay lập tức để ngăn chặn việc xóa, thay đổi hoặc che giấu dữ liệu có liên quan.

Đối với phía quản lý doanh nghiệp

Khi xuất hiện dấu hiệu tranh chấp nội bộ, người đang điều hành hoặc kiểm soát hệ thống doanh nghiệp cần ngay lập tức ban hành lệnh nội bộ bằng văn bản để bảo toàn dữ liệu điện tử. Mục tiêu chính là ngăn chặn nguy cơ thất thoát, bị sửa đổi hoặc bị xóa các chứng cứ số.

Trước tiên, phải yêu cầu bộ phận IT dừng toàn bộ chính sách tự động xóa dữ liệu như email, nhật ký hệ thống, dữ liệu camera, phần mềm kế toán… Đồng thời, tiến hành khóa tạm thời các quyền xóa, chỉnh sửa hoặc ghi đè dữ liệu đối với các tài khoản người dùng liên quan đến tranh chấp, nhằm ngăn hành vi tiêu hủy hoặc làm giả chứng cứ.

Song song với đó, người quản lý cần chỉ đạo thực hiện việc sao lưu dữ liệu hiện trạng tại thời điểm phát sinh tranh chấp. Việc này nên được thực hiện dưới sự giám sát của bộ phận pháp chế hoặc kiểm toán nội bộ, đảm bảo tính minh bạch và chính xác. Dữ liệu sao lưu cần được lưu trữ tại nhiều nơi, có thể kết hợp giữa nền tảng đám mây và thiết bị vật lý có mã hóa bảo mật.

Cuối cùng, nên ban hành quy trình tạm thời về bảo quản và truy cập dữ liệu, phân công rõ trách nhiệm các bộ phận liên quan, đồng thời thông báo đến toàn bộ nhân sự việc nghiêm cấm mọi hành vi can thiệp, xóa hoặc chia sẻ dữ liệu trái phép. Đây là bước quan trọng để đảm bảo chứng cứ được giữ nguyên trạng và hợp pháp trong quá trình giải quyết tranh chấp.

Đối với phía thành viên công ty hoặc các bên liên quan khác

Với những người không nắm quyền điều hành như thành viên góp vốn, cổ đông nhỏ lẻ hoặc nhân sự quản lý việc chủ động thu thập và lưu giữ dữ liệu điện tử liên quan đến vai trò, quyền và nghĩa vụ của mình nên được thực hiện từ sớm, ngay từ khi bắt đầu tham gia công ty.

Trong suốt quá trình làm việc, cần duy trì thói quen sao lưu các thông tin quan trọng như: email trao đổi về công việc, văn bản xác nhận phân công, các quyết định hành chính liên quan đến chức vụ, thỏa thuận nội bộ, biên bản họp, tài liệu thể hiện quyền góp vốn hoặc phân chia lợi nhuận. Những dữ liệu này nên được lưu tại nơi do chính mình kiểm soát như Google Drive cá nhân, ổ cứng riêng, hoặc dịch vụ lưu trữ có bảo mật độc lập.

Khi phát sinh tranh chấp, cần khẩn trương rà soát và sao lưu đầy đủ dữ liệu liên quan, bởi quyền truy cập có thể bị thu hồi bất ngờ. Nếu cần, có thể liên hệ Thừa phát lại lập vi bằng việc thu thập chứng cứ để củng cố giá trị pháp lý.

Quan trọng nhất, toàn bộ quá trình này cần được thực hiện tuân thủ đúng giới hạn quyền truy cập hợp pháp của mình, tránh vi phạm quy chế nội bộ hoặc pháp luật về an ninh mạng.

Lập danh mục chứng cứ

Việc lập danh mục chứng cứ điện tử là bước quan trọng để tổ chức và quản lý bằng chứng một cách khoa học. Danh mục chứng cứ giúp các bên nắm bắt toàn bộ bằng chứng có sẵn, đánh giá tính liên quan và giá trị chứng minh của từng loại dữ liệu.

Phân loại chứng cứ theo các nhóm đã được đề cập trong phần trước giúp tạo ra cấu trúc rõ ràng cho danh mục. Email và tin nhắn được nhóm theo người gửi, người nhận, chủ đề và thời gian. Văn bản điện tử được phân loại theo loại tài liệu, bộ phận tạo ra, mức độ bảo mật. Dữ liệu hệ thống được sắp xếp theo loại nhật ký, thời gian ghi nhận, hệ thống nguồn. Mỗi nhóm chứng cứ cần có mô tả chi tiết về nội dung, nguồn gốc và mức độ liên quan đến tranh chấp.

Khuyến nghị lập một bảng mã chứng cứ (evidence map), trong đó gán mã số cho từng tài liệu. Điều này giúp kiểm soát tốt hơn khi cần nộp hồ sơ cho cơ quan tài phán hoặc đối chiếu sau này. Nên sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu để tạo danh sách chứng cứ có thể tìm kiếm nhanh, đính kèm bản sao dữ liệu và liên kết tới nơi lưu trữ.

Cập nhật danh mục chứng cứ là quá trình liên tục trong suốt quá trình giải quyết tranh chấp. Khi phát hiện thêm bằng chứng mới, danh mục cần được bổ sung và cập nhật kịp thời. Hệ thống kiểm soát phiên bản giúp theo dõi các thay đổi và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình quản lý chứng cứ.

Sao và lưu chứng cứ

Quá trình sao lưu chứng cứ điện tử cần đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của dữ liệu. Việc sao lưu không chỉ tạo ra bản sao an toàn mà còn phải duy trì chuỗi giám sát liên tục từ lúc thu thập đến khi trình bày tại cơ quan có thẩm quyền.

Lựa chọn phương thức lưu trữ phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm của từng loại chứng cứ và yêu cầu bảo mật. Lưu trữ trên nền tảng đám mây như OneDrive, Google Drive, Dropbox dành cho doanh nghiệp có ưu điểm về khả năng truy cập từ xa và tính năng đồng bộ hóa tự động.

Lưu trữ trên phần cứng vật lý USB, ổ cứng di động, CD/DVD có ưu điểm về tính bảo mật và kiểm soát hoàn toàn. Các thiết bị lưu trữ này cần được mã hóa bằng thuật toán mạnh và bảo quản trong môi trường an toàn. Việc tạo nhiều bản sao lưu trữ ở các địa điểm khác nhau giúp giảm thiểu rủi ro.

Ghi nhận thời gian và người thực hiện sao lưu là yếu tố quan trọng trong việc chứng minh tính xác thực của bằng chứng. Mỗi lần sao lưu cần có biên bản ghi nhận chi tiết về thời gian, địa điểm, người thực hiện, phương pháp sao lưu, thiết bị sử dụng.

Kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu sau khi sao lưu là bước không thể thiếu trong quy trình bảo toàn chứng cứ. Việc kiểm tra này cần được thực hiện định kỳ trong suốt quá trình lưu trữ để phát hiện kịp thời các vấn đề về suy giảm chất lượng dữ liệu.

Chứng thực và xác thực chứng cứ

Chứng thực bằng chứng điện tử là quá trình pháp lý quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ và sức thuyết phục của chứng cứ trước tòa án. Quá trình này bao gồm việc xác minh nguồn gốc, tính toàn vẹn và tính xác thực của dữ liệu điện tử.

Việc chứng thực và xác thực chứng cứ có thể thực hiện như sau:

Tạo chữ ký số cho tập tin nén chứa chứng cứ là phương pháp kỹ thuật hiện đại để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực. Tập tin chứa chứng cứ được nén bằng phần mềm chuyên dụng và ký số bằng khóa riêng của người có thẩm quyền. Quá trình này tạo ra chữ ký số không thể giả mạo và có thể được xác minh bằng khóa công khai tương ứng.

Liên hệ thừa phát lại để lập vi bằng ghi nhận bằng chứng điện tử là biện pháp pháp lý quan trọng. Vi bằng được lập để ghi nhận lại ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định. Vì vậy, nó có thể ghi nhận lại nội dung nguồn gốc, nơi lưu trữ,… dữ liệu điện tử. Vi bằng này có giá trị chứng cứ khi giải quyết tranh chấp tại tòa nếu được lập đúng quy định. Lưu ý vi bằng này không thay thế được văn bản công chứng, chứng. Về nội dung, hình thức lập vi bằng xem chi tiết tại Nghị định 08/2020/NĐ-CP.

Lưu trữ và phân quyền được tiếp cận chứng cứ

Hệ thống lưu trữ chứng cứ điện tử cần được thiết kế với các tầng bảo mật nhiều lớp để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn và khả năng truy cập có kiểm soát. Việc phân quyền truy cập phải tuân thủ nguyên tắc “cần biết” và “quyền hạn tối thiểu” để giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin. Hệ thống quản lý chứng cứ cần có khả năng kiểm toán để theo dõi mọi hoạt động truy cập, xem, sửa đổi hoặc sao chép dữ liệu.

Sau khi thu thập và xác thực, chứng cứ điện tử cần được lưu trữ một cách an toàn và có kiểm soát nhằm phòng ngừa rủi ro thất thoát, rò rỉ hoặc bị chỉnh sửa. Cách lưu trữ hiệu quả không chỉ đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu mà còn giúp truy xuất nhanh khi cần sử dụng trước cơ quan giải quyết tranh chấp.

Nên lưu dữ liệu ở nhiều vị trí khác nhau, kết hợp giữa nền tảng trực tuyến (như Google Drive, OneDrive, Dropbox có mã hóa bảo mật) và thiết bị vật lý (như USB, ổ cứng rời, thẻ nhớ được cất giữ an toàn). Tránh lưu trữ duy nhất tại nơi dễ mất quyền kiểm soát, như email công ty hoặc hệ thống nội bộ doanh nghiệp nếu bạn không còn nắm quyền truy cập.

Bên cạnh việc lưu trữ, cần thiết lập phân quyền truy cập rõ ràng. Chỉ những người thực sự cần sử dụng chứng cứ mới được cấp quyền xem hoặc sử dụng. Nếu sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây, nên bật tính năng ghi nhật ký truy cập và mã hóa hai lớp để bảo vệ dữ liệu khỏi bị truy cập trái phép.

Dịch vụ luật sư tham gia giải quyết tranh chấp nội bộ doanh nghiệp

Khi Quý khách hàng đối mặt với tranh chấp nội bộ doanh nghiệp, đội ngũ luật sư của chúng tôi sẽ thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn sau để bảo vệ quyền lợi tối đa:

• Tư vấn pháp lý về quyền và nghĩa vụ giữa các thành viên, cổ đông, ban điều hành  trong tranh chấp.
• Phân tích, đánh giá hồ sơ, chứng cứ liên quan đến tranh chấp;
• Soạn thảo thông báo, biên bản, nghị quyết, và các tài liệu nội bộ phục vụ giải quyết mâu thuẫn;
• Soạn thảo hồ sơ khởi kiện, đề nghị áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời,… để giải quyết tranh chấp tại cơ quan có thẩm quyền.
• Tham gia hòa giải nội bộ, đại diện thương lượng giữa các bên tranh chấp;
• Tham gia tố tụng nếu tranh chấp được đưa ra Tòa án hoặc Trọng tài;
• Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của khách hàng tại các phiên họp, phiên xét xử;
• Tư vấn tái cấu trúc hoặc điều chỉnh mô hình quản trị sau khi giải quyết tranh chấp.

Dịch vụ luật sư giúp đảm bảo quy trình giải quyết tranh chấp diễn ra đúng luật, hạn chế tác động tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Email của nhân viên trên hệ thống công ty có được coi là chứng cứ hợp pháp trong tranh chấp nội bộ doanh nghiệp không?

Email của nhân viên trên hệ thống công ty có thể được coi là chứng cứ hợp pháp nếu đáp ứng các điều kiện theo luật. Theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, email là một dạng dữ liệu điện tử, được công nhận là chứng cứ nếu có nguồn gốc rõ ràng, xác định được người gửi, thời gian gửi, và liên quan đến nội dung tranh chấp. Để tăng giá trị pháp lý, nên có thêm bằng chứng bổ trợ như log hệ thống, xác nhận của phòng CNTT hoặc chữ ký số. Nếu có tranh chấp về tính xác thực, Tòa án có thể yêu cầu giám định hoặc doanh nghiệp cung cấp bản gốc từ hệ thống lưu trữ.

Cơ sở pháp lý: Chương VII Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015.

Thời điểm được giao nộp tài liệu chứng cứ là dữ liệu điện từ tại tòa?

Thời điểm giao nộp tài liệu, chứng cứ được quy định tại Điều 96 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015. Theo đó, đương sự có nghĩa vụ nộp tài liệu, chứng cứ kèm theo đơn khởi kiện, đơn yêu cầu hoặc giao nộp trong quá trình Tòa án giải quyết vụ việc. Việc giao nộp phải thực hiện trước thời điểm mở phiên tòa sơ thẩm. Trường hợp nộp muộn, đương sự phải nêu rõ lý do; nếu không có lý do chính đáng, Tòa án có thể không chấp nhận. Trong trường hợp đặc biệt, chứng cứ có thể được xem xét tại phiên tòa nếu cần thiết cho việc giải quyết vụ án. Việc chậm nộp có thể bị xem là gây cản trở tố tụng.

Doanh nghiệp có được xóa email hoặc dữ liệu sau khi nhân viên nghỉ việc không?

Doanh nghiệp có quyền xóa email hoặc dữ liệu công việc của nhân viên sau khi nghỉ việc, nếu việc này nhằm mục đích quản lý tài sản thông tin và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với dữ liệu cá nhân của người lao động, doanh nghiệp phải tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

Cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết tranh chấp nội bộ doanh nghiệp?

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp nội bộ doanh nghiệp tùy thuộc vào tính chất tranh chấp và sự lựa chọn của các bên. Theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 và Luật Trọng tài thương mại 2010:

• Tòa án nhân dân có thẩm quyền giải quyết tranh chấp nếu tranh chấp phát sinh trong nội bộ công ty mà các bên không có thỏa thuận trọng tài, hoặc tranh chấp liên quan đến quyền, nghĩa vụ giữa các thành viên, cổ đông, người quản lý công ty.
• Trọng tài thương mại có thẩm quyền nếu tranh chấp thuộc Điều 2 Luật Trọng tài Thương mại 2010 và các bên có thỏa thuận trọng tài hợp lệ theo Điều 5 và Điều 16 Luật Trọng tài thương mại 2010.

Việc lựa chọn cơ quan phụ thuộc vào thỏa thuận và bản chất của tranh chấp.

Kết luận

Cách giữ bằng chứng điện tử khi xảy ra tranh chấp nội bộ doanh nghiệp đòi hỏi quy trình chuyên nghiệp và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Việc bảo toàn bằng chứng điện tử hiệu quả giúp các bên bảo vệ tốt nhất quyền lợi hợp pháp của mình, tiết kiệm chi phí và thời gian giải quyết tranh chấp. Chuyên tư vấn luật sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng xây dựng chiến lược bảo toàn chứng cứ toàn diện và đại diện trong mọi thủ tục pháp lý. Liên hệ hotline 1900636387 để được tư vấn miễn phí và nhận hỗ trợ chuyên nghiệp ngay hôm nay.