Cùng với việc Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021, hàng loạt các quy định về doanh nghiệp, trong đó có việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp đều có sự thay đổi. Để giúp cho Quý doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận với những quy định mới của pháp luật, Chuyên tư vấn luật xin điểm qua một số thay đổi cần các lưu ý về con dấu của doanh nghiệp năm 2023
Con dấu của doanh nghiệp theo quy định hiện hành
Mục Lục
Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu doanh nghiệp
Thẩm quyền quyết định
Luật Doanh nghiệp 2020 (LDN) không quy định cụ thể. Do đó thẩm quyền quyết định các vấn đề liên quan đến con dấu cơ bản phụ thuộc vào điều lệ công ty, theo đó có thể do những cơ quan/ cá nhân sau của doanh nghiệp quyết định:
- Chủ doanh nghiệp tư nhân;
- Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;
- Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần
Số lượng, mẫu con dấu
Doanh nghiệp cũng có quyền tự quyết về số lượng, hình dáng (hình tròn, hình vuông, hình tam giác, hình chữ nhật, hình thang, hình thoi, hình elip hay các hình đa giác khác), màu sắc cũng như kích thước.
>>>Xem thêm: Chi nhánh có được cấp con dấu riêng
Nội dung con dấu
Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền quyết định nội dung của con dấu, không yêu cầu bắt buộc có hai thông tin là tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp như trước đây. Theo đó, có thể thêm vào con dấu các nội dung như logo, slogan hay những nội dung khác.
Những điều cấm khi làm con dấu
Dù quy định cấm đối với con dấu theo điều 14 Nghị định 99/2016/NĐ-CP đã hết hiệu lực, chúng tôi vẫn khuyến cáo doanh nghiệp không nên sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu. Bởi lẽ, xét cho cùng “quyền tự quyết” của doanh nghiệp cũng phải nằm trong khuôn khổ của pháp luật. Cụ thể nên tuân thủ các quy tắc sau:
- Sử dụng Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Sử dụng Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
- Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
>>>Xem thêm:
Thủ tục thành lập một chi nhánh doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam
Những điểm mới của Luật Doanh nghiệp 2020 về con dấu doanh nghiệp
Công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp
Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định 02 hình thức của dấu doanh nghiệp, gồm có dấu được làm tại cơ sở khắc dấu và dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử năm 2022 về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì “chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên. Như vậy, từ ngày 01/01/2021, chữ ký số được công nhận là một hình thức dấu của doanh nghiệp. Quy định này là phù hợp với xu thế phát triển. Hiện nay trên thế giới nhiều quốc gia đã bỏ yêu cầu phải có con dấu trong hoạt động của doanh nghiệp. Đây là bước đi cần thiết và là xu thế tất yếu để Việt Nam hướng đến môi trường kinh doanh năng động.
Chữ ký số – Con dấu của doanh nghiệp
Doanh nghiệp được quyền tự quyết đối với con dấu
Trước đây, pháp luật hiện hành không cho phép doanh nghiệp quyết định dấu của chi nhánh, Văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp mà dấu của các đơn vị này sẽ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định. Hiện nay, tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định rõ doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Theo đó, pháp luật trao toàn quyền quyết định về dấu cho doanh nghiệp. Đây là một trong những quy định phù hợp với xu thế độc lập và tiến bộ cho các doanh nghiệp hiện nay.
Không cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng
LDN 2020 đã bãi bỏ quy định về thông báo thay đổi mẫu con dấu của LDN 2014 và các văn bản hướng dẫn cũ.
>>>Xem thêm: Thủ tục sau khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp
Thay đổi liên quan đến việc quản lý, lưu trữ và sử dụng con dấu
Nếu như Luật Doanh nghiệp 2014 quy định con dấu được quản lý và lưu giữ theo Điều lệ công ty thì tại khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có thể tự ban hành quy chế đối với việc sử dụng con dấu của mình.
Bên cạnh đó, quy định mới còn hạn chế trường hợp sử dụng dấu của doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2014 cho phép con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Nhưng từ ngày 01/01/2021, hai bên trong giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Điều kiện để sử dụng con dấu
Tuy pháp luật đã để doanh nghiệp tự chủ đối với vấn đề con dấu, Qúy doanh nghiệp cũng cần chú ý đến một số điểm như sau:
- Có con dấu thống nhất về nội dung và hình thức. Theo quy định mới doanh nghiệp được quyền tự quyết định số lượng, hình thức, nội dung mẫu dấu nhưng vẫn phải đảm bảo sự thống nhất chung giữa các con dấu.
- Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu phải có quy định về quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu.
Điều kiện để sử dụng con dấu
Quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp
Việc quản lý con dấu thực hiện theo điều lệ công ty.
- Việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp thì ngoài việc LDN không có quy định bắt buộc nào, Nghị định 01/2021/NĐ-CP cũng chỉ quy định chung là : “ Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Việc đóng dấu đối với các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan“
- Như vậy, việc sử dụng con dấu của DN chỉ bắt buộc khi có văn bản chuyên ngành quy định.
- Tuy vậy, để đảm bảo tính pháp lý cao nhất cho các giao dịch của mình, DN nên thực hiện việc đóng dấu.
Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến các lưu ý về con dấu của doanh nghiệp theo luật mới năm 2023. Nếu như bạn có bất cứ vướng mắc nào hoặc có nhu cầu tìm hiểu thêm xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE 1900.63.63.87 để được TƯ VẤN LUẬT DOANH NGHIỆP tư vấn và hỗ trợ. Xin cảm ơn.
